Lean management na przykładzie procesu księgowego
W przedsiębiorstwach oraz innych organizacjach coraz częściej można spotkać się z ideą lean management oraz jej pochodnymi typu lean manufacturing czy lean office. Aby jednak rozważać koncepcję lean, należy najpierw wyjaśnić, na czym ona właściwie polega. W najogólniejszym ujęciu idea lean w przedsiębiorstwie sprowadza się do dostarczania klientom oczekiwanej wartości w najprostszy możliwy sposób. W tym celu należy ograniczać wykorzystywane zasoby oraz dążyć do jak najlepszego ich wykorzystania, a więc unikać marnotrawstwa, co jest naczelnym postulatem koncepcji szczupłej organizacji.
Popularyzacja lean management umożliwiła ograniczenie wszystkiego, co potrzebne do realizacji procesu produkcji i świadczenia usług w przedsiębiorstwach, a jednocześnie pozwoliła na wytworzenie dóbr, które – ze względu na poprawę jakości związaną z procesem ciągłego doskonalenia towarzyszącemu nierozłącznie zarządzaniu zgodnymi ze standardami lean – odpowiadają oczekiwaniom klienta jak nigdy dotąd.
Jeszcze do niedawna lean management było kojarzone głównie z działaniami stricte operacyjnymi. W istocie początkowo koncepcja ta dotyczyła sfery produkcyjnej (tzw. lean production), ostatecznie jednak objęła ona swoim zakresem szeroko rozumiane procesy biznesowe1. Obecnie coraz częściej można spotkać się z wdrażaniem koncepcji szczupłej organizacji w firmach nieprodukcyjnych oraz w komórkach organizacyjnych takich jak dział sprzedaży, obsługi klienta, HR, marketingu czy komórki finansowo-księgowe.
W niniejszym artykule podjęto problematykę zastosowania koncepcji lean w procesach pomocniczych, tj. niezwiązanych bezpośrednio z działalnością produkcyjno-usługową przedsiębiorstwa. Po omówieniu w pierwszej części specyfiki zastosowania koncepcji lean w procesach pomocniczych, w drugiej części artykułu zilustrowano na przykładzie pewnego przedsiębiorstwa produkcyjnego korzyści z zastosowania przez nie koncepcji lean w realizacji procesu księgowego.
Lean w procesach pomocniczych
O ile koncepcja lean management zyskuje coraz większe zastosowanie w procesach produkcyjno-usługowych, w działaniach niezwiązanych bezpośrednio z tymi procesami jej zastosowanie jest ciągle niewielkie. Wynika to z odmiennej specyfiki procesów realizowanych bezpośrednio w związku z produkcją/świadczeniem usług i tzw. procesów pomocniczych w przedsiębiorstwie (związanych z administracją, księgowością, IT itp.). O wiele łatwiej jest bowiem zmierzyć poziom marnotrawstwa zasobów w jednostkach produkcyjnych, gdzie wiąże się on m.in. z ilością odpadów produkcyjnych, niż w działach administracyjno-księgowych, gdzie głównym zasobem są zasoby ludzkie i to one w szczególności powinny zostać objęte racjonalizacją.
Lepsza organizacja pracy w zakresie realizacji procesów pomocniczych powinna prowadzić do osiągnięcia korzyści dla przedsiębiorstwa przynajmniej w jednym z aspektów:
- kosztowym, np. poprzez skrócenie czasu realizacji procesów lub zastąpienie zasobów o wyższych kosztach mniej kosztochłonnymi,
- jakościowym, np. poprzez zmniejszenie ilości pomyłek/ /błędów czy poprawę innych istotnych procesów, dotychczas zaniedbywanych ze względu na brak czasu.
Aby dokonać zmian w procesach pomocniczych, należy rozpocząć od określenia aktualnego stanu obecnego, a więc tego, jak obecnie realizowane są te procesy w przedsiębiorstwie. W tym celu w pierwszej kolejności określa się czynności najbardziej czasochłonne i/lub newralgiczne, czyli przede wszystkim wymagające usprawnień. Następnie dokonuje się mapowania obecnego przebiegu procesów.
Mapowanie procesów polega na ich wizualizacji obejmującej:
- graficzne przedstawienie realizowanych w danym procesie czynności,
- wskazanie osób/komórek uczestniczących w poszczególnych czynnościach,
- określenie powiązań i sposobów postępowania na wypadek zaistnienia różnych możliwych sytuacji,
- wskazanie istotnych komentarzy dotyczących realizowanego procesu.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 66% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
