Zapomniane koszty źródłem oszczędności - tail spend management w praktyce

Rynkowy sukces przedsiębiorstwa byłby trudny bez sprawnie funkcjonujących procesów wewnętrznych oraz efektywnego wykorzystania dostępnych zasobów i środków. Nieprzykuwający uwagi tail spend, czyli wydatki rozproszone, może pochłaniać nieuzasadnione ilości zasobów, obniżając potencjał całej organizacji. Zarządzanie tail spend jest czasochłonne, a ze względu na ogólną wartość wydatków w tej kategorii ma ona stosunkowo niewielki wpływ na wynik finansowy firm. W związku z tym potencjał oszczędnościowy zakupowego „ogona” kryje się w optymalizacji procesów i ograniczeniu ich czasochłonności.

Zarządzanie zakupami w czasach VUCA

Działy zakupów znajdują się obecnie pod ogromną presją. Nieprzerwanie dbają o ciągłość dostaw w czasie wahań cen towarów, ich niedoboru czy niespodziewanych i nieprzewidywalnych czynników generowanych przez globalną gospodarkę, uwarunkowania geopolityczne czy klęski żywiołowe lub epidemie1. Na ich barkach spoczywa obecnie dostarczanie nie tylko zamówień dla klientów wewnętrznych, ale i wartości biznesowej dla całej organizacji. Elastyczne, innowacyjne podejście oparte na długotrwałych relacjach z dostawcami jest wymieniane jako jeden z podstawowych sposobów na przygotowanie się na nieobliczalne otoczenie biznesowe. Niemniej fundamentalna funkcja działu zakupów jako strażnika wydatków się nie zmieniła. Zabezpieczanie płynności finansowej firmy poprzez poduszki czy dźwignie zakupowe to w dalszym ciągu nieprzeceniana zaleta pilnowania strefy kosztowej. Ważniejsze jednak, że sprawnie zarządzany zespół zakupowy, szybko reagujący na zmiany i umiejący wybrać odpowiednie narzędzia do danej sytuacji, może stać się asem w rękawie każdego przedsiębiorstwa.

Nieodłączne dla funkcji zakupowej zarządzanie ryzykiem skupia się właśnie na kupcach i ich codziennej pracy. Podejmowane decyzje mogą mieć ogromny wpływ na całą organizację. Działy zakupów dbają obecnie o wprowadzanie wartości do firmy, a nie wyłącznie o ceny produktów czy usług.

Tak wiele elementów pracy działu zakupów oraz znaczenie głównych, strategicznych dostawców może odwrócić uwagę przedsiębiorstw od zamówień o niskiej wartości. Zamówień, które bardzo często są nieefektywnie zarządzane (lub wcale), a których koszt obsługi jest ukryty w różnych miejscach rocznych zestawień finansowych przedsiębiorstw. Coraz więcej organizacji zaczyna zdawać sobie sprawę z tego, ile pieniędzy w różnego rodzaju zasobach poświęca na obsługę tak zwanego ogona zakupowego.

Czym jest tail spend i zakupy kategorii C

Wydatki tail spend (typu C) to wszystkie zakupy biznesowe, które nie mieszczą się w typowych, bieżących i dużych, strategicznych czy produkcyjnych zakupach dokonywanych przez organizację. Mogą to być np. oprogramowanie czy usługi profesjonalne (prawnicze, konsultingowe), artykuły biurowe, pojedyncze zakupy u dostawców wybieranych ad hoc. Wartość zapotrzebowania określanego mianem tail spend jest również bardzo często zbyt mała, aby pojawić się na radarze działu zakupów, pozostając często wydatkami rozproszonymi, będącymi w kompetencjach poszczególnych działów lub jednostek terytorialnych. W dodatku każdy etap procesu zamówienia i reklamacji dotyczący zamówień o niskiej wartości potrafi angażować wielu pracowników z różnych działów firmy.

Dostęp do bezpłatnego artykułu

Możliwy jest po pozostawieniu adres e-mail wraz ze zgodą reklamową.

Wybierz abonament już od 100 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM