System ERP jako rozwiązanie dla problemów logistycznych i finansowych

Jednym z popularniejszych rozwiązań, jeśli chodzi o systemy klasy ERP, jest aplikacja SAP. To rozbudowane narzędzie, które pozwala – po dokonaniu odpowiedniego audytu i ustaleniu potrzeb – pokryć niemal wszystkie sfery funkcjonowania współczesnego przedsiębiorstwa. System SAP Business One jest przykładem software’u stworzonego z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach o rosnącym potencjale, a zwłaszcza takich, które planują ekspansję. Dla tych podmiotów niezbędna jest możliwość kojarzenia procesów biznesowych – zachodzących na poziomie księgowym oraz zakupowo-sprzedażowych. Jest to poniekąd podstawa, jeśli chodzi o filozofię myślenia o systemach ERP, niemniej jednak dla wielu podmiotów uzyskanie w jednym miejscu informacji o tych obszarach funkcjonowania wydaje się niemal niemożliwe.

W niniejszym artykule na przykładzie systemu SAP BO omówione zostaną możliwości generowania informacji na poziomie systemu klasy ERP z wykorzystaniem powiązania procesowego. Całość zagadnienia zostanie opisana na przykładzie kilku prostych, ale przemawiających studiów przypadku, które pomogą lepiej dostrzec możliwości, jakie daje współczesny modułowy (ale wewnętrznie zintegrowany system ERP).

SAP BO jako przykład rozwiązania ERP

Weryfikując literaturę przedmiotu czy też praktyczne poradniki z zakresu wdrażania zaawansowanych narzędzi IT do zarządzania przedsiębiorstwem, można się dowiedzieć, że aby system informatyczny nosił cechy rozwiązania klasy ERP, musi mieć co najmniej następujące funkcje:

• finanse i księgowość (w tym pełna sprawozdawczość),
• analizy i prognozy,
• moduł CRM,
• magazyn i produkcja,
• zarządzanie procesami zakupowo-sprzedażowymi,
• zarządzanie kadrami.

Jest to katalog otwarty, a wskazane wyżej pola eksploatacji to wariant minimum i są w całości realizowane właśnie przez rozwiązanie SAP BO. Najciekawsze jednak jest to, że system ten oferuje powiązanie procesów biznesowych, przez co system CRM jest komplementarny do systemu FK czy zarządzania sprzedażą itd. Na rysunku (Rysunek 1) przedstawiono interfejs ekranu głównego SAP BO z widocznymi funkcjami.

Relacje między funkcjami

Dość często zarządzający zadają pytanie: czy na pewno funkcje oferowane przez system będą komplementarne? Czy świat procesów F-K będzie podążał za procesami zapisywanymi w warstwie CRM lub zarządzania sprzedażą?

Okazuje się, że zastosowanie systemu ERP, który jest w pełni zintegrowany, pozwala pozytywnie odpowiedzieć na tak postawione pytania. Dzieje się tak, ponieważ taki system korzysta ze wspólnej bazy danych, która jest sercem tego rozwiązania. Co więcej, użytkownik ma w zasadzie nieograniczony dostęp do tabel zawierających wszystkie dane systemowe, a przez odpowiednie kreatory może samodzielnie tworzyć zapytania. Podstawowe relacje między procesami biznesowymi są też niejako zautomatyzowane. Istnieje katalog propozycji kojarzenia procesów biznesowych, które są dostępne bez konieczności tworzenia własnych mechanizmów raportowania. Przykładem może być np. relacja FK – CRM – magazyn, a jedną z możliwości są wizualizacje za pomocą dashboardów.

SAP BO od dłuższego czasu wspiera procesy związane z wizualizacją danych finansowych, zwłaszcza w obszarze księgowości i finansów. Można je podzielić na dwie grupy – raporty połączone z konkretną funkcją i generowane na bazie wskazanych tabel lub tzw. analizy uniwersalne, które pozwalają na elastyczne generowanie graficznej informacji o wskaźnikach realizacji celu. Jest to zatem klasyczna realizacja idei dashboardów menedżerskich, których głównym celem jest prezentacja (najlepiej na jednym ekranie) najważniejszych informacji o celach, realizacji wskaźników i prognozach. Główne cechy dobrze dobranego procesu wizualizacji danych to m.in.:

1. personalizacja – dopasowanie widoku analizy do konkretnego odbiorcy; adresacja raportu pozwala na prawidłowe podejmowanie decyzji bez konieczności dodatkowej eksploracji danych, na bazie których wygenerowano raport;
2. poszanowanie miejsca – nadrzędną zasadą dobrze przygotowanego raportu jest to, że całość prezentowanych analiz możliwa jest do analizy „na pierwszy rzut oka”; oznacza to konieczność odpowiedniego zarządzania miejscem na ekranie, a w przypadku wydruku raport powinien się mieścić na jednej stronie A4;
3. zwięzłość prezentacji – poprawny raport powinien zawierać główne elementy dotyczące realizacji konkretnego parametru decyzyjnego; oznacza to, iż nie ma potrzeby zagłębiania się w specyfikę danego zjawiska – wystarczy generalne podsumowanie;
4. w przypadku analiz menedżerskich tworzone raporty powinny mieć charakter cykliczny; najlepszym rozwiązaniem jest takie, aby to system, który generuje dany raport, automatycznie odświeżał dane w określonych interwałach czasowych.