Dlaczego optymalny obieg dokumentów to podstawa w firmie?

Dobrze funkcjonujący obieg w firmie pozwoli szybko przekazywać istotne dokumenty pomiędzy pracownikami i przyspieszy poszczególne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Ponadto, sprawdzi się w sytuacjach, gdy należy odtworzyć poszczególne zdarzenia i upewnić się, że były one zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami. W ten sposób kontrolujemy również skutki podejmowanych działań. Organizacja pracy staje się więc dużo łatwiejsza, a firma może np. lepiej rewidować wyniki finansowe, tak jak w przypadku dokumentów księgowych.

Opracuj system

Każdego dnia przez polskie przedsiębiorstwa przechodzi mnóstwo ważnych dokumentów. To nie tylko faktury i zamówienia, ale także pisma urzędowe, akta osobowe oraz wszelkiego rodzaju umowy i korespondencja. Nie sposób tego uniknąć, dlatego przyda się system, który pozwoli o nie zadbać w sposób kompleksowy.

Dokumenty możemy podzielić na kilka kategorii, które pomogą zwrócić uwagę na niezbędne szczegóły. To przede wszystkim pliki:

• księgowe (rachunki, faktury, raporty kasowe itp.),
• kadrowe (akta osobowe, lista płac itp.),
• administracyjne (korespondencja, umowy, pisma itp.).

Zanim zastanowimy się, jak działać z poszczególnymi z nich, wyróżnijmy kilka uniwersalnych zasad, które sprawdzą się w procesie ich obiegu. Zaczynamy od rejestrowania dokumentów, porządkujemy je, odpowiednio klasyfikujemy, a następnie archiwizujemy.

Pamiętajmy jednak, że każda firma ma własny sposób funkcjonowania, dlatego to właśnie do niego powinna dopasować reguły obiegu dokumentów. Podstawą są proste zasady oraz właściwa ocena dokumentów pod kątem ich przydatności, a co za tym idzie – ich odpowiednia kwalifikacja i przechowywanie.

Tradycyjny obieg

W tradycyjnym modelu dokumenty przechowywane są w formie papierowej. Wszystkie związane z nimi działania spoczywają na barkach pracowników, którzy muszą zadbać o ich właściwe zmagazynowanie. Przychodzące pisma i dokumenty najpierw są drukowane, następnie trzeba je odpowiednio opisać oraz przekazać właściwej osobie. Na końcu trafiają do archiwum, gdzie są przechowywane przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentów. Przykładowo, akta pracownicze w wersji papierowej musimy obecnie przechowywać przez 50 lat. Jednak wybierając wersję elektroniczną, skracamy ten okres do 10 lat, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r.

Widać więc, że tradycyjny model obiegu zajmuje sporo czasu i pracy oraz generuje koszty. Może nieść także pewne ryzyka, np. zgubienia dokumentów czy ich zniszczenia. Według badania Ray Morgan Company z 2018 r., które przeprowadzono w USA, firmy gubią nawet 8% dokumentów procesowych. Z kolei analiza firmy doradczej PwC wykazała, że każde przedsiębiorstwo gubi rocznie średnio 7,5% generowanych i otrzymywanych dokumentów. To stanowczo zbyt wiele.

To rodzi różne problemy. Nie tylko naraża firmę na dodatkowe koszty, ale także zabiera czas, który pracownik poświęciłby na wykonywanie innych obowiązków. Ponadto, dochodzą jeszcze koszty otrzymania kopii utraconego dokumentu oraz konsekwencje związane z jego brakiem, takie jak nieścisłości w wykonaniu zamówienia, nieopłacona faktura czy niedotrzymana umowa. Do tego często dochodzą straty wizerunkowe lub utrata dobrej opinii w branży.

Mogą to być zatem poważne powody do inwestycji w nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczny obieg dokumentów. Nawet jeśli tylko ich niewielką część stanowią faktury czy umowy, to jest to wystarczający argument, aby unikać takich sytuacji.