Czym są zwinne metodyki zarządzania projektami?

Kiedy stosować zwinne podejście?

Tradycyjne metody zarządzania projektami, oprócz szeregu zalet, mają także swoje ograniczenia. Jedną z nich jest niewątpliwie niska odporność na zmiany, przez co są one obecnie rzadko wykorzystywane w przypadku projektów IT. W obszarze tym ważne jest szybkie reagowanie na potrzeby rynku, wykorzystywanie najnowszych rozwiązań technologicznych i tworzenie innowacyjnych produktów, które kreują nową wartość dla klientów. W efekcie projekt nie może być „sztywny”, ale musi cały czas podlegać ewolucji, elastycznie reagować na sygnały pochodzące z rynku. W przypadku projektów innowacyjnych niemożliwe jest również precyzyjne zaplanowanie wszystkich prac, jakie będzie musiał wykonać zespół projektowy. Często w trakcie ich realizacji pojawiają się nowe problemy i ograniczenia, które wymagają indywidualnego podejścia.

Z uwagi na szybki rozwój technologii, w przypadku złożonych projektów – może się zmieniać wraz z postępem prac projektowych. Wskutek tego w trakcie realizacji kolejnych prac mogą pojawiać się nowe wymagania funkcjonalne i techniczne, które należy uwzględnić, by efekt projektu miał wartość dla klienta. Zwinne podejście do zarządzania projektami warto stosować szczególnie gdy:

• organizacja realizuje dany projekt po raz pierwszy,
• zakres projektu, jak i prace, które wiążą się z jego realizacją, nie są do końca zdane,
• klient zgłasza, że w trakcie realizacji projektu mogą pojawić się nowe wymagania funkcjonalne i techniczne,
• projekt jest złożony i wieloetapowy, a klientowi zależy, by produkt powstawał w modelu przyrostowym.

Zwinne zarządzanie projektami – co to takiego?

Zwinne zarządzanie projektami (ang. agile project management) można scharakteryzować jako zbiór metodyk i narzędzi przeznaczonych do wykorzystania w przypadku projektów, które spełniają wymienione wyżej kryteria. Podejście to opiera się na tak zwanym manifeście zwinnego zarządzania, ogłoszonym w 2001 r., w którym wyodrębniono cztery kluczowe obszary:

• ludzie i narzędzia,
• działający produkt,
• współpraca z klientem,
• reagowanie na zmiany.

Aspekty te stanowiły przeciwieństwo tradycyjnych wartości wykorzystywanych w klasycznych metodykach, w których ważne były procesy realizowane na podstawie obszernej dokumentacji i formalnych ustaleń. Zmianie uległ też sposób rozumienia celu projektu – w podejściu zwinnym nie jest nim tylko wykonanie planu projektu, ale też zaspokojenie potrzeb klienta.

Metodyki agile’owe opierają się na założeniu, że w zarządzaniu projektem większy nacisk należy położyć na ludzi – ich efektywność, kreatywność, pomysłowość, a także samodzielność. W efekcie środowisko, w którym powstaje projekt, powinno być na tyle elastyczne, by pozwalało na opracowywanie, wdrażanie i testowanie nowych pomysłów. Z czynnikiem ludzkim związany jest również aspekt komunikacji. W zwinnych projektach przybiera ona często nieformalną formę, dzięki czemu jest szybsza i bardziej efektywna, a także pozwala na bardziej elastyczną realizację zadań w zmiennym otoczeniu. Odejście od sztywnych procedur i formalnych ustaleń sprawia z kolei, że w metodykach zwinnych zarządzanie projektem ma często charakter intuicyjny. Opiera się na szybkim reagowaniu zarówno na szanse, jak i zagrożenia dla realizowanych prac. To z kolei pozwala bardziej efektywnie wykorzystać zasoby.

Jednym z niewątpliwych atutów zwinnego zarządzania projektami jest włączenie. Podejście to opiera się na założeniu, że celem projektu jest zaspokojenie potrzeb zgłaszanych przez stronę biznesową poprzez dostarczenie tego, czego klient faktycznie potrzebuje. Odmienne podejście metodyki agile’owe proponują również w kwestii planowania. Proces ten jest w tym przypadku zdecydowanie bardziej ograniczony, niż ma to miejsce w podejściu tradycyjnym. Plan projektu ma powstać „w samą porę”, a zatem nie musi obejmować całego projektu, ale jedynie zaplanowane do realizacji w najbliższym czasie prace. Dzięki temu możliwe jest szybsze reagowanie na zmiany – zarówno te wynikające z potrzeb klienta, jak i technologii dostępnych na rynku.