Nadzór w kapitałowych spółkach prawa handlowego

W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością umowa spółki może (a w przypadku spółek, w których kapitał zakładowy przewyższa 500 tys. zł, a wspólników jest więcej niż 25) ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną albo oba te organy. W razie ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki z o.o. może wyłączyć lub ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników. Członek zarządu (prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat) nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dokładać staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki z o.o. Nie może on ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu. Rada nadzorcza składa się co najmniej z 3 członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Członków rady nadzorczej powołuje się na 1 rok, chyba że umowa spółki z o.o. stanowi inaczej. Uchwałą wspólników członkowie rady nadzorczej mogą być odwołani w każdym czasie. Podobnie, komisja rewizyjna składa się co najmniej z 3 członków, powoływanych i odwoływanych według tych samych zasad, co członkowie rady nadzorczej. Mandaty członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej wygasają – co do zasady – z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka. W przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż 1 rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki z o.o. we wszystkich dziedzinach jej działalności. Nie ma ona jednak prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należą:

→ ocena sprawozdań w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym,

→ ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty,

→ sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki z o.o., dokonywać rewizji stanu jej majątku oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło (zlecenia), sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Wspomniane informacje (dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia) są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 tygodni od daty zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich informacji (dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień). Każdy członek rady nadzorczej może zasadniczo samodzielnie wykonywać prawo nadzoru. W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki z o.o. podlega badaniu ustawowemu, wówczas rada nadzorcza jest obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia. Spółka z o.o. powinna zapewnić uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej powinien przedstawić radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności oraz udzielić odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej. Rada nadzorcza może ustanowić doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (komitet rady nadzorczej). Skorzystanie przez radę nadzorczą z ww. uprawnienia nie zwalnia jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru. Komitetowi rady nadzorczej przysługuje prawo podejmowania czynności nadzorczych, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej. Rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki z o.o. określonej sprawy dotyczącej jej działalności lub majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką z o.o. a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza. Zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji. Doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna, wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz, są zobowiązani zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki. Obowiązek zachowania tajemnicy nie jest ograniczony w czasie. Umowa spółki z o.o. może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności stanowić, że zarząd jest zobligowany do uzyskania zgody rady nadzorczej przed dokonaniem oznaczonych w umowie spółki czynności oraz do przekazania radzie nadzorczej prawa zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu. Do obowiązków komisji rewizyjnej należy ocena sprawozdań i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także sporządzanie i składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny, w trybie i zakresie określonych dla wykonywania tych czynności przez radę nadzorczą. W spółce z o.o. nieposiadającej rady nadzorczej, umowa spółki może rozszerzyć obowiązki komisji rewizyjnej. Pracami rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) kieruje przewodniczący, na którym spoczywa obowiązek należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej (komisji rewizyjnej). Umowa spółki z o.o. może przyznawać określone uprawnienia związane z organizacją rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) i sposobem wykonywania przez nią czynności, również innym jej członkom. Posiedzenia rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) zwołuje się w drodze zaproszeń, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia. Umowa spółki z o.o. może określać sposób oraz termin zwołania posiedzenia rady nadzorczej (komisji rewizyjnej). W trakcie posiedzenia rada nadzorcza (komisja rewizyjna) może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z jej członków uczestniczących w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zarząd lub członek rady nadzorczej mogą żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej (komisji rewizyjnej), podając proponowany porządek obrad. Przewodniczący rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) zwołuje posiedzenie z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem, które odbywa się nie później, niż w terminie 2 tygodni od daty otrzymania żądania. Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) nie zwoła posiedzenia, wówczas występujący z żądaniem może zwołać je samodzielnie. Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) może odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego. Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) podejmuje uchwały, jeżeli na posiedzeniu jest obecna co najmniej połowa jej członków, a wszyscy jej członkowie zostali zaproszeni. Umowa spółki z o.o. może przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum rady nadzorczej (komisji rewizyjnej). W posiedzeniu rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwały rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) są protokołowane. Do protokołów rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu. Członkowie rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej (komisji rewizyjnej), oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej (komisji rewizyjnej). Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej (komisji rewizyjnej). Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady (komisji) zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady (komisji) wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki z o.o. może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w ww. trybie. Głosowania rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) są jawne, chyba że umowa spółki z o.o. lub regulamin rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) stanowi inaczej. Uchwały rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) zapadają bezwzględną większością głosów. Zgromadzenie wspólników może uchwalać regulamin rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) określający jej organizację i sposób wykonywania czynności. Zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą (komisję rewizyjną) do uchwalenia jej regulaminu. Członkom rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenie. Wynagrodzenie określa umowa spółki z o.o. lub uchwała wspólników. Ponadto, członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady.