Cyrkulacja dokumentów w firmie

Obieg dokumentów (inaczej cykl życia dokumentów w firmie) to proces tworzenia lub wpływu dokumentu do firmy, jego przetwarzania, archiwizowania, a na końcu usuwania. O ile przy tym pierwsze z dwóch wymienionych czynności są dość często omawiane w rozmaitych publikacjach i zainteresowani najpewniej podjęli już czynności do ich zabezpieczenia, to często pomijana jest kwestia ostatnich etapów obiegu dokumentów – archiwizacji i usuwania danych.

CiRZ_9_44.jpg

Nie sposób nie wspomnieć jednak wcześniej o przeskoku, jaki dokonał się w ostatnich latach w kwestii automatyzowania i digitalizowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Nikogo nie dziwi już używanie wyspecjalizowanego (a często tworzonego na miarę) oprogramowania, które umożliwia ten proces. Również ustawodawca zwrócił uwagę na te tendencje i umożliwił pełną digitalizację dokumentacji będących do niedawna ostoją papieru – dokumentów pracowniczych.

e-akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może przechowywać dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej, a elektroniczne akta pracownika są równoważne dokumentacji papierowej. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, wprowadza wiele zmian w funkcjonowaniu działów personalnych przedsiębiorstw. Zmieniła ona między innymi okres przechowywania akt pracowniczych oraz, co również istotne, umożliwiła przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Co jednak ważne, pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej i to od niego zależy, czy skorzysta z tej możliwości.

System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, który jest stosowany przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji będzie musiał dopełnić kilku formalności. Nie ma natomiast ograniczenia co do terminu na taką zmianę. Pracodawca prowadzący e-akta stosować musi odpowiednie rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej przez okres jej przechowywania.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 80% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 100 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM