E‑sprawozdania – więcej obowiązków przedsiębiorców
Od 1 października 2018 r. wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości mają obowiązek sporządzania w formie elektronicznej i podpisania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:
- sprawozdania finansowego (art. 45 ust. 1f u.o.r.),
- sprawozdania z działalności (art. 49 ust. 7 u.o.r.) oraz
- sprawozdania z płatności (art. 63k u.o.r.).
Co więcej, w przypadku zdecydowanej większości tych sprawozdań wymagane jest sporządzanie ich w formacie i strukturze elektronicznej wymaganej przez Ministerstwo Finansów, a także złożenie ich z zastosowaniem podpisu kwalifikowanego lub podpisu e-PUAP.
Co to oznacza? Dla jednostek sporządzających takie sprawozdania oznacza to:
- obowiązek zapewnienia podpisów elektronicznych (kwalifikowanego lub e-PUAP) wszystkim podmiotom biorącym w jednostce udział w sporządzaniu, zatwierdzaniu lub badaniu wymienionych sprawozdań,
- obowiązek dostosowania posiadanego oprogramowania finansowo-księgowego do wymogów MF (wyjątek dotyczy wyłącznie jednostek sporządzających sprawozdania według MSR-ów, które w chwili obecnej nie muszą stosować formatów MF).
Obowiązek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem e-PUAP
Kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym e-PUAP muszą posiadać:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
- kierownik jednostki.
Zazwyczaj problemem w takich sytuacjach jest ustalenie, kogo należy w firmie uznać za „kierownika jednostki”, który zgodnie z przepisami powinien posiadać podpis kwalifikowany lub e-PUAP. Ustalenie to zależy od formy organizacyjnej prowadzonej działalności. I tak:
- w spółkach z o.o. i akcyjnych są to wszyscy członkowie zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
- w spółkach cywilnych i jawnych – wspólnicy,
- w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo jej zarząd,
- w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
- w jednoosobowej działalności jest to osoba fizyczna prowadząca tę działalność,
- w przypadku wolnych zawodów jest to osoba wykonująca wolny zawód,
- w przypadku jednostek w likwidacji lub w trakcie restrukturyzacji są to likwidatorzy, a także syndycy lub zarządcy.
UWAGA!
Biegli rewidenci muszą również posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Od 1 października 2018 r. zostali oni bowiem zobowiązani do sporządzania sprawozdania z badania podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w postaci elektronicznej i opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (por. art. 86 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach).
Obowiązek sporządzania e-sprawozdań w określonym formacie i strukturze
Sprawozdania finansowe powinny być składane do właściwych organów (KRS lub organów skarbowych) w odpowiedniej strukturze oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (dalej sprawozdania te będą nazywane e-Sprawozdaniami Finansowymi).
Zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pliki stanowiące wzorzec struktur danych dla każdego zamieszczonego typu e-Sprawozdań Finansowych są udostępnione w formacie XSD. Nie zamieszczono tam niestety narzędzia pozwalającego wytworzyć sprawozdanie finansowe w wymaganym do przesyłania formacie XML. Struktury logiczne w formacie XSD są zatem „punktem wyjścia” dla pracy informatyków. Na ich podstawie muszą oni dokonać aktualizacji programów finansowo-księgowych (lub dostarczyć dodatkowe – oddzielne od programu finansowo-księgowego narzędzie) tak, by można było przekształcić tworzone przez daną jednostkę sprawozdanie finansowe na plik (pliki) zawierające te sprawozdania finansowe nie tylko w formie elektronicznej, ale w formacie XML i do tego w strukturze logicznej, zgodnej z upublicznionym przez Ministerstwo Finansów formatem XSD.
UWAGA!
Elektronizacja sprawozdań finansowych wymaga aktualizacji programów finansowo-księgowych i dostosowania do struktury i formatu e-sprawozdania wymaganego przez MF.
