Konsultant SAP wchodzi do firmy. Sposoby na sprawną współpracę

Aby właściwie rozprawić się z postawionym problemem, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: kim jest konsultant SAP i jakie powinien mieć kompetencje? Jaką rolę pełni project manager? Kim są kierownicy projektu po stronie firmy wdrażającej rozwiązanie i jakimi cechami powinni się charakteryzować? Ale to jeszcze nie wszystko. W dalszej kolejności warto mieć świadomość, dlaczego symetria w organizacji obu zespołów projektowych jest kluczowa, do czego służą narzędzia komunikacyjne, a przede wszystkim, jak właściwie reagować na sytuacje kryzysowe.

Kim jest konsultant SAP i jak wygląda jego praca?

Częstym wyzwaniem w relacji firmy, która chce mieć wdrożone narzędzie informatyczne, z firmą wdrażającą jest przezwyciężenie braków w rozumieniu poszczególnych kompetencji i charakteru pracy konsultantów zajmujących się konkretnymi procesami biznesowymi. W większości przypadków konsultanci są przydzielani do poszczególnych zakresów kompetencyjnych i funkcyjnych. W przypadku SAP są to moduły obejmujące obszary takie, jak: finanse, controlling, logistyka CRM, HR.

Konsultant w zespole pełni rolę pierwszego kontaktu z zespołem wdrożeniowym po stronie klienta. Jego zadaniem jest zebranie informacji charakterystycznych dla danego biznesu w celu znalezienia optymalnego rozwiązania systemowego. Możemy sobie jednak już teraz wyobrazić, że po stronie klienta mamy osobę, która najlepiej zna procesy biznesowe związane z jego obszarem, np. finansami. W efekcie relacji dwóch specjalistów powstanie koncepcja wykorzystania funkcji modułu SAP przydatnej w danej jednostce gospodarczej. Zadaniem konsultanta SAP jest dokładne opisanie stanu aktualnego w ramach wdrożenia oraz zaproponowanie optymalnego rozwiązania na poziomie procesów SAP.

Przedsiębiorstwo, które przygotowuje się na wdrożenie, najczęściej otrzymuje portfolia konsultantów, którzy będą przeprowadzać wywiady i analizy w jego środowisku biznesowym. Warto więc, aby osoby decyzyjne zwróciły uwagę na następujące cechy i umiejętności po stronie potencjalnego konsultanta:

• umiejętność słuchania tego, co przedstawiciele firmy mają do powiedzenia,
• zdolność do przełożenia procesu biznesowego na język SAP, czyli zadania, które będą do wykonania bezpośrednio w systemie,
• umiejętność jasnego i zwięzłego przygotowania opisu rozwiązania i klarownego przekazania wytycznych dla programistów ABAP, jeżeli zajdzie taka potrzeba,
• elastyczność, aby w porę i właściwie reagować na zmienne wymagania (a takie zazwyczaj się pojawiają),
• wysoka merytoryczność w ramach obsługiwanego przez siebie modułu, np. w przypadku konsultanta SAP FI (finanse) ważna jest poszerzona wiedza o bieżących przepisach, w szczególności dotyczących podatku VAT.

Dobrze też wiedzieć, jak wygląda tryb pracy konsultanta. Poza zadaniami, które wykonuje w miejscu pracy, często pracuje też zdalnie z domu. Częścią jego pracy są także regularne wizyty w siedzibie firmy, w której wdrażany jest projekt (praca u klienta). Z tego względu warto zwrócić uwagę, czy wybrany konsultant ma zdolności związane z planowaniem i organizacją. Ważne też, by upewnić się, czy konsultant jest członkiem więcej niż jednego zespołu projektowego, ponieważ przy skomplikowanym wdrożeniu konieczna jest duża elastyczność i umiejętność szybkiego przełączania się pomiędzy projektami.

Kompetencje project managera

Project manager jest główną osobą kontaktową pomiędzy firmą wdrożeniową a klientem na etapie realizacji projektu. Jest on odpowiedzialny za kompleksowe przygotowanie projektu, co oznacza:

• przygotowanie oficjalnej dokumentacji projektowej (karta projektu, lista otwartych zadań, rejestr prac dodatkowych – CR),
• identyfikację osób w projekcie po obu stronach wdrożenia (kto jest kim, dane personalne, numery telefonów, e-maile),
• ustalony plan projektu (harmonogram i fazy projektu uwzględniające urlopy członków zespołu),
• narzędzia, jakimi będziemy się posługiwać (komunikatory, mail, Sharepoint, Jira, Confluence),
• plan komunikacji (liczba i częstotliwość spotkań, także jej rodzaje: telekonferencje, e-maile, spotkania na żywo).

Project manager zarządza zespołem po stronie firmy wdrożeniowej oraz jest osobą zbierającą wymagania ze strony klienta. W przypadku konfliktów lub trudności jest pierwszą osobą informowaną przez klienta o nieprawidłowościach w projekcie. W zakresie własnych obowiązków jest odpowiedzialny za trzy obszary:

1. Realizację zakresu projektu w wyznaczonym czasie;
2. Zasoby przydzielone do projektu (role w projekcie);
3. Wynik finansowy projektu.

Wśród jego zadań znajduje się także raportowanie statusu projektu wewnątrz organizacji oraz uczestnictwo w posiedzeniach komitetu sterującego (steering committee).