Tabela przestawna w praktyce – tworzenie, modyfikacja, funkcjonalności

Trudno sobie wyobrazić istotniejsze narzędzie do analizy w Excelu jak tabela przestawna. Umiejętność tworzenia tzw. pivota jest absolutnym must have w życiu analityka. Jednakże mimo wielu kursów, filmów edukacyjnych i rozpowszechnienia Excela nadal wiele osób nie radzi sobie z tabelą przestawną lub nie potrafi wykorzystać w pełni jej potencjału. Niniejszy artykuł opisuje na przykładzie i realnych danych, jak tworzyć pivota i modyfikować go do oczekiwanej postaci. Znajdą Państwo także kilka ciekawostek i funkcjonalności, które wydają się oczywiste, a niewielu o nich wie.

AdobeStock_740392741.jpg

Tabela przestawna – zestaw danych

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest tabela przestawna? Zgodnie z tym, co mówi Microsoft, „tabela przestawna to zaawansowane narzędzie do analizowania danych, wykonywania obliczeń i tworzenia podsumowań, które pozwala wyświetlać porównania, wzorce i trendy wynikające z danych”1.

Spójrzmy na zestaw danych, na którym będziemy pracować (w Tabeli 1 zaprezentowano wycinek). Jest to zrzut z SAP, z którego możemy odczytać, na jakich kontach, w jakich dniach zaksięgowano koszty, a także jaka była data dokumentu i jakiego centrum kosztowego dotyczy koszt.

Jakie są nasze założenia i czego potrzebujemy z zestawu danych (ponad 12 tys. wierszy)? Chcemy:

  1. otrzymać prostą tabelę z podsumowaniem, ile kosztów znajduje się na centrum kosztowym DE033188 w podziale na miesiące (kierujemy się datą księgowania, z ang. posting date) oraz konta księgowe;
  2. do tabeli przestawnej dodać fragmentator (z ang. slicer) z listą kont oraz oś czasu (z ang. timeline);
  3. by kolumny tabeli nie zmieniały swojej szerokości po odświeżeniu;
  4. wyłączyć funkcję „GetPivotData”, która będzie nam przeszkadzać przy tworzeniu formuł i dalszych analizach;
  5. by po dodaniu danych do zestawu danych tabela po odświeżeniu pobrała wszystkie wiersze i niczego nie pominęła.

Tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku

Jak widać, mamy jasno sprecyzowane oczekiwania i przygotowany plan. Zatem zaczynamy.

  1. W tym konkretnym przykładzie musimy zacząć od ostatniego naszego założenia. By uzyskać oczekiwany efekt, musimy tabelę z danymi zmienić w tzw. tabelę dynamiczną (inaczej nazwaną). Po co? Tworząc tabelę przestawną z tabeli dynamicznej, mamy pewność, że po odświeżeniu pivota zaciągnie automatycznie wszystkie dane. Przykładowo jeśli za miesiąc dodamy do tabeli z danymi kolejne 10.000 wierszy lub choćby
    1 wiersz, to pivot ten wiersz/wiersze uwzględni w podsumowaniu. Podobny efekt możemy osiągnąć, od razu zaznaczając, że pivot ma zostać stworzony z zakresu od 1 wiersza tabeli do np. ostatniego wiersza arkusza. Jednakże zwiększamy w ten sposób niepotrzebnie zużywaną pamięć. Co jeśli, nie zrobimy nic? Jeśli nasz pivot obejmie zakres od 2 do 12.000 wiersza i nagle w kolejnym miesiącu dodamy wiersz 12.001, to ten wiersz nie zaciągnie się po odświeżeniu. Dlatego tak ważne jest, by pamiętać o tym aspekcie na samym początku, chyba że mówimy o jednorazowej analizie, której nie będziemy powielać w kolejnych okresach. Przejdźmy do sedna. Ustawmy się w 1 komórce tabeli (nie musimy zaznaczać całego zakresu) -> zakładka Home – > Format as Table -> wybieramy którąś z opcji. Pojawi się nam okienko, w którym Excel podaje nam zakres tabeli oraz automatycznie zaznacza, że nasza tabela ma nagłówki. To się zgadza, więc klikamy OK (Rysunek 1).

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 54% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Kilka wariantów prenumeraty Pokaż opcje
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 100 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 100 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.