Narzędzia IT w procesie konsolidacji

Proces konsolidacji sprawozdań finansowych jest mniej lub bardziej skomplikowany, w zależności od:

• wielkości grupy kapitałowej,
• rodzaju powiązań pomiędzy jednostkami należącymi do grupy kapitałowej,
• kategorii i częstotliwości operacji realizowanych pomiędzy jednostkami.

W przypadku małej grupy kapitałowej o stabilnej strukturze konsolidacja jest ćwiczeniem dość prostym, które może być przeprowadzone i udokumentowane w Excelu. W innych sytuacjach, kiedy stopień komplikacji grupy / powiązań / transakcji w ramach grupy jest znaczny – Excel może być niewystarczającym narzędziem wspierającym proces konsolidacji.

Na rynku istnieje wiele firm oferujących oprogramowania wspierające konsolidację. Firmy te specjalizują się w projektowaniu, programowaniu oraz wdrażaniu systemów informatycznych służących do konsolidacji sprawozdań finansowych. Oprogramowania te, oprócz oczywiście wsparcia technicznego, mogą również zawierać merytoryczne i informatyczne rozwiązania problemów, które w praktyce gospodarczej sprawiają najwięcej trudności osobom zajmującym się problematyką skonsolidowanej sprawozdawczości.

Możliwe funkcje narzędzi IT

Oprogramowania oferowane na rynku mogą zawierać przykładowe funkcje:

• Równoległa konsolidacja według wymogów MSSF oraz PSR – równoczesna konsolidacja sprawozdań finansowych według MSSF oraz PSR jest możliwa ze względu na odpowiedni układ tabel oraz mechanizm synchronizacji danych pomiędzy scenariuszami. Oprogramowanie może obejmować zestaw tabel, który spełnia wymogi wyznaczone zarówno przez MSSF, jak i PSR. Synchronizacja powoduje, że dane wspólne są wpisywane tylko jeden raz w dowolnym ze scenariuszy;
• Uzgadnianie oraz automatyczna eliminacja wzajemnych sald i obrotów – proces uzgadniania i eliminacji polega na porównaniu kwot wzajemnych sald i obrotów w spółkach będących stronami tych transakcji oraz na zidentyfikowaniu różnic. Uzgadnianie wzajemnych transakcji odbywa się zwykle poprzez funkcję w pełni zintegrowaną z pakietami konsolidacyjnymi. Ponadto taka funkcja umożliwia dokonanie pełnego rozliczenia i eliminacji wewnątrzgrupowych sald i obrotów;
• Pozyskanie danych źródłowych spółek objętych konsolidacją – wprowadzanie danych przez konsolidowane spółki następuje za pomocą pakietów konsolidacyjnych zawierających rozbudowany zestaw tabel odpowiadający wymaganemu dla danego standardu zakresowi ujawnień. Praca nad pakietem konsolidacyjnym może się odbywać na wielu stanowiskach jednocześnie, co powoduje skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie odpowiednich danych. Użytkownik korzysta przy wprowadzaniu danych z prostego i przejrzystego interfejsu oraz narzędzi kontrolnych, które uniemożliwiają wprowadzenie niepoprawnych danych (np. wprowadzenie daty w niewłaściwym formacie);
• Rejestracja korekt konsolidacyjnych – wprowadzanie korekt konsolidacyjnych odbywa się zgodnie z zasadami podwójnego zapisu. Korekty są ponadto uzupełniane o parametry dodatkowe, które umożliwiają ich jednoczesną rejestrację w wielu tabelach, co zapobiega wielokrotnemu wprowadzaniu tych samych danych do systemu w różnych miejscach. Rozwiązanie takie zapewnia bardzo wysoką spójność informacji oraz znaczące ograniczenie ryzyka popełnienia błędu. Należy jednak zauważyć, iż są to korekty manualne, więc system głównie kontroluje, czy strona WN korekty jest równa stronie MA korekty (system niekoniecznie kontroluje zasadność merytoryczną korekty);
• Kontrola spójności danych poprzez aktywne listy błędów – każdy z pakietów konsolidacyjnych zawiera zestaw kontrolek, które zapewniają wewnętrzną spójność pomiędzy wprowadzanymi danymi. Narzucona przez system kontrola wykryje np. niezgodność wartości danej grupy środków trwałych wpisanej do bilansu z wielkością wynikającą z tabeli ruchu. Śledzenie takich niezgodności jest niezwykle proste dzięki zastosowaniu tzw. aktywnej listy błędów. Wybranie przez użytkownika błędu z listy powoduje automatyczne przeniesienie do odpowiedniej tabeli i podświetlenie błędu. Dodatkowo wykrywany jest brak obligatoryjnych komentarzy oraz brak wypełnienia danymi niektórych tabel;
• Bieżące śledzenie (online) danych wprowadzanych przez spółki – system zapewnia jednostce dominującej możliwość bieżącego śledzenia aktualnych danych wprowadzanych do systemu przez jednostki podporządkowanie. Poprzez tę funkcjonalność możliwe jest korygowanie i zapewnienie spójności danych z poszczególnych spółek już na etapie wprowadzania danych, a nie dopiero po jego zakończeniu;
• Przeliczanie sprawozdań jednostek zagranicznych na walutę grupy kapitałowej – przeliczanie sprawozdań spółek zagranicznych następuje według podanych przez użytkownika kursów walut. Oprogramowanie może zawierać arkusze umożliwiające prawidłowe ustalenie tzw. Różnicy z przeliczenia jednostek zagranicznych oraz przeliczenie kapitałów własnych właściwymi kursami historycznymi. Otrzymane z systemu sprawozdania są więc automatycznie przeliczone na walutę grupy kapitałowej;
• Automatyczne przenoszenie danych z bilansu zamknięcia poprzedniego roku – bardzo przydatna funkcja polegająca na tym, iż system dokonuje automatycznego przeniesienia danych ze skonsolidowanego bilansu zamknięcia do skonsolidowanego bilansu otwarcia następnego okresu rozrachunkowego z uwzględnieniem zarówno danych pochodzących z oryginalnych sprawozdań finansowych jednostek objętych konsolidacją, jak i korekt konsolidacyjnych. Umożliwia to zaoszczędzenie czasu i pracy koniecznej na powtórzenie korekt konsolidacyjnych z lat ubiegłych;
• Narzędzia do zarządzania procesem konsolidacji i rozbudowany moduł raportowania – użytkownik aplikacji centralnej ma zestaw narzędzi umożliwiających zarządzenie procesem konsolidacji, obejmujący m.in. pozyskanie informacji o bieżącym stanie zaawansowania prac nad wypełnianiem pakietów, wgląd online w dane konsolidowanych spółek w trakcie wypełniania przez nie pakietów;
• Specjalne rozwiązania dla szczególnie problematycznych elementów konsolidacji – rozwiązania takie wspierają wyjątkowo trudne elementy skonsolidowanego sprawozdania finansowego w następujących obszarach: rachunek przepływów pieniężnych, sprawozdanie ze zmian w kapitałach własnych, sprawozdawczość segmentowa;
• Możliwość wykorzystania programu do konsolidacji planów – system można wykorzystywać do opracowania skonsolidowanych planów i prognoz na bazie wprowadzanych do systemu planów jednostkowych spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej.