SAP Business One jako przykład systemu klasy ERP. Studium przypadku

System klasy ERP jest pewnego rodzaju układanką funkcjonalności, które powinny pokrywać jak najszerszy obszar działania przedsiębiorstwa. Do klasycznych cech oprogramowania ERP należą:

• uwzględnienie maksymalnie wszystkich dziedzin funkcjonowania podmiotu – od definicji produktu/usługi po sprawy związane ze sferami FK;
• modułowa budowa systemu, pozwalająca po pierwsze na dobór interesujących przedsiębiorstwo modułów, a po drugie na ich etapowe wdrożenie;
• możliwość integracji z zewnętrznymi systemami lub możliwość zasilania systemu ERP zewnętrznymi danymi, jak też możliwość eksportu danych z systemu do standardu np. arkusza kalkulacyjnego;
• uwzględnienie zarówno specyfiki wewnętrznego systemu organizacyjnego przedsiębiorstwa, jak też możliwość zarządzania relacjami zewnętrznymi, np. poprzez analizę łańcucha dostaw, funkcję zarządzania partnerami handlowymi (CRM);
• moduł zarządzania produkcją.

SAP Business One (BO) jako przykład systemu ERP

SAP to jedna z największych korporacji zajmujących się tworzeniem aplikacji do zarządzania wszystkimi sferami funkcjonowania przedsiębiorstw. Jednym z jej flagowych produktów jest system SAP BO, który w hierarchii SAP-a jest dedykowany do obsługi średnich podmiotów. Należy jednak pamiętać, że w przypadku tej klasyfikacji nie można brać pod uwagę klasycznej definicji MŚP, która odwołuje się do liczby zatrudnionych czy wielkości obrotów. W tym przypadku pod uwagę należy wziąć kwestie związane z kulturą organizacji oraz systemem zarządzania. Oznacza to, że tego typu system powinien być dedykowany podmiotom, które mają rozbudowaną strukturę organizacyjną oraz stawiają nacisk na nowoczesne techniki zarządzania.

SAP BO spełnia przesłanki, które klasyfikują go w tej grupie oprogramowania, gdyż zawiera takie funkcjonalności, jak:

1. finanse i księgowość,
2. sprzedaż i szanse sprzedażowe,
3. zakupy,
4. partnerzy handlowi,
5. banki,
6. gospodarka materiałowa,
7. zasoby (infrastruktura i środki trwałe),
8. produkcja,
9. MRP,
10. zarządzanie usługami,
11. pracownicy,
12. zarządzanie projektem,
13. raporty.

Na Rysunku 1 zaprezentowano pulpit systemu SAP BO po zalogowaniu użytkownika.

Jak łatwo zauważyć, zaprojektowany system został oparty na przyjaznym graficznym interfejsie użytkownika (GUI) i pozwala na łatwe zarządzanie pulpitem. Nawigacja opiera się na dwóch obszarach:

1. Menu główne – które służy do nawigowania po kafelkach głównych funkcjonalności systemu oraz zarządzania podstawowymi skojarzeniami typu „przeciągnij i upuść”;
2. Wstążki systemu, która swoją funkcjonalnością jest zbliżona do wstążki pakietu MS Office i ma charakter „zadaniowy”, tzn. każdy z przycisków wstążki wywołuje funkcjonalność lub odpowiada za „akcję”.

SAP BO jako CRM

Istotną funkcjonalnością systemów klasy ERP jest możliwość obsługi łańcucha dostaw i zarządzanie kontaktami z partnerami handlowymi. SAP BO ma taką użyteczność niejako z definicji, a obszar ten w menu głównym zarządzany jest przez kafelek Partnerzy handlowi. Po jego rozwinięciu pojawiają się funkcjonalności dostępne z tego poziomu menu (Rysunek 2).

Funkcjonalność ta pozwala na analizę danych PH, tworzenie działań, kampanii, rozliczenia wewnętrzne oraz tworzenie zaawansowanych raportów PH. Miejsce to pozwala również na przeglądanie tabel widoków PH z punktu widzenia np. obrotu z wybraną grupą partnerów handlowych.