Warunki skuteczności wdrożenia lean

Lean to koncepcja, która rozwinęła się w Japonii po I wojnie światowej. Nie jest ona zbiorem sprecyzowanych kroków, ale pewną ideą, którą należy się kierować. Jej zastosowanie ułatwia podmiotom gospodarczym szybsze dostosowanie się do środowiska poprzez głęboką restrukturyzację. Obecnie staje się ona niezwykle popularna i znajduje zastosowanie nie tylko w świecie biznesu, ale także w innych organizacjach, np. w jednostkach służby zdrowia, służbach mundurowych i samorządach. Lean management uważa się za jeden z najbardziej racjonalnych i efektywnych sposobów zarządzania przedsiębiorstwem. Po raz pierwszy termin lean pojawił się w artykule Triumph of the Lean Production System autorstwa Johna Krafcika w 1988 r.

Angielskie słowo lean można tłumaczyć jako: smukły, chudy bądź szczupły, dlatego koncepcja lean w dosłownym tłumaczeniu rozumiana jest jako „szczupłe zarządzanie”.

Wprowadzenie lean management opiera się przede wszystkim na długoterminowych zmianach w zakresie funkcjonowania przedsiębiorstwa i dotyka wszystkich obszarów działalności. Zakłada w pierwszej kolejności przeanalizowanie każdego procesu, który zachodzi w jednostce gospodarczej. Należy zidentyfikować takie, które są zbędne lub mogą zostać ulepszone tak, aby możliwości przedsiębiorstwa zostały w pełni wykorzystane. Inaczej mówiąc, jednym z głównych celów „szczupłego zarządzania” jest ciągłe doskonalenie i idące za tym zminimalizowanie marnotrawstwa.

Lean controlling

Właściwie prowadzony controlling to niezbędny element umożliwiający wykorzystanie w pełni potencjału koncepcji lean. Jest on niezbędny do prawidłowego wdrożenia i długoterminowego sterowania przedsiębiorstwem. Właściwa koordynacja jest nieodzowną częścią dążenia do doskonałości. Lean controlling stanowi pewnego rodzaju fundament „szczupłego” przedsiębiorstwa.

Założenia i zasady lean

Każde przedsiębiorstwo, chcąc funkcjonować na zasadach lean, powinno zwrócić szczególną uwagę na złożoność procesu wytworzenia i dostarczenia końcowemu klientowi gotowego produktu lub usługi. Ten proces jest zbiorem ściśle powiązanych ze sobą czynności. W „szczupłej” organizacji każdy etap jest poddany wnikliwej analizie w celu zlokalizowania tzw. wąskich gardeł i zlikwidowania w nich powstającego marnotrawstwa. Na poziomie produkcyjnym przejawia się ono najczęściej w nadprodukcji lub produkcji wadliwych części, które trzeba będzie poprawić lub zastąpić.

Just-in-time

Lean management kładzie nacisk również na zsynchronizowanie przepływów materiałów. Pozwala to na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, zmniejszenie liczby magazynowanych produktów, wyeliminowanie niepotrzebnych przestojów i ogólne zwiększenie produktywności. Najczęściej jest tu wykorzystywana metoda zarządzania just-in-time.

Zachęca się także do dokładnego określenia, jakie cechy klienci uważają za istotne w oferowanych produktach lub usługach, a które są według nich zbędne. Umożliwia to wyeliminowanie tych elementów, które stanowią nadmierne przetwarzanie, nie wnoszą wartości dodanej, a które lean management traktuje jako marnotrawstwo.

Bez przestojów

Przedsiębiorstwo chcące funkcjonować zgodnie z założeniami „szczupłego” zarządzania powinno zadbać o zminimalizowanie zapasów w magazynach. Nie każda organizacja może sobie pozwolić na zapewnienie dostaw zgodnie z ustalonym harmonogramem. Może stać za tym wiele powodów, np. specyfika produktu lub otoczenie zewnętrzne. Przedsiębiorstwo staje się bardziej zależne od dostawców, co jest szczególnie niebezpieczne, gdy mają oni monopol na rynku. Utrzymywanie niskich stanów zapasów wiąże się zawsze z wyższym ryzykiem przestojów w produkcji, spowodowanych brakiem surowców.

Znaczenie kapitału ludzkiego

Charakterystyczną cechą dla „szczupłego zarządzania” jest zrozumienie istotności kapitału ludzkiego. Lean management zachęca do permanentnych szkoleń dla pracowników. Występuje rotacja stanowisk, tak aby każdy mógł zapoznać się z większością wykonywanych czynności. Rezygnuje się też ze sztywnego podziału pracy. Jednym z podstawowych warunków, aby jednostka gospodarcza mogła funkcjonować na założeniach idei, jest nacisk na pracę zespołową. Każdy członek zespołu jest współodpowiedzialny za podjęte decyzje, a grupą kieruje jeden z uczestników, który dobrze zna każdy element wykonywanej pracy. Pozwala to na wykreowanie liderów, którzy w pełni rozumieją swoją pracę i mogą nauczyć jej innych. Zwraca się również uwagę na tworzenie odpowiedniej atmosfery w miejscu pracy oraz istotności kreowania kultury organizacji.