Sprawozdawczość jako źródło systemu informacyjnego w firmie

System informacyjny to układ wzajemnie powiązanych ze sobą elementów: otoczenia systemu, wejścia, wyjścia, samego systemu będącego zespołem komponentów, układu kontrolnego oraz związanego z nim sprzężenia zwrotnego. System ten gromadzi, przetwarza, tworzy i raportuje informacje użyteczne w zarządzaniu firmą. Wyznacznikiem przepływu danej informacji w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa jest tylko i wyłącznie jej użyteczność decyzyjna i przydatność w sterowaniu wynikami. Na jakość i efektywność systemu informacyjnego wpływają: selekcja informacji pochodzących z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł oraz ocena ich przydatności, procedury i sprawność ich przetwarzania, synchronizacja działań w zakresie przepływu informacji¹. System informacyjny stanowiący wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, nadawców i odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji powinien dawać możliwości decyzyjne odbiorcom informacji na każdym szczeblu zarządzania². System informacyjny powinien charakteryzować się stałym dopływem informacji, które cechuje³:

• prawdziwość i dokładność,
• dostępność i aktualność,
• istotność,
• zupełność,
• określona częstotliwość pozyskiwania,
• przewidywany, projektowany horyzont czasowy,
• przejrzystość i użyteczność w podejmowaniu określonego typu decyzji menedżerskich.

System informacyjny spełnia w organizacji trzy podstawowe zadania⁴:

• zapewnia sprawne przesyłanie informacji,
• przechowuje informacje,
• przetwarza informacje dla celów zarządzania.

Proces tworzenia systemu informacyjnego może obejmować następujące etapy⁵:

• zorganizowanie zespołu projektowego (dobór wykonawców oraz określenie sposobów pracy),
• określenie celów przedsiębiorstwa i zespołu projektowego,
• analizę potrzeb informacyjnych organizacji,
• ustalenie zadań zespołu projektowego i opracowanie harmonogramu,
• analizę dotychczasowych procedur przetwarzania (diagnoza i ocena aktualnych rozwiązań w zakresie organizacji procesów informacyjnych),
• określenie szczegółowych celów nowego systemu informacyjnego,
• projektowanie usprawnionego systemu informacyjnego (opracowanie ogólnego modelu organizacji procesów informacyjnych, uwzględniającego wymagania technologii informatycznej),
• ocenę i dobór środków technicznych na użytek nowego systemu,
• opracowanie szczegółowej dokumentacji procedur działania systemu,
• wdrożenie nowego systemu.

Dobre dane – dobre decyzje

Od jakości informacji wejściowych zależą firmowe decyzje (rysunek 1). Opracowanie systemu informacyjnego powinno poprzedzać określenie zakresu informacji oraz metod ich przetwarzania i sposobów wykorzystywania. Na rysunku 2 przedstawiono analizę porównawczą hierarchii dostępności i szczegółowości informacji.