Co dalej z KSEF?

Zastanawiąjące jest, że wejście w życie KSEF – systemu, który zgodnie z zapowiedziami rządu pozwoli na skuteczną walkę z wyłudzeniami podatku VAT i zmniejszenie tych wyłudzeń do 5% – wielokrotnie już był przesuwany. Czyżby Ministerstwu Finansów (MF) jednak aż tak bardzo nie zależało na skutecznej walce z wyłudzeniami podatku VAT? Jakkolwiek by nie było, fakty są takie – o czym mówi samo Ministerstwo Finansów, że systemy komputerowe MF nie są gotowe i przystosowane do KSEF.

Tymczasem podatnicy są już dawno gotowi na KSEF... Mieli okazję się przygotować przynajmniej cztery razy, bo tyle było „pewnych” terminów wejścia w życie KSEF (przynajmniej MF zapowiadało, że to były pewne terminy). Dostosowanie systemów księgowych do KSEF było dla podatników czasochłonne i kosztochłonne – zwłaszcza dla dużych i średnich firm, które korzystają z programów księgowych dostosowanych do specyfiki ich firmy. Wdrożenie KSEF do tych systemów księgowych było nie lada wyzwaniem – pracowały nad tym całe zespoły księgowych, podatkowców i programistów. Ogromne koszty poniosły także firmy produkujące bezpośrednio komercyjne oprogramowania księgowe, które musiała je dostosować do wymogów KSEF.

Oczywiście, MF nie za bardzo przejmuje się powyższym – oni nie są gotowi i już. Nieważne, że podatnicy są już dawno gotowi – ponieśli koszty i stracili czas na wdrożenie KSEF. Oczywiście, podatnik dowiaduje się na końcu – na trzy miesiące przed wejściem w życie obowiązkowego KSEF, że jednak znowu przesunięto termin...

Jaki mamy obecnie „pewny” termin wejścia w życie obowiązkowego KSEF? 1 lutego 2026 r. – tę datę powinni zanotować czynni podatnicy VAT jako dzień wejścia w życie KSEF.

Natomiast pozostali przedsiębiorcy będą obowiązkowo korzystali z KSEF od 1 kwietnia 2026, tj. korzystający ze zwolnień z VAT (podmiotowo, sprzedaż <  200 tys. zł rocznie).

Przypomnienie, czym jest KSEF

Od 1 stycznia 2022 r. ustawa o podatku od towarów i usługi przewiduje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. e-faktur. E-faktura aktualnie stanowi jedną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i dotychczas występujących w obrocie gospodarczym „faktur elektronicznych” (np. przesłanych w formacie PDF w drodze mailowej).

Faktura ustrukturyzowana ma format .xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA (1).

Struktura logiczna e-Faktury FA (1), jako elektroniczny wzór dokumentu, została 29 listopada 2021 r. opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (na platformie ePUAP).

Stosowanie e-faktur oznacza konieczność korzystania z rządowego Krajowego Systemu e-Faktur KSeF który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Według zapowiedzi byłego wiceministra finansów Jana Sarnowskiego KSEF ma służyć uszczelnieniu polskiego systemu podatkowego. Jak mówił:

Udostępniając przedsiębiorcom e-fakturę, dołączamy do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług administracji. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 r. Portugalia. E-faktura to nie tylko znaczne ułatwienie dla firm, ale również najbardziej zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT. Dzięki analizom big data, tempo wykrywania podatkowych przestępców skróciło się z kilku lat do kilku miesięcy. Po wdrożeniu e-faktury, będzie ono liczone już nie w miesiącach, tylko w tygodniach. Pozwoli to na dalsze zmniejszenie luki VAT do poziomu około 5% takiego jak we Francji.

Poza uszczelnieniem systemu podatkowego wprowadzenie e-faktur, zgodnie z zapowiedziami MF, ma mieć również wiele zalet dla podatników, tj.:

• uproszczenie wypełniania obowiązków podatkowych, np. wypełniania deklaracji VAT, szybszych zwrotów VAT,
• przechowywanie i archiwizacja faktur – jako darmowa usługa świadczona przez administrację państwa,
• automatyzacja procesów księgowych.

Kto będzie musiał korzystać z KSEF?

Z systemu KSEF będą korzystać obowiązkowo:

• podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT w Polsce,
• podmioty zwolnione z podatku VAT,
• podatnicy zagraniczny zarejestrowani na podatnika VAT w Polsce, którzy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, o ile sprzedaż lub zakup towarów lub usług następuje dla tego stałego miejsca działalności gospodarczej.

Systemu KSEF nie będą natomiast musieli stosować:

• podmioty zagraniczne, zarejestrowane na podatnika VAT w Polsce, ale nieposiadające w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podmioty zagraniczne niezarejestrowane na podatnika VAT w Polsce.

Sprzedaż zagraniczna a KSEF

Jeśli dana transakcja zagraniczna nie jest wyłączona z obowiązku udokumentowania jej w KSeF, to podatnik będzie miał obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem KSEF.