Wybrane problemy przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu natury

Mimo że inwentaryzacja składników majątku drogą spisu z natury jest niemal tak stara, jak sama rachunkowość, to nadal występują wątpliwości i problemy, które ostatecznie skutkują popełnieniem błędów w tym obszarze. W niniejszym materiale zwracamy uwagę na sześć z nich.

C24_01_2024_24.jpg

Czy inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy zawsze przeprowadzać 31 grudnia?

Problem

Czy spis gotówki w kasie jednostki musi koniecznie odbywać się 31 grudnia? 31 grudnia 2023 r. wypada w dzień wolny (niedziela).

Rada

Ustalenie stanu gotówki w kasie na 31 grudnia nie oznacza, że czynność taka musi odbywać się koniecznie w tym dniu.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor), że jednostki mają obowiązek przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. aktywów pieniężnych (za wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych) drogą spisu z natury. Oznacza to, że w przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, ustawa o rachunkowości nakazuje ustalenie stanu posiadanych środków pieniężnych w kasie na 31 grudnia. Nie oznacza to jednak, że proces ustalenia tego stanu musi odbywać się tego dnia. Jeśli 31 grudnia przypada w dzień wolny od pracy (a tak jest w 2023 r.), to ustalenia stanu środków pieniężnych należy dokonać:

  1. ostatniego dnia roboczego przed 31 grudnia (w 2023 r. będzie to dla większości jednostek 29 grudnia – piątek),
  2. w pierwszym dniu roboczym nowego roku (w 2024 r. będzie to dla większości jednostek 2 stycznia – wtorek).

Najlepiej oczywiście jest inwentaryzację taką przeprowadzić:

  • na koniec dnia po zamknięciu kasy, jeśli przeprowadza się ją ostatniego dnia roboczego, lub
  • przed rozpoczęciem pracy, jeśli zamierza się przeprowadzać ją pierwszego dnia roboczego nowego roku.

Istotne jest bowiem wykazanie w protokole inwentaryzacji stanu środków pieniężnych w kasie na dzień bilansowy (31 grudnia). W protokole tym należy wskazać „prawdziwą” datę i godziny przeprowadzenia inwentaryzacji – tak, by wiadomo było, że w czasie od jej przeprowadzenia a datą 31 grudnia nie zachodziły żadne operacje gotówkowe.

Podstawa prawna

art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598

Czy inwentaryzując składniki majątku drogą spisu z natury, można korzystać z wydruków z systemu magazynowego?

Problem

Ponieważ inwentaryzacja zajmuje w jednostce dużo czasu, często zespoły spisowe proszą o wydruki z systemu magazynowego, by szybko sprawdzić na ich podstawie istnienie (lub nie) określonych składników majątku.

Rada

Korzystanie z wydruków z systemu magazynowego w celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury raczej zdezorganizuje proces spisu z natury składników majątku, a nawet może zaburzać ustalenie rzeczywistego stanu zapasów.

Uzasadnienie

Korzystanie przez zespół spisowy z dostępu do systemu magazynowego w postaci wydruków z tego systemu może prowadzić do błędów. Skłania bowiem do bazowania na systemowych ilościach, zamiast na dokładnym, fizycznym zliczeniu zapasów. Wydrukowanie listy odpowiednich składników majątku (asortymentów) z systemu powoduje, że często jest zaburzona kolejność spisu, co może skutkować pomyłkami i pominięciem niektórych pozycji. Zespół spisowy jest bowiem bardziej skoncentrowany na szukaniu danych składników majątku niż na systematycznym ich spisywaniu. Taka metoda wiąże się również z ryzykiem podwójnego spisania tych samych składników majątku. Nie zastąpi w żaden sposób „prawidłowego” przeprowadzenia spisu z natury polegającego na fizycznym zliczeniu składników zgodnie z ich faktycznym rozmieszczeniem w magazynie. Tylko bowiem spisywanie składników majątku „metr po metrze” lub „obszar po obszarze” gwarantuje, że ustalony zostanie rzeczywisty (a więc kompletny) stan składników majątku będących w posiadaniu przedsiębiorstwa. Na podstawie tak przeprowadzonej inwentaryzacji łatwo ustalić ilości poszczególnych asortymentów, nawet jeżeli znajdują się w różnych miejscach spisowych. Wystarczy bowiem po zakończeniu spisu zsumować ich ilości.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 73% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.