NDA i LOI – forma, treść oraz odpowiedzialność za naruszenie umów

Ze względu na wagę tego typu przedsięwzięć niezbędne jest zachowanie pewnych reguł, które pozwolą na bezproblemową realizację transakcji. Na wstępnym etapie podejmowanych działań warto rozważyć sporządzenie umowy poufności czy listu intencyjnego, którym została poświęcona niniejsza publikacja.

NDA (ang. non-disclosure agreement) to umowa poufności zawierana przez strony, między którymi dochodzi do wymiany poufnych informacji. Istotą zawarcia tego typu umowy jest niedoprowadzenie do dalszego rozpowszechniania uzyskanych materiałów.

W jakich sytuacjach można skorzystać z NDA?

Umowa poufności zawierana jest w przypadku wykorzystywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Jej zawarcie proponowane jest już w początkowej fazie współpracy między przedsiębiorcami.

Stronami umowy poufności mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne.

Co do formy umowy poufności, nie jest konieczne, by była to oddzielna umowa. Dopuszcza się również uwzględnienie jej istoty jako klauzuli w projektowanym lub istniejącym już kontrakcie.

Przedmiotem umowy poufności jest udostępnienie innym podmiotom informacji niejawnych wchodzących w zakres tajemnicy przedsiębiorstwa i zagwarantowanie w związku z tym określonych standardów ochrony tych informacji.

Zgodnie z art. 11 pkt 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje mające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

W treści NDA należy precyzyjnie wskazać dane, które mają być zachowane w poufności. Nie wystarczy jedynie ogólne zastrzeżenie o tajemnicy przedsiębiorstwa. Wskazuje się, że warto w umowie wymienić rodzaje informacji, które uznajemy za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jednakże umowa taka może objąć ochroną również takie informacje, które nie wchodzą w zakres tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jako przykład zostanie poniżej przedstawione brzmienie wzorcowego fragmentu klauzuli o zachowaniu poufności, który zawiera określenie ram zobowiązania:

„Strony zobowiązują się:

1. zachować w ścisłej tajemnicy wszelkie informacje techniczne, w tym mapy, schematy, rysunki, a także informacje finansowe, prawne i organizacyjne dotyczące drugiej Strony niniejszej umowy [...];
2. wykorzystywać informacje, o których mowa w lit. a) powyżej jedynie w celach określonych ustaleniami dokonanymi przez Strony w związku z prowadzoną współpracą;
3. podjąć wszelkie niezbędne kroki dla zapewnienia tego, aby żadna z osób otrzymujących informacje, o których mowa w lit. a), nie ujawniła tych informacji, ani ich źródła, zarówno w całości, jak i w części, stronom trzecim bez uzyskania uprzedniego wyraźnego upoważnienia na piśmie od Strony [...]”.

Wraz z zawarciem umowy poufności każda ze stron jest zobowiązana do zachowania w tajemnicy wszystkich uzyskanych od drugiej strony poufnych informacji. Oznacza to, że ma ona charakter dwustronnie zobowiązujący – na każdej ze stron ciążą określone obowiązki wynikające z faktu jej zawarcia.

Każda umowa poufności powinna być jak najbardziej precyzyjna i w sposób konkretny odnosić się do danego stanu faktycznego. Nie ma bowiem jednej uniwersalnej umowy o zachowaniu poufności. Swoim zakresem obejmować powinna wszystkie informacje objęte zakazem rozpowszechniania, a także zakres czasowy obowiązywania tego obowiązku. Co ważne, przedmiotem tej umowy mogą być wyłącznie informacje, które mają lub mogą mieć jakąkolwiek wartość majątkową.

Wskazać należy, że samo zobowiązanie jakiegoś podmiotu do zachowania poufności, wystarczające do prawnego zabezpieczenia tajemnicy, może nie wywołać oczekiwanych skutków w praktyce. Dlatego warte rozważenia wydaje się opisanie sposobów zabezpieczania tego typu informacji, a także wskazanie technik, z których skorzystać może strona umowy, by skuteczniej chronić dane.

Swoim zakresem umowa poufności nie obejmuje informacji ogólnodostępnych czy powszechnie znanych.

Do jakiego momentu trwa obowiązek zachowania informacji w poufności? Danych takich nie można wyjawić tak długo, jak informacja jest poufna i ma wartość gospodarczą. Oznacza to, że obowiązek ten może być nieograniczony. Z prawnego punktu widzenia zaleca się jednak wskazanie konkretnego okresu obowiązywania umowy poufności, tak aby uniknąć sytuacji, w której umowa zawarta jest na czas nieokreślony. Ze względu na niedopuszczalność zawierania na gruncie prawa polskiego tzw. umów wieczystych (obowiązujących na zawsze, tj. bez ograniczenia czasowego), umowa zawarta na czas nieokreślony mogłaby zostać wypowiedziana przez którąkolwiek ze stron, niwecząc tym samym cel zawartej umowy.

Brak zawarcia umowy poufności a stopień zabezpieczenia interesów

W sytuacji, w której nie zawrzemy umowy poufności, odpowiedzialność od strony, która bezprawnie wykorzystała lub ujawniła przekazane dane, może być dochodzona wyłącznie na podstawie art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub art. 415 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, kto wyrządza drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. W myśl wskazanego powyżej art. 18 ustawy, w razie dokonania czynu nieuczciwej konkurencji przedsiębiorca, którego interes został naruszony, może żądać: zaniechania niedozwolonych działań, usunięcia skutków niedozwolonych działań, złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie, naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych, wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści na zasadach ogólnych, zasądzenia odpowiedniej sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego – jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony. Oznacza to, że przedsiębiorca dochodzący roszczeń na podstawie wyżej wymienionych przepisów musi udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności. Ponadto, jeśli żąda naprawienia szkody, to musi udowodnić jej wysokość.