Dobre KPI - czyli jakie?

KPI – ang. Key Performance Indicators, zwane też Kluczowymi Wskaźnikami Efektywności, to jedno z powszechnie stosowanych narzędzi pomocnych w zarządzaniu niemal każdym obszarem organizacji. Pod tym trzyliterowym skrótem kryją się różnego rodzaju mierniki, dzięki którym można oceniać funkcjonowanie firmy, wychwytywać obszary nieefektywności, śledzić zmiany w czasie. Mierniki służą do określenia, w jakim stopniu organizacja realizuje założone cele. Śledzenie zmian wskaźników w czasie pozwala również określić, czy podejmowane decyzje były słuszne z biznesowego punktu widzenia, czy też nie. Monitorowanie i stawianie wniosków jest kluczowe w obecnie mocno zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Jak wyznaczyć KPI?

Najlepsze i najbardziej efektywne organizacje włączają strategię we wszystko, co robią – ze strategii spółki muszą wynikać odpowiednie wskaźniki (KPI). Wskaźniki powinny być powiązane z celami firmy na wszystkich poziomach (od zarządu do szeregowych pracowników) oraz w miarę możliwości odzwierciedlać zależności pomiędzy nimi. Do tego celu powinny być też dobrane odpowiednie wskaźniki efektywności, które mogą mieć wiele postaci (w zależności od konkretnych organizacji, sytuacji rynkowych czy wręcz informacji, które na ich podstawie chcemy uzyskać).

Ogólnie wskaźniki można podzielić na:

• bezpośrednie – pokazujące np. wielkość i wartość sprzedaży,
• wynikowe – pokazujące np. wartość marży, % marży,
• efektywnościowe – pokazujące np. stosunek sprzedaży do wykorzystanych zasobów, zwrot na kapitale,
• dynamiki – pokazujące zmiany w czasie,
• rankingu – pokazujące pozycję w określonej grupie,
• benchmarku (wewnętrzne, zewnętrzne) – porównanie z określoną branżą/grupą.

Czym powinny się charakteryzować dobrze dobrane KPI?

Wskaźniki KPI tworzy się pod poszczególne obszary lub też departamenty/wydziały w firmie, jak również pod konkretne programy i projekty. Wykorzystując KPI, można rozliczać się ze współpracy z firmami zewnętrznymi, jak również stanowią podstawę do premiowania pracowników firmy.

Jeżeli chcemy, by zaplanowane przez proces pomiaru realizacji strategii KPI były wartościowe oraz stanowiły realne punkty odniesienia, jak i organizacja czerpała z nich wymierne korzyści, przy ich wyborze koniecznie należy zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych czynników/stref.

• Nie liczy się tylko „co”, istotne jest również „dlaczego” – prezentacja tylko „suchych” wskaźników finansowych nie odda w pełni rzeczywistości spółki. Bez posiadania pełnego kontekstu biznesowego można dojść do błędnych wniosków.
• Wskaźniki dopasowane do danej organizacji – koniecznie należy budować wskaźniki przystosowane do danej firmy – inne wskaźniki będą dla firmy produkcyjnej, inne handlowej, a jeszcze inne usługowej. Ważne jest zrozumienie specyfiki firmy.
• Spójność – jednolity słownik wskaźników, które są jednoznacznie rozumiane przez właścicieli. Dla przykładu – jeżeli wykorzystujemy ten sam wskaźnik w różnych obszarach organizacji, to powinien on mierzyć dokładnie te same wartości.
• Właściwa dokładność – nie popadajmy w skrajności, a nade wszystko stosujmy kryterium istotności. Zarówno niedoinformowanie, jak i przeładowanie szczegółowymi informacjami nie jest pożądane, a do tego wszystkiego istotna jest szybkość dostarczenia informacji (co nam po najlepszej danej, gdy dostaniemy ją po czasie?).
• Stałość – metodyka pomiaru i wyliczenia wskaźników powinna gwarantować ich ciągłość w czasie.
• Wykonalność – nawet najlepiej zaprojektowane wskaźniki nie przyniosą żadnej wartości, o ile ich wyliczenie w wystarczająco efektywny sposób nie będzie możliwe. Dlatego kluczowe jest, żeby sprawdzić dostępność danych źródłowych i możliwość ich pozyskiwania w przyszłości.
• Prezentacja danych – informacje powinny być dostarczane w sposób dopasowany do poszczególnych użytkowników czy ich grup, w oczekiwanym czasie i niezależnie od miejsca.