Diety i delegacje pracownicze - aspekt księgowy i podatkowy

Podstawowym świadczeniem związanym z podróżami służbowymi są diety określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego. Mimo swojej powszechności, rozliczanie delegacji pracowniczych wciąż stanowi nie lada problem dla osób rozliczających, co jest głównym wynikiem niedoprecyzowania poszczególnych aktów prawnych i interpretacji organów podatkowych.

Delegacja i jej cel

Aby podróż służbowa spełniała znamiona delegacji, należy wziąć pod uwagę kilka czynników związanych z oddelegowaniem pracownika przez pracodawcę. Abyśmy mogli stwierdzić, że dany wyjazd w pełni wiąże się z definicją wyjazdu służbowego i możemy zakwalifikować go jako delegację należy sięgnąć do art. 775 Kodeksu pracy, w myśl którego podróż służbowa spełnia znamiona delegacji, gdy spełnione są trzy warunki:

• podróż odbywać się będzie w celu wykonania przez pracownika zadania służbowego,
• podróż odbywać się będzie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika,
• podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy.

Bardzo ważnym jest fakt, iż podatnik nie będzie miał możliwości uznania wyjazdu służbowego za delegację w przypadku, gdy przykładowo spośród 7 dni wyjazdu, jedynie 4 dni zostaną przeznaczone na zadania pracownicze, zaś pozostałe 3 dni stanowić będą czas wolny pracownika. W tej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwać jedynie pełna dieta za 4 dni. Ważny jest również zapis w umowie pracownika, ponieważ jeżeli okaże się, że jego miejscem pracy jest całe województwo, nie zaś jedno miasto, wówczas i w tym przypadku wyjazd służbowy nie będzie uznany jako delegacja.

Kluczowym elementem jest określenie zakresu podróży oraz zakres pracy osoby oddelegowanej, należy pamiętać, że w przypadku, gdy wyjazd służbowy nastąpi bez polecenia pracodawcy, a jedynie z wyłącznej inicjatywy pracownika, to również nie będzie on mógł być zakwalifikowany jako delegacja.

Nadrzędnym celem odbywanej przez pracownika podróży służbowej musi być wykonanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscem pracy, w którym według umowy pracownik posiada stałe miejsce pracy lub gdzie znajduje się siedziba pracodawcy. Warto wspomnieć, że wyjazd służbowy, który będzie trwać dłużej niż 3 miesiące nie będzie nosił znamion delegacji, bowiem traktowany jest jako czasowa zmiana miejsca pracy.