Praca zdalna – czym różni się od telepracy i o co warto zadbać, przygotowując jej regulamin

Choć wykonywanie pracy poza siedzibą pracodawcy (stale lub incydentalnie) nie jest zjawiskiem nowym, pojęcie pracy zdalnej zaczęło funkcjonować w polskim systemie prawnym wraz z pojawieniem się epidemii COVID-19. Bowiem dopiero w specustawie o COVID-19 zapisano w art. 3, że „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania”, a taką sytuację zdefiniowano właśnie jako pracę zdalną. Szybko okazało się, że owe lakoniczne przepisy nie są wystarczające i dlatego kolejna nowelizacja ustawy o COVID-19 doprecyzowała, kiedy pracodawca może polecić jej wykonywanie oraz określiła podstawowe warunki działania w takiej formie.

I tak zgodnie z art. 3 ust. 3 specustawy wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli:

• pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania (przykład 1)
• i pozwala na to rodzaj pracy.

Przykład 1. Wykonywanie zadań z domu nie zawsze możliwe

Kierowca podczas podróży promem towarzyszy pojazdowi, którym przewożony jest ładunek wymagający odpowiedniej kontrolowanej temperatury. Odbiera skrócony okres tygodniowego odpoczynku, mając do swojej dyspozycji koję.

Pani Anna jest fakturzystką w firmie transportowej. W związku z epidemią COVID-19 pracodawca – aby zmniejszyć ilość osób przebywających w biurze – polecił jej wykonywanie pracy w formie zdalnej od 1 września do 30 listopada 2020 r. Pani Anna zgłosiła zatrudniającemu, że ma małe dwupokojowe mieszkanie, a w nim, oprócz niej, mieszka i pracuje jej mąż oraz cały czas przebywa małe dziecko, którym w trakcie pracy rodziców zajmuje się babcia. Dodatkowo zaznaczyła, że nie dysponuje szerokopasmowym łączem internetowym, umożliwiającym sprawne przesyłanie wyników poleconych zadań przez internet.

Chociaż teoretycznie charakter pracy pani Anny pozwala na wykonywanie jej w formie zdalnej, to obiektywne okoliczności (przeszkody lokalowe i techniczne) powodują, że w praktyce pani Anna nie jest w stanie tego robić. Dlatego pracodawca powinien przychylić się do jej prośby i umożliwić jej wykonywanie obowiązków pracowniczych w siedzibie firmy.

W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Warto dodać, że polecenie wykonywania pracy w tej formie może być cofnięte przez pracodawcę w każdej chwili (art. 3 ust. 8).

Korzystanie z prywatnych narzędzi

Urządzenia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną powinien, co do zasady, zapewnić pracodawca (art. 3 ust. 4). A jeśli pracownik nie korzysta z firmowych rzeczy, wówczas musi zadbać, aby sprzęt używany przez niego zapewniał poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.