Controlling w HR – przegląd wybranych mierników efektywności zarządzania personelem

Głównym źródłem sukcesu firmy są pracownicy. To kluczowy zasób każdej organizacji. Odpowiednio dobrana strategia zarządzania kapitałem ludzkim jest bardzo ważna, ponieważ ma bezpośrednie przełożenie na zaangażowanie pracowników w wykonywane obowiązki, lojalność oraz identyfikację z pracodawcą. Niezbędnym elementem do mierzenia skuteczności obranej polityki personalnej są wskaźniki efektywności, które pozwalają na określenie stanu obecnego wybranego, badanego elementu stosowanej strategii zasobów ludzkich i na tej podstawie ocena zaawansowania w stosunku do założonego celu. We współczesnych przedsiębiorstwach praktycznie wszystkie mierniki efektywności zarządzania kapitałem ludzkim obliczane są przez dział controllingu, a wyniki wraz z odpowiednią interpretacją trafiają do działu lub dyrektora personalnego. Stosowanie KPI w obszarze zasobów ludzkich pozwala na określenie zwrotu z zaangażowanych nakładów pieniężnych w kapitał ludzki, rozwoju pracowników przedsiębiorstwa, skutków rekrutacji, stopnia absencji i fluktuacji oraz obsługi kadrowej. W doborze wachlarza wskaźników w obszarze HR należy brać pod uwagę dostępność danych, niezbędnych do ich wyliczenia oraz wartość informacyjną, jaką niesie ze sobą dany KPI dla firmy. W materiale przedstawione zostaną przykłady wskaźników z kilku grup dla HR.

Mierniki strategiczne w HR

Grupa mierników strategicznych funkcji personalnej skupia swoją uwagę na przychodach, zyskach i kosztach, związanych z kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie. Stanowią one podstawę bieżącego zarządzania firmą oraz do planowania przyszłej działalności w obszarze zasobów ludzkich. Główne KPI strategiczne to:

1. Wartość dodana kapitału ludzkiego (Human Capital Value Added; HCVA) – wskaźnik ten pokazuje zysk firmy, jaki generuje jeden pracownik. Jest to jeden z ważniejszych KPI, ponieważ pokazuje jaką wartość dodaną tworzą pracownicy dla firmy (w przeliczeniu na etaty).

WARTOŚĆ DODANA KAPITAŁU LUDZKIEGO = [ przychody − (koszty operacyjne − całkowity koszt pracowników)] / liczba pracowników (etaty)

2. Przychody z kapitału ludzkiego na jeden etat (Human Capital Revenue; HCR) – wskaźnik ten określa, ile przychodu ze sprzedaży wyrobów, towarów i materiałów generuje każdy z pracowników.

PRZYCHODY Z KAPITAŁU LUDZKIEGO = (przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów, materiałów) / liczba pracowników (etaty)

3. Przychód z kapitału ludzkiego (Human Capital Revenue Index; HCRI) – wskaźnik pokazuje, ile sprzedaży generuje jedna złotówka całkowitego kosztu pracowników.

PRZYCHODY Z KAPITAŁU LUDZKIEGO = (przychody − całkowity koszt pracowników) / całkowity koszt pracowników

4. Wskaźnik zwrotu z kapitału ludzkiego (Human Capital Return On Investment; HCROI) – wskaźnik pokazuje, ile zysku operacyjnego generuje każda złotówka całkowitego kosztu pracowników

WSKAŹNIK ZWROTU Z KAPITAŁU LUDZKIEGO = [przychody − (koszty operacyjne − całkowity koszt pracowników)] / całkowity koszt pracowników

5. Wskaźnik kosztów kapitału ludzkiego – wskaźnik pokazuje, ile wynosi koszt całkowity zatrudnienia jednego pracownika (etatu).

WSKAŹNIK KOSZTU KAPITAŁU LUDZKIEGO = całkowity koszt pracowników (łącznie z benefitami, absencjami, fluktuacją) / liczba pracowników (etaty)

6. Wskaźnik udziału kosztu kapitału ludzkiego w kosztach całej firmy – pokazuje, jaki udział procentowy koszty kapitału ludzkiego stanowią w kosztach przedsiębiorstwa ogółem.

WSKAŹNIK UDZIAŁU KOSZTU KAPITAŁU LUDZKIEGO W KOSZTACH CAŁEJ FIRMY = całkowity koszt pracowników (łącznie z benefitami, absencjami, fluktuacją) / koszty firmy ogółem

Mierniki obsługi kadrowej w przedsiębiorstwie

Kolejną grupą wskaźników w obszarze HR są wskaźniki określające jakość i koszt prowadzonej polityki kadrowej. Główne KPI w tej dziedzinie to:

1. Wskaźnik dostępu do usług kadrowych – liczony jako iloraz etatów w dziale kadrowym przez całkowitą liczbę etatów w firmie. Informuje o dostępności usług kadrowych przypadających na jednego pracownika.

2. Współczynnik obciążenia zasobów ludzkich – to liczba etatów w przedsiębiorstwie dzielona przez liczbę etatów w dziale zasobów ludzkich. Informuje o liczbie etatów w przedsiębiorstwie, dla których świadczy usługi jeden etat działu kadrowego.

3. Współczynnik udziału kosztów zasobów ludzkich w kosztach całej organizacji – pokazuje, jaką część w złotówce kosztów przedsiębiorstwa stanowią koszty działu zasobów ludzkich. Liczony jest jako iloraz kosztów działu zasobów ludzkich przez koszty ogółem przedsiębiorstwa.

4. Współczynnik kosztów przypadających na pracownika – pokazuje, ile kosztuje obsługa kadrowa jednego etatu w jednostce. Liczony jest jako iloraz kosztów działu zasobów ludzkich przez liczbę etatów w firmie.

Mierniki fluktuacji i absencji

Celem każdej firmy jest ograniczenie zjawiska fluktuacji, ponieważ generuje ona dodatkowe koszty oraz wprowadza dezorganizację pracy w przedsiębiorstwie, związaną z poszukiwaniami i szkoleniami dla nowych pracowników. Dodatkowo należy śledzić i monitorować liczbę i rodzaj absencji oraz ich koszt. Główne wskaźniki w tej grupie to:

1. Wskaźnik fluktuacji – wyliczany jako iloraz liczby pracowników, którzy odeszli z firmy w ostatnim roku przez przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w danym roku. Wskaźnik pokazuje procentowy udział odejść w stosunku do liczby zatrudnionych.

2. Wskaźnik stabilizacji – wyliczany jako iloraz liczby pracowników, którzy przepracowali w jednostce przynajmniej rok przez liczbę pracowników zatrudnionych rok wcześniej. Wskaźnik pokazuje procentowy udział pracowników pracujących w firmie powyżej jednego roku, w stosunku do liczby zatrudnionych.

3. Wskaźnik fluktuacji dobrowolnej – liczony jako iloraz liczby pracowników dobrowolnie odchodzących z firmy przez ogólną liczbę zatrudnionych.

4. Wskaźnik fluktuacji niedobrowolnej – liczony jako iloraz liczby pracowników zwolnionych przez pracodawcę przez ogólną liczbę pracowników.

5. Współczynnik przyjęć – liczony jako iloraz liczby pracowników nowo przyjętych do pracy przez ogólną liczbę pracowników. Pokazuje procentowy udział pracowników nowo zatrudnionych w ogólnej liczbie pracowników.

6. Wskaźnik absencji – liczony jako iloraz liczby wszystkich dni opuszczonych przez pracowników w danym roku przez liczbę dni roboczych w roku obecnym. Obrazuje procentowy udział nieobecności pracowników w dostępnym w roku czasie pracy.

7. Koszt absencji – mówi o kwocie wynagrodzeń straconej z powodu nieobecności pracowników, w przeliczeniu na jeden etat.

KOSZT ABSENCJI = (wskaźnik absencji × suma kosztów wynagrodzeń) / liczba pracowników przeliczona na pełen etat