Dokument księgowy bez papieru?
Ministerstwo Finansów (MF) planuje podjęcie prac nad nowelizacją lub napisaniem na nowo ustawy o rachunkowości. Jednym z istotnych problemów są bowiem dowody księgowe w wersji elektronicznej. Kiedy powstawała aktualnie obowiązująca ustawa o rachunkowości, wszystkie dowody księgowe były dokumentowane „papierowo”, dlatego przewidywała ona jedynie prowadzenie ksiąg rachunkowych za pomocą komputera. Z perspektywy czasu widać, jak bardzo prawo w dziedzinie rachunkowości pozostało w tyle za postępem technologicznym.
Jeśli dodamy do tego powszechne zjawisko outsourcingu usług finansowo-księgowych i dużą popularność systemów workflow, okazuje się, że dokumenty papierowe zupełnie nie zdają egzaminu. Ponadto im bardziej kompleksowa struktura organizacji, im większy wolumen operacji i dokumentów, tym łatwiejsza jest kontrola nad procesami i przepływem dokumentów w systemie niż na papierze.
Papierowy a elektroniczny dokument księgowy
Z uwagi na potrzebę analizy i rewizji przepisów ustawy o rachunkowości, dotyczących dowodów księgowych oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych, w procesie nowelizowania ustawy o rachunkowości trzeba przyjrzeć się co najmniej takim zagadnieniom jak:
- elektroniczne dowody księgowe,
- elektroniczna kontrola dowodów księgowych,
- dostosowanie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych do potrzeb gospodarczych i aktualnych technik informatycznych,
- analiza zapisów ustawy o rachunkowości pod kątem wprowadzenia możliwych uproszczeń przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
- wymogi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w razie outsourcingu,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej w ustawie o rachunkowości.
Zgodnie z art. 71 ustawy o rachunkowości:
„1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także «zbiorami», należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (…)”.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 77% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
