Człowiek kontra robot. O działach finansowych teraz i w przyszłości

Powiedział Pan kiedyś, że „to, że firma ma jednego robota nie oznacza wcale, że ma zautomatyzowany biznes”. Co musi zatem zaistnieć, żeby biznes można określić jako zrobotyzowany?

Robotyzacja jest jednym ze sposobów automatyzacji biznesu. Firmy, a w szczególności ich działy controllingowe i finansowe, automatyzują się od bardzo długiego czasu. Natomiast robotyzacja to stosunkowo nowy trend. Polega on na zastępowaniu pracy człowieka przez roboty, które są programami komputerowymi naśladującymi działania operatora – czy to księgowego, czy specjalisty do spraw controllingu. Punktem wyjścia do budowy robota jest przygotowanie logiki, zgodnie z którą ma on działać. Odwzorowuje ona w dokładny sposób pracę operatora. Należy bowiem podkreślić, że obecna generacja narzędzi ma bardzo ograniczone możliwości reagowania na nowe rzeczy – np. wystąpienie sytuacji wyjątkowej (np. nietypowa faktura). Istotne jest również to, że robotyzacja procesów nie pociąga za sobą konieczności ingerencji w działające już systemy – czyli jeżeli ktoś używał SAP-a w księgowości, dalej go stosuje. Tylko operacje na SAP-ie dotychczas wykonywane przez księgowego realizuje robot.

Wiele organizacji przygląda się obecnie temu trendowi, część firm robi pewne pilotaże, próbując rozpoznać technologię, zobaczyć, jakie ma możliwości i ograniczenia. Uruchamiają one często w tym celu dwa lub trzy roboty. Są to działania o charakterze proof of concept, mające na celu zbadanie, czy ta technologia ma szanse zadziałać w ich środowisku (organizacyjnym i technologicznym). W tych działaniach wybiera się procesy łatwe do robotyzacji, sięga się po „nisko wiszące owoce”, dążąc do szybkiego uzysku stosunkowo niedużym kosztem. Żeby faktycznie można uznać daną organizację za zrobotyzowaną, musi ona jednak posiadać większą liczbę robotów. Ale liczba robotów to nie jedyny wyznacznik robotyzacji. Ważne też, żeby fakt posiadania robotów nie był sytuacją tymczasową. Proof of concept charakteryzuje to, że ma swój początek i koniec, ma coś udowodnić i pomóc podjąć decyzję, czy wchodzimy w dane przedsięwzięcie.

Natomiast robotyzacja musi być procesem ciągłym, nie zaś jednorazowym, doraźnym przedsięwzięciem. Roboty automatyzują poszczególne działania w ramach procesów biznesowych. A przecież procesy biznesowe w firmach podlegają zmianom – i roboty muszą podążać za tymi zmianami. Dlatego firma musi wykształcić sobie kompetencje wewnętrzne do budowy robotów, ich utrzymania i rozwoju w kontekście zmian. A co do liczby robotów… Musi ich być kilka, kilkanaście, kilkadziesiąt, w zależności od skali działalności. Ale jeden czy dwa roboty to zdecydowanie pilotaż, nie faktyczna robotyzacja.

Proof of concept – co powinien obejmować?

Proof of concept obejmuje sprawdzenie technologii, wybór tej pasującej do systemów działających w naszej firmie. Należy bowiem pamiętać, że część systemów robotyzuje się łatwiej (aplikacje działające w przeglądarkach), a część trudniej (np. systemy terminalowe). Pilotaż prowadzony jest na stosunkowo prostych procesach i podąża za tzw. happy path – szczęśliwą ścieżką, nie koncentrując się na milionach niuansów, dotykając tylko części organizacji, gdzie pracują skorzy do współpracy ludzie, którzy są otwarci na nowe technologie i idee.