Wdrożenie systemu BI okiem controllera

Jednym z fundamentalnych założeń przed rozpoczęciem wdrażania systemu powinno być zbudowanie koncepcji czy modelu controllingu odzwierciedlających uwarunkowania biznesowe danej firmy – własnymi siłami lub przy udziale wybranej firmy doradczej. W ten sposób można uniknąć sytuacji, w której dostawca sytemu wdroży na platformie BI standardowe, znane sobie rozwiązanie, ale nieuwzględniające specyfiki i wszystkich potrzeb danego przedsiębiorstwa. Kolejnym etapem po zbudowaniu modelu – przyjmując założenie, że spółka ma już wdrożony system klasy ERP – jest wybór odpowiedniego systemu BI, dostosowanego do wielkości firmy i zdefiniowanych wcześniej wymogów. W ostatniej kolejności trzeba dokonać wyboru dostawcy systemu oraz rozpocząć właściwe wdrożenie.

Wybór systemu BI

Po zbudowaniu modelu biznesowego należy przystąpić do wyboru systemu BI. Systemy tej klasy wbrew pozorom różnią się dość znacząco, m.in. dedykowanymi obszarami działalności/modułami, zakresem dostępnych funkcji zarówno dla użytkownika kluczowego, jak i końcowego, technologiami baz danych, na bazie których działają, standardami interfejsów, poziomem zabezpieczeń i elastyczności systemu w zakresie modyfikacji oraz rozwoju rozwiązania, łatwością obsługi, możliwością przechowywania różnych wariantów planów, budżetów, modeli, możliwością tworzenia własnych wymiarów i ich hierarchii, czasem przetwarzania/kalkulacji danych czy też ceną.

W związku z tym beneficjent rozwiązania powinien określić główne cele systemu BI. W tym celu warto powołać zespół projektowy składający się z kluczowych pracowników przedsiębiorstwa, którego zadaniem będzie ustalenie podstawowych wymagań biznesowych i funkcjonalnych względem programu. Wybór klasy systemu warunkować będą ponadto następujące czynniki:

• wielkość oraz rozproszenie demograficzne organizacji,
• liczebność działu controllingu,
• specyfika i branża przedsiębiorstwa,
• organizacja procesów pracy,
• złożoność struktury organizacyjnej,
• umiejętności techniczne działu IT,
• otwartość kadry kierowniczej na samodzielną pracę w systemie.

Ważnym elementem na tym etapie prac będzie ustalenie kryteriów wyboru rozwiązania. Powinny one odpowiadać kryteriom decyzyjnym, które posłużą także do opracowania zapytania ofertowego oraz porównania ofert od dostawców systemów. Pamiętać należy, aby każdemu z kryteriów przypisać stosowny poziom istotności. Przykładowe kryteria wyboru to:

• cena,
• doświadczenie firmy i zespołu wdrożeniowego,
• architektura IT,
• funkcjonalność.

W dalszej kolejności należałoby zapoznać się z ofertą systemów na polskim rynku oraz rankingami systemów stosowanych w danej branży. Ponadto zawsze można wysłać RFI do potencjalnych dostawców systemów, co umożliwi uzyskanie w krótkim czasie interesujących nas informacji. Takie zapytanie często stosuje się bowiem jako jedno z narzędzi wykorzystywanych na wstępnym etapie poszukiwania partnerów do współpracy. Na tej podstawie należy sporządzić tzw. short listę rozwiązań (maks. 4), którymi firma jest potencjalnie zainteresowana. Nie warto bowiem zajmować się systemami i dostawcami, którzy nie będą w stanie sprostać naszym podstawowym potrzebom.

Kolejny krok to sporządzenie SIWZ na dostarczenie i wdrożenie rozwiązania, która oprócz wymogów formalnych zgodnych z art. 36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) musi spełniać warunki w zakresie wymaganej przez nas treści oferty. Powinna ona zatem zawierać:

• informację o oferencie, w tym m.in.: przedmiot działalności oferenta, doświadczenie, projekty zrealizowane w okresie ostatnich 3 lat, w szczególności w obszarze wdrożeń BI,
• proponowany zespół konsultantów wraz ze szczegółowymi ich życiorysami oraz planowanym zaangażowaniem w projekt,
• co najmniej 3 referencje wraz z podaniem osób kontaktowych,
• propozycję szczegółowego harmonogramu działań sporządzonego na podstawie załączonej przez nas koncepcji merytorycznej – wraz z ich wyceną oraz wskazaniem stron odpowiedzialnych za dane zadanie,
• wypełniony i podpisany przez oferenta załącznik zawierający nasze wymagania odnośnie do funkcjonalności systemu,
• propozycję oferenta co do sposobu zasilania systemu BI danymi rzeczywistymi ze wskazanego systemu ERP (gdy jest taka możliwość – prośba o dołączenie oferty na opcję bezpośredniej integracji z niniejszym systemem),
• informację, czy system wymaga dedykowanego serwera i osobnego łącza – jeżeli tak, prośba o dodatkową ofertę wraz z wyceną,
• informację o ewentualnych podwykonawcach,
• ofertę szkoleń dla użytkowników kluczowych oraz końcowych,
• ofertę (jako opcję) na certyfikowane szkolenia pracowników IT w zakresie: Administracja Bazą Danych, Administracja Systemem Operacyjnym, Administracja Infrastrukturą Sprzętową – zakres szkoleń ma umożliwić w pełni samodzielną administrację systemem i bazami danych,
• wycenę poszczególnych licencji na użytkowanie systemu,
• wycenę wsparcia powdrożeniowego oraz technicznego przez 1 rok i kolejne lata,
• jeżeli oferent przewiduje koszty dodatkowe – prośbę o ich wyszczególnienie (koszty przejazdów, zakwaterowania itp.),
• propozycję warunków handlowych realizacji prac wraz z podaniem ceny i harmonogramu płatności.