Czynności, przepływy sekwencji i podprocesy. BPMN, część II

Warto zwrócić uwagę na stosowaną konwencję nazewnictwa czynności i procesów. Dobrą praktyką jest wyrażanie ich nazw w formie równoważników zdań. Dąży się do tego, by nazwy były możliwie krótkie, a jednocześnie precyzyjnie określały dane zadanie (proces).

Przedstawiony proces biznesowy obowiązuje w firmie budowlanej. Wykorzystywany jest on w celu zapewnienia dostępu na budowach do specjalistycznych urządzeń pomiarowych.

Urządzenia te na co dzień znajdują się w centrali firmy. Osobą odpowiedzialną za ich wydawanie, odbieranie i utrzymanie jest pracownik firmy pełniący funkcję metrologa.

Przebieg procesu rezerwacji rozpoczyna się od czynności wykonywanych przez inżyniera budowy, na którego budowie wystąpiło zapotrzebowanie na użycie danego urządzenia pomiarowego. Inżynier ten ma wgląd do znajdującego się na dysku sieciowym arkusza kalkulacyjnego zawierającego terminy rezerwacji, lecz nie ma uprawnień do wprowadzania do niego zapisów. Na podstawie danych z arkusza inżynier dobiera najbardziej odpowiadający mu termin rezerwacji urządzenia i informuje o nim metrologa, przesyłając mu e-mail z prośbą o dokonanie rezerwacji. Metrolog dokonuje odpowiedniego zapisu w arkuszu kalkulacyjnym i wysyła do zamawiającego inżyniera e-mail potwierdzający fakt rezerwacji danego urządzenia w określonym terminie.

Podproces

Nietrudno zauważyć, że zaprezentowany proces „Rezerwowanie urządzeń pomiarowych” został przedstawiony bardzo szczegółowo. Świadczy o tym uwzględnienie na mapie procesu czynności typowo technicznych, związanych z obsługą firmowego komputera, jak na przykład dotyczących logowania się czy uzyskiwania dostępu do określonego pliku. Kwestia szczegółowości modeli jest zawsze ściśle uzależniona od konkretnych uwarunkowań, takich jak na przykład główni odbiorcy map procesów czy występujące w praktyce problemy.

Załóżmy, że chcemy modelować omawiany proces bardzo szczegółowo. Wiadomo jednak, że taka szczegółowość użyteczna będzie jedynie dla bezpośrednich uczestników procesu. Dla pozostałych pracowników, w tym osób na stanowiskach wyższych, korzystniej jest zaprezentować proces na wyższym poziomie ogólności. Dostarczy on niezbędnych tej grupie odbiorców informacji, a jednocześnie unikniemy ich nadmiaru i zmniejszonej przejrzystości mapy procesu.

Prezentacji tego samego procesu na różnych stopniach szczegółowości służy wprowadzenie podprocesów (symbol: jak dla czynności, jednak z dodanym u dołu znakiem „+”).

W podprocesie możliwe jest zawieranie jego własnych podprocesów i postępowanie to można kontynuować aż do osiągnięcia pożądanego poziomu szczegółowości.

Poniżej zaprezentowano model wcześniejszego procesu na wyższym poziomie ogólności.

Schemat 3 przedstawia natomiast mapę samego podprocesu.

Warto pamiętać, że każdy podproces jest procesem. Tworząc jego mapę, należy kierować się takimi samymi wytycznymi BPMN jak przy opracowywaniu graficznego modelu jego procesu nadrzędnego. Nie można zatem zapominać, między innymi, o zdarzeniach (początkowym i końcowym) oraz o określeniu uczestników procesów.

Usprawnienie procesu

Podstawowym celem modelowania procesów biznesowych z wykorzystaniem BPMN jest umożliwienie ich doskonalenia.

Okazuje się, że nawet tak prosty model jak prezentowany w niniejszym artykule może ukazać możliwości usprawnień. Przede wszystkim warto zastanowić się nad wadami i niedogodnościami bieżącego przebiegu procesu. Za przejaw nieefektywności może być uznane angażowanie aż dwóch pracowników (inżyniera budowy i metrologa) do każdego przypadku rezerwacji urządzenia pomiarowego. Innym mankamentem związanym z bieżącym przebiegiem procesu jest ryzyko wystąpienia sytuacji, w której dwóch różnych inżynierów z odmiennych budów zarezerwuje dany przyrząd na ten sam dzień. Aktualizacja danych w arkuszu kalkulacyjnym dokonywana jest przez metrologa na podstawie otrzymanych przez niego maili. Pracownik pełniący tę funkcję ma jednak wiele różnych obowiązków, w tym też wymagające jego obecności poza siedzibą firmy. W razie przebywania w podróży służbowej dane w arkuszu uaktualniane są nie częściej niż raz na dzień. Przy ciągle rosnącej wielkości firmy i liczbie prowadzonych budów coraz częściej zdarza się, że w ten sam dzień pracy w odstępie kilku godzin wysyłane są maile z prośbą o rezerwację tego samego urządzenia na pokrywające się okresy. Drugi z inżynierów przesyłających taki mail nie jest świadomy faktu wysłania analogicznej korespondencji przez innego inżyniera chwilę wcześniej.

Najprostszym sposobem rozwiązania obu powyższych problemów wydaje się umożliwienie inżynierom budowy edycji arkusza kalkulacyjnego. Mogliby wtedy sami zaznaczać w nim swe rezerwacje. Metrolog obawia się jednak, że pozwolenie wielu pracownikom na modyfikację tego samego pliku spowoduje dodatkowe komplikacje.

Przekonująco argumentuje, że wzrośnie prawdopodobieństwo pojawienia się błędów (np. pomyłek w postaci rezerwowania urządzenia o innym symbolu niż wymagany w danej sytuacji czy też choćby przypadkowego kasowania rezerwacji dokonanych wcześniej), niepełnej informacji (np. nieuzupełnione informacje, czy dokonany zostanie odbiór własny czy urządzenie należy przesłać kurierem, niejednoznaczne określenie budowy rezerwującej urządzenie) czy innych niepożądanych działań (np. dokonywania rezerwacji na zbyt długi okres). Będąc jedyną osobą uprawnioną do wprowadzania danych, metrolog szybko wychwytuje potencjalne nieprawidłowości, ewentualnie zadając pytania uszczegóławiające inżynierowi przesyłającemu mail z zapotrzebowaniem na urządzenie.

Rozwiązaniem bardziej złożonym, ale pozwalającym rozwiązać nie tylko obydwa pierwotne problemy, ale również zapobiec negatywnym konsekwencjom wspólnej edycji pojedynczego pliku, jest wdrożenie oprogramowania w formie systemu rezerwacji online urządzeń pomiarowych.

Zgłoszenie rezerwacji w takim systemie zaangażuje jedynie inżyniera, a aktualizacja danych dokona się natychmiast. Ponadto system będzie uniemożliwiał pewne zachowania (np. kasowanie cudzych rezerwacji czy zbyt długi okres rezerwacji), wymuszał wykonanie działań pożądanych (np. poprzez konieczność oznaczenia sposobu dostarczenia czy wybór nazwy budowy z listy rozwijanej) oraz zadawał użytkownikowi dodatkowe pytania, które mogą go uchronić przed często popełnianymi błędami (np. po wyborze określonego urządzenia na ekranie ukazuje się pytanie: „Czy na pewno wystarczy Ci urządzenie o dokładności pomiaru x?”).

Jednocześnie system może skrócić czas inżyniera na zaangażowanie w proces. Wystarczy na przykład, że za pomocą jednego kliknięcia system umożliwi rezerwację urządzenia na „najbliższy wolny okres” lub choćby proste dokonanie wyboru jednego spośród wszystkich wolnych okresów odległych nie więcej niż x dni od daty bieżącej. Inną korzyścią z wdrożenia systemu może być pozyskanie danych odnośnie do liczby przypadków, gdy inżynierowi nie udało się zarezerwować urządzenia w najbardziej dogodnym dla siebie terminie. Dane te mogą następnie posłużyć jako ważna wskazówka przy dokonywaniu decyzji o zakupie kolejnych urządzeń pomiarowych.

Niezależnie od samej rezerwacji zaimplementowany system przyniesie korzyści także w innych procesach dotyczących urządzeń pomiarowych. Na przykład będzie automatycznie wysyłał do inżynierów maile przypominające im o konieczności zwrotu czy też poinformuje metrologa o zbliżającym się terminie na wykonanie okresowego wzorcowania.

Przebieg procesu „Rezerwowanie urządzeń pomiarowych” z wykorzystaniem systemu informatycznego przedstawiono na Schemacie 4.

Naturalnie opracowanie i wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych wiąże się z koniecznością poniesienia określonych kosztów. Dalsze uszczegółowienia procesu zilustrowanego na Schemacie 4 będą precyzowały wymogi względem oprogramowania. Tym samym ułatwią one dokonanie szacunku kosztu jego wytworzenia.

Modele procesów biznesowych tworzone z wykorzystaniem BPMN przyczyniają się zatem nie tylko do ukazania korzyści z możliwych usprawnień, ale często pomagają też w dokonaniu wstępnego zestawienia tych korzyści z kosztami koniecznymi do ich uzyskania.