Użyteczne formuły i funkcje przydatne w uzupełnianiu raportów

Prezentacja danych:

Tabela przestawna

Tabela przestawna to specjalny rodzaj tabeli w programie Excel, który umożliwia szybkie przygotowanie zarówno prostych, jak i bardziej skomplikowanych tabel. Odbywa się to poprzez dosłowne przesuwanie elementów składowych zestawu danych w matrycy tabeli. Dzięki tej właściwości tabela przestawna jest bardzo elastyczna i w każdej chwili istnieje możliwość zamiany, dodania lub usunięcia jednego bądź kilku jej elementów. Największą zaletą tabeli przestawnej jest też łatwość, z jaką można utworzyć pierwszą tabelę. Co dla wielu ważne, bez konieczności uczenia się formuł, z którymi tak negatywnie kojarzy się Excel.

Aby utworzyć tabelę przestawną, należy:

1. Kliknąć lewym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu naszego zbioru danych.
2. Kliknąć w zakładkę „Wstawianie” na wstążce (menu w górnej części ekranu).
3. Wybrać pierwszą opcję od lewej strony – „tabela przestawna” (rysunek 1).
4. Pojawi się okno dialogowe (rysunek 2), które zasugeruje zakres danych do użycia w tabeli przestawnej (jeśli pominięto krok (1), to w tym momencie należy określić zakres danych); pomijamy opcję użycia zewnętrznych danych.
5. W tym samym oknie wybieramy, czy tabela przestawna ma być utworzona w tym samym arkuszu i w którym miejscu, czy też ma być utworzony nowy arkusz.
6. Po kliknięciu „OK” pojawi się tabela właściwa (w określonym wcześniej miejscu), a po prawej stronie ekranu pola i opcje obsługujące tabelę przestawną.

Zastosowanie:

Tabele przestawne mogą same w sobie być częścią raportów, ponieważ są relatywnie łatwe do przygotowania i edycji. Mogą też być krokiem pośrednim, jeżeli korzystamy z różnych źródeł danych lub też mocno rozbudowanych tabel. W takim przypadku dane z pośrednich tabel przestawnych można wyciągnąć przy użyciu takich funkcji jak =weź.dane.tabeli.

Poniższe screenshoty prezentują możliwości zastosowania tabel przestawnych. Zostały one przygotowane na podstawie przykładowego zestawu danych o rozmiarze 1000 wierszy i kilku kolumnach: nr porządkowy, miasto zamawiającego, źródło, data transakcji, liczba, wartość sprzedaży.

Rysunek 3 prezentuje agregację ilości i wartości sprzedaży z podziałem na lata.

Kolejny przykład agreguje sprzedaż pod kątem miasta, w którym złożono zamówienie (rysunek 4).

Przykłady pokazują, jak możemy poddać analizie nawet niewielkie zbiory i uzyskać z nich konkretne informacje do raportu.

Jedyny minus tabel przestawnych jest taki, że w przypadku zmiany danych musimy pamiętać, aby odświeżyć tabelę przestawną (lub wykres przestawny), klikając w zakładkę „Dane” na wstążce w menu w górnej części ekranu, a następnie wybierając opcję „Odśwież wszystko” (można też kliknąć prawym przyciskiem myszy w obszar tabeli lub wykresu przestawnego i wybrać opcję: „Odśwież dane”).

Fragmentatory (slicers)

Fragmentatory to swego rodzaju mechanizmy filtrujące, sterujące wyglądem naszych wykresów (i tabeli przestawnych) w raportach i umożliwiające szybką zmianę widocznych na wykresie danych, a także wybór i porównanie dwóch bądź więcej zmiennych w tym samym czasie. Fragmentatory możemy wykorzystać zarówno we wspomnianej wyżej tabeli przestawnej, wykresie przestawnym, jak i w „tradycyjnym” wykresie. W ten sposób możemy odfiltrować i poddać analizie jedynie interesujące nas elementy. Ilustracje przykładów znajdują się poniżej (rysunek 5).