Skan faktury jako dokument księgowy

Przypomnijmy, jakie warunki muszą być spełnione, by skan faktury mógł być ujęty w księgach rachunkowych, a także, czy na podstawie takiego skanu można uznać koszt za podatkowy i czy skan faktury daje nabywcy możliwość odliczenia podatku VAT.

Przekazanie skanu faktury – wymagana zgoda otrzymującego

Decyzję o dostarczaniu faktur w formie skanu przedsiębiorca może podjąć w każdym momencie. Należy jednak zauważyć, że przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji przez odbiorcę. Wymóg uzyskania zgody wynika z uwarunkowań technicznych – nie można przecież pozbawić osoby, która nie korzysta z internetu czy poczty elektronicznej, możliwości otrzymania faktury. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 lipca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP). Interpretacja ta wskazuje ponadto na brak wymogów co do formy i treści akceptacji. Czytamy w niej:

(...) stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Oznacza to, że w praktyce wystarczy potwierdzenie w postaci e-maila, SMS, ustnej zgody lub faktu, że odbiorca nie wyrazi sprzeciwu wobec dostarczenia faktur w takiej właśnie formie (jest to tzw. zgoda domniemana). Akceptacja taka nie jest przy tym jednorazowa, tj. raz wyrażona pozwala na wysyłanie skanów faktur aż do momentu wycofania zgody (sprzeciwu odbiorcy).

Skan faktury jako dowód księgowy

Otrzymany drogą mailową skan faktury papierowej może zostać ujęty w księgach rachunkowych nabywcy w analogiczny sposób, jak „tradycyjna” faktura papierowa. Muszą być jednak spełnione warunki uznania tego skanu za dowód księgowy, by można było go wprowadzić do ksiąg rachunkowych. Warunki te są identyczne, jak w przypadku „tradycyjnego” dokumentu. Zostały one określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Skan faktury musi zawierać :

( 1 ) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

( 2 ) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

( 3 ) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

( 4 ) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

( 5 ) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

( 6 ) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa o rachunkowości wskazuje przy tym, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w punktach 1-3 i 5, jeśli wynika to z odrębnych przepisów. O ile w przypadku pkt. 1-3 każda faktura (a więc i jej skan) zawiera wymagane dane, to księgowi nadal mają czasami wątpliwości co do tego, czy brak podpisu (wskazany w pkt. 5) na fakturze wyklucza ją z uznania za ważny dowód księgowy. Należy zatem przypomnieć, że w przypadku faktur (a więc i ich skanów) nie ma obowiązku ich podpisywania podczas wystawiania, jak i otrzymywania. Takie przepisy obowiązują od 2004 r., tj. od czasu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Zatem skan faktury bez podpisu jest w pełni zgodnym z przepisami dowodem księgowym.

Ważne! Skan prawidłowo wystawionej faktury zawiera wszystkie elementy niezbędne dla uznania go za prawidłowy dowód księgowy.

Należy przy tym zaznaczyć, że przed wprowadzeniem skanu faktury do ksiąg rachunkowych, powinien być – jak każdy inny dowód księgowy – poddany kontroli merytorycznej, formalno-prawnej i rachunkowej. Efekt tej kontroli może zostać umieszczony na wydrukowanym skanie faktury poprzez naniesienie odpowiednich adnotacji przez osoby dokonujące kontroli. Ustawodawca dopuszcza przy tym możliwość zaniechania umieszczania bezpośrednio na dokumencie informacji o przeprowadzeniu jego kontroli, jeśli „wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych” (por. art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości). Innymi słowy, można nie umieszczać na skanie faktury takiego „ręcznego” zapisu, gdy system informatyczny (program finansowo-księgowy) pozwala na identyfikację osoby (osób) dokonującej akceptacji tego dokumentu (tu skanu faktury).