Inwentaryzacja środków trwałych - teoria a wyzwania

Środki trwałe podlegają okresowo inwentaryzacji. Jej celem jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu środków trwałych (co firma posiada),
• zidentyfikowanie środków trwałych przestarzałych, uszkodzonych i w związku z tym niepełnowartościowych,
• na bazie powyższych danych – urealnienie stanu środków trwałych w księgach rachunkowych.

Inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzić nie rzadziej niż raz na 4 lata. Zwykle początek inwentaryzacji środków trwałych następuje nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie spisu ma miejsce do 15. dnia następnego roku, czyli w okresie od 1 października do 15 stycznia. Pozwala to uchwycić środki trwałe według stanu najbliższego dacie bilansowej, którą jest koniec grudnia, co bardzo ułatwia pracę w zakresie rozliczania różnic inwentaryzacyjnych zgodnie ze stanem na koniec roku obrotowego. W myśl ustawy o rachunkowości dopuszczalne są również inne terminy przeprowadzenia inwentaryzacji.

Spis z natury – zasady

Spis z natury polega na:

• zidentyfikowaniu na terenie danej firmy poszczególnych środków trwałych,
• odnotowaniu tego faktu na arkuszach spisowych,
• porównaniu danych według arkuszy z danymi zgodnie z rejestrem środków trwałych.

Na pierwszy rzut oka wydaje się to niezbyt skomplikowane, zwłaszcza że zespoły spisowe posiłkują się kopią rejestru środków trwałych, a środki trwałe powinny być oznakowane unikatowymi numerami inwentarzowymi. Gdyby wszystkie warunki dla sprawnego przebiegu inwentaryzacji zostały spełnione, wystarczyłoby się tylko „przejść” po firmie z wydrukiem rejestru środków trwałych, znaleźć środki według nadanych im numerów, a następnie je „odhaczyć” na liście, ewentualnie robiąc uwagi co do ich złego stanu fizycznego. W przypadku skomplikowanych technologicznie środków trwałych potrzebna byłaby pomoc specjalisty, który mógłby oszacować stan środka od strony technicznej. W skład zespołu spisowego powinny wchodzić osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.

Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy i jako takie powinny spełniać wymogi ustawowe. Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji. Weryfikacją różnic inwentaryzacyjnych zajmuje się komisja inwentaryzacyjna. Na podstawie zgromadzonych materiałów ustala ona przyczyny różnic i proponuje określony sposób ich rozliczenia, a następnie sporządza protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i przedkłada go kierownictwu firmy do akceptacji i rozliczenia.

Prace związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji środków trwałych powinny być podzielone na trzy etapy:

• etap I – czynności przygotowawcze,
• etap II – czynności właściwe związane z inwentaryzacją,
• etap III – czynności rozliczeniowe/uzgodnienia.

Do zadań etapu I zalicza się:

• opracowanie planu (programu, harmonogramu), określającego zakres, przedmiot i terminarz inwentaryzacji,
• wydanie zarządzenia wewnętrznego kierownictwa firmy, dotyczącego przeprowadzenia inwentaryzacji,
• powołanie organów i osób wyznaczonych do przygotowania, przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji, w tym komisji inwentaryzacyjnej, zespołów (grup) spisowych, innych niezbędnych osób (np. rzeczoznawców),
• przeprowadzenie likwidacji lub zagospodarowania środków trwałych zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych, nieczynnych, nieprzydatnych,
• uzupełnienie dokumentacji przyjęcia/wycofania składników do/z użytkowania,
• zorganizowanie przedinwentaryzacyjnej narady instruktażowo-szkoleniowej, przeznaczonej dla członków zespołów (grup) spisowych oraz pozostałych osób zaangażowanych w inwentaryzację,
• przygotowanie formularzy druków lub projektów dokumentacji inwentaryzacyjnej.