Jednolity Plik Kontrolny (JPK) „na żądanie” Krajowej Administracji Skarbowej

Warunek żądania tłumaczą przepisy: art. 193a Ordynacji podatkowej, § 1: „W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej”.

Masowe kontrole podatkowe

JPK – logiczna struktura w formacie nieczytelnym dla ludzkiego oka – to narzędzie masowego sprawdzania poprawności zapisu gospodarczego w biznesie, który to zapis prowadzi do wyliczenia należnego podatku (e-kontrole podatkowe) – a więc źródła przychodu administracji kraju. Struktury logiczne, którymi są JPK, można zestawiać w masowej obróbce danych ze wszystkich firm w kraju. KAS, weryfikując wszystkie obowiązkowo wysłane do Ministerstwa Finansów JPK_VAT oraz inne dokumenty, wychwytuje nieprawidłowości, nietypowe sytuacje, błędy. Gdy je wychwyci, zwraca się do podmiotów gospodarczych z prośbą o wyjaśnienie – przedstawiając podmiotowi wniosek o dostarczenie odpowiedniego JPK na żądanie.

Znalezione przez KAS nieścisłości w pliku JPK_VAT to nie muszą być błędy przedsiębiorcy, do którego zwraca się KAS. Fiskus, zwracając się do firmy z wnioskiem o dodatkowy JPK (czyli inny niż JPK_VAT), może badać transakcje z partnerami, kontrahentami. Bywa, że podatnik jest kontrolowany dla potwierdzenia raportów innych podmiotów.

Podczas kontroli podatkowej „miękkiej”, wynikającej z ordynacji podatkowej lub celno-skarbowej „twardej” w oparciu o przepisy o KAS, prośby o przekazanie struktur JPK mogą także nastąpić: logiczna struktura w elektronicznej formie daje się łatwo zestawiać i porównywać z podobnymi dokumentami – plikami, co znacznie przyśpiesza kontrole.

Siedem struktur logicznych – na dziś

Obecnie funkcjonuje siedem struktur: JPK_VAT, JPK_EWP (ewidencja przychodów), JPK_PKPIR (księga przychodów i rozchodów), JPK_WB (wyciągi bankowe) zawiera informacje o transakcjach finansowych na rachunku przedsiębiorstwa, JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_MAG (magazyn), JPK_FA (faktura). Należy śledzić poczynania fiskusa i sprawdzać, czy nie pojawiły się w kontrolach nowe struktury lub czy dotychczasowe nie zostały zmienione; w chwili przygotowywania JPK do organu kontrolnego należy brać pod uwagę aktualnie obowiązujące wzory – schematy, które są dostępne na stronach Ministerstwa Finansów.

JPK „na żądanie” – jak to działa?

Co miesiąc VAT-owcy przesyłają na serwery Ministerstwa Finansów wspomniane pliki JPK_VAT. To oznacza, że fiskus skutecznie gromadzi dane o wszystkich fakturach wystawionych przez polskich podatników. Na podstawie tych plików system informatyczny Krajowej Administracji Skarbowej porównuje faktury zakupu i odliczany przez podatników VAT z podatkiem VAT należnym wykazanym przez sprzedawców na fakturach sprzedaży. W przypadku nieścisłości Ministerstwo Finansów ma do dyspozycji bardzo precyzyjne narzędzie do weryfikacji ewentualnych rozbieżności, jakim jest inna struktura raportowa, na żądanie KAS: JPK_FA (faktura).

Struktura JPK_FA jest przeznaczona do prezentowania szczegółowych danych z faktur sprzedaży. Liczba danych zamieszczanych w tym pliku jest nieporównywalnie większa od tych zamieszczanych w JPK_VAT. JPK_FA prezentuje bowiem nie tylko dane zbiorcze, ale również poszczególne pozycje faktury sprzedaży z nazwami towarów i usług, liczbami, cenami jednostkowymi, rabatami. Bo w e-kontroli wszystko musi się zgadzać.

JPK_MAG potwierdzi wydanie towaru

Fiskus sięgnie po JPK_MAG¹ (magazyn), gdy będzie potrzebował dowodów – danych z gospodarki magazynowej. Jest to struktura, która ma stanowić potwierdzenie, udowodnienie prawdziwości struktury JPK_FA (Faktura) potwierdzającej, jak wskazano wyżej zapis JPK_VAT. JPK_MAG ma być poświadczeniem, że to, co sprzedaliśmy (FA), w rzeczywistości zostało z magazynu wydane.

Do omawianego pliku wpisuje się wyłącznie takie dokumenty, które zostały wystawione, stworzone – nie zmienia się prowadzonej przez firmę dokumentacji na potrzeby struktury (żeby wypełnić rubryki w strukturze zawarte) i dla zapytania z fiskusa. Co więcej – przedstawia się w strukturze dokładnie te „dowody”, które we wniosku o udostępnienie JPK MAGAZYN do kontroli wskazuje fiskus. Struktura JPK _MAG nie zawiera w rubrykach wszystkich możliwych dokumentów. Są tam tylko przyjęcia zewnętrzne, wydania zewnętrzne, rozchody zewnętrzne i dokumenty przesunięć międzymagazynowych (przyjęcia wewnętrzne i inwentaryzacja jest pominięta).

JPK_KR i polityka rachunkowości

W przypadku wątpliwości KAS może poprosić nas o JPK_KR (księgi rachunkowe). JPK_KR także jest potwierdzeniem JPK_FA. Obie te struktury powinny być ze sobą spójne. Ponieważ księgi rachunkowe prowadzimy zgodnie z zasadami polityki rachunkowości obowiązującej w firmach, KAS może prosić o przedstawienie dokumentu polityki rachunkowości², żeby wiedzieć, skąd wzięły się zapisy w księgach. A te zapisy prowadzą do określenia wielkości dochodu i podatku do zapłacenia. KAS, otrzymując JPK_KR, odpowiada sobie na pytanie, jak wygląda sytuacja finansowa i podatkowa firmy. Skuteczna analiza to wzięcie pod uwagę m.in. struktury kont, która może być w każdej firmie inna. KAS może w związku z tym prosić o dodatkowe informacje – np. jaka jest struktura naszego planu kont, o nazwanie poszczególnych kategorii kont, co tam rejestrujemy. Dzięki podobnym informacjom urzędnicy KAS mogą wyobrazić sobie, jakie informacje niosą te zapisy ze sobą. Zwracamy uwagę, że obowiązują nas polskie nazwy kont. Jeśli dla potrzeb zarządzających spoza Polski mamy nazwy angielskie – w JPK_KR, możemy je zawrzeć, ale uzupełniająco, np. w nawiasach bądź po ukośniku przy ich polskich odpowiednikach.