Cyrkulacja dokumentów w firmie
Obieg dokumentów (inaczej cykl życia dokumentów w firmie) to proces tworzenia lub wpływu dokumentu do firmy, jego przetwarzania, archiwizowania, a na końcu usuwania. O ile przy tym pierwsze z dwóch wymienionych czynności są dość często omawiane w rozmaitych publikacjach i zainteresowani najpewniej podjęli już czynności do ich zabezpieczenia, to często pomijana jest kwestia ostatnich etapów obiegu dokumentów – archiwizacji i usuwania danych.
Nie sposób nie wspomnieć jednak wcześniej o przeskoku, jaki dokonał się w ostatnich latach w kwestii automatyzowania i digitalizowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Nikogo nie dziwi już używanie wyspecjalizowanego (a często tworzonego na miarę) oprogramowania, które umożliwia ten proces. Również ustawodawca zwrócił uwagę na te tendencje i umożliwił pełną digitalizację dokumentacji będących do niedawna ostoją papieru – dokumentów pracowniczych.
e-akta osobowe
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej, a elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych przedsiębiorstw. Zmieniła ona między innymi okres przechowywania akt pracowniczych oraz, co również istotne, umożliwiła przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Co jednak ważne, pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej i to od niego zależy, czy skorzysta z tej możliwości.
System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, który jest stosowany przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji będzie musiał dopełnić kilku formalności. Nie ma natomiast ograniczenia co do terminu na taką zmianę. Pracodawca prowadzący e-akta stosować musi odpowiednie rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej przez okres jej przechowywania.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 80% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
