Po co organizacji biuro projektów?

PMO, czyli co?

PMO w praktyce wielu organizacji bywa określane na różne sposoby – niekiedy jest ono po prostu biurem projektów, innym razem nazywane jest biurem programów i portfelów projektów, a jeszcze innym – centrum zarządzania projektami. Różnice w nazewnictwie często wynikają z umiejscowienia PMO w strukturze organizacyjnej, a także zakresu działań i funkcji, jakie pełni ta jednostka. Możemy jednak wyznaczyć pewien zbiór zadań wspólnych, które pełnią wszystkie biura zarządzania projektami. Należą do nich między innymi:

• Wsparcie procesu realizacji projektów na poziomie administracyjnym, na przykład w obszarze uzupełniania i prowadzenia dokumentacji projektowej, gromadzenia informacji i dokumentów niezbędnych do realizacji projektów, zarządzanie relacjami z podwykonawcami projektów;
• Zajmowanie się działaniami dot. ZZL w projekcie – zarówno w obszarze kosztów i ewidencji czasu pracy, jak również rozwoju członków zespołu projektowego, planowania programów szkoleniowych dla członków projektów itp.;
• Sprawowanie kontroli nad przebiegiem realizacji projektów, na wszystkich etapach cyklu ich życia, przeprowadzanie audytów i zarządzanie zmianą w projektach;
• Zarządzanie portfelem projektów rozwijanych w organizacji;
• Opracowywanie wewnątrzorganizacyjnych metod, procedur i standardów zarządzania projektami;
• Kontrola budżetu projektów i zasobów przydzielonych do ich realizacji;
• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji między zespołami projektowymi.

Rodzaje PMO

Jeśli chodzi o różnice występujące między różnymi rodzajami biur projektów, to tzw. enterprise PMO pełnią funkcje strategiczne i odpowiadają za koordynację projektów na poziomie całej organizacji (centrali). Są one zatem umiejscowione bardzo wysoko w strukturze organizacyjnej, zaś członkowie biura odpowiadają bezpośrednio przed zarządem. Członkowie takiego PMO dbają o to, by projekty realizowane w organizacji były zgodne z jej celami i strategią rozwoju, a także nadzorują pracę biur działających na poziomie poszczególnych jednostek biznesowych. Takie biura często pełnią też funkcję centrum doskonałości, odpowiadając za opracowywanie standardów i procedur zarządzania, jakie mają być stosowane w całej organizacji.

Z kolei PMO działające na poziomie dywizji lub jednostek biznesowych odpowiadają za koordynację projektów w ramach konkretnego działu lub konkretnej spółki. Zajmują się one również zarządzaniem portfelami i programami projektów. Ich działalność ma również w dużej mierze charakter operacyjny, a jej celem jest wsparcie zespołów projektowych w ich codziennej pracy. Członkowie takich PMO odpowiadają z reguły przed zarządem konkretnej spółki lub przed dyrektorem zarządzającym danym departamentem.

W zależności od rozwiązań stosowanych w organizacji rola PMO może być ograniczona do konkretnego obszaru, na przykład związanego z zarządzaniem dokumentacją czy obsługą administracyjną. Dobrze ilustrują ten przykład Project Management Center of Excellence (PMCoE), których główną rolą jest ustalanie i wdrażanie w organizacji standardów zarządzania projektami, a także opracowywanie metod, praktyk i narzędzi, jakie w tym obszarze mają być stosowane w organizacji. Takie PMO mogą podlegać zarówno zarządowi, jak i kierownikom poszczególnych projektów.