Controlling w małych firmach. Narzędzia

Kwestie sprzedaży, związanego z nią marketingu itd. to podstawa funkcjonowania firmy. Wszyscy, zwłaszcza przedsiębiorcy, „intuicyjnie to wiedzą”. Dlatego skupiają się na działaniach mających bezpośredni wpływ na sprzedaż. Nikt też nie neguje konieczności pilnowania kosztów, ale – jak dowodzi praktyka – tu intuicja i wyczucie są znacznie gorsze. Najczęściej poprzestaje się na konstatacji o tzw. wychodzeniu na swoje. Controlling polega na „inteligentnym” indeksowaniu (oznaczaniu) kosztów w różnych aspektach działalności firm. W zderzeniu z rzeczywistością pojawia się fundamentalny problem. Brakuje informacji albo raczej sposobu „przyczepienia” wspomnianych indeksów, a następnie sposobu grupowania i wyłuskania informacji, na podstawie których można byłoby przeprowadzić analizy syntetyczne.

Specyfika małych firm

Małe firmy, począwszy od jednoosobowych do zatrudniających kilkudziesięciu pracowników, mają swoją specyfikę.

Wszelkie decyzje zarządcze w rękach jednej osoby

Właściciel (szef) podejmuje wszelkie działania i decyzje jednoosobowo. Bardzo często padają stwierdzenia, że ma firmę „w głowie”. W rzeczywistości oznacza to, że zajmuje się wszystkim – od zaopatrzenia, ew. produkcji/usług, przez kontakty z klientami, po rozrachunki, umowy, terminy itd. W zależności od skali przedsiębiorstwa liczba spraw, których trzeba dopilnować, jest różna. Prędzej czy później pojawia się próg, przy którym nawet najbardziej sprawny przedsiębiorca ma trudności z ustaleniem, czy zakup został dokonany na potrzeby prac realizowanych na zlecenie klienta X czy Y.

Dokumentacja

Oprócz spraw związanych z bieżącą działalnością przedsiębiorcy mają dodatkowe obowiązki administracyjne. Wynikają one zarówno z „naturalnych” potrzeb związanych z zarządzaniem, gromadzeniem dokumentów itd., jak i z tych „wymuszonych” przez przepisy — ustawy o działalności gospodarczej, kadrach, ubezpieczeniach czy podatkach.