Wąskie gardła w budżetowaniu?

W jaki sposób szukać wąskich gardeł w procesie budżetowym? Które etapy procesu najczęściej stają się źródłem opóźnień i problemów? Czy model wykorzystujący arkusz kalkulacyjny może być największym ograniczeniem w budżetowaniu? Jakie działania podjąć, by ograniczyć ryzyka i problemy w trakcie pracy nad budżetem? To pytania, na które staramy się odpowiedzieć w artykule przygotowanym z myślą o wszystkich, którzy właśnie zaczynają prace nad budżetem na rok 2020.

CiRZ_240_14.jpg

Wąskie gardła i ścieżka krytyczna w procesie budżetowania

Wąskie gardło to element procesu, który ogranicza jego maksymalną efektywność. W procesach produkcyjnych, przepustowość wąskiego gardła determinuje przepustowość całego ciągu technologicznego. A jak jest w przypadku budżetowania? Czy tu również możliwe jest zidentyfikowanie wąskich gardeł i wykorzystanie tej wiedzy do doskonalenia całego procesu?

Zastosowanie wprost definicji produkcyjnej wydaje się nie do końca trafione. W końcu trudno mówić o efektywności procesu budżetowego mierzonej liczbą produktów w jednostce czasu (mimo iż działy controllingu w szczycie „sezonu” budżetowego mogą śrubować rekordy w liczbie wersji budżetu tworzonych tygodniowo). Nieco lepsze jest spojrzenie na proces budżetowy jako na projekt, którego produktem jest budżet firmy. Taka perspektywa pozwala nam odwołać się do pojęcia „ścieżki krytycznej” – sekwencji zadań, w których opóźnienie choć jednego z nich powoduje opóźnienie całego projektu. Innymi słowy, ścieżka krytyczna determinuje to, jak szybko jesteśmy w stanie przygotować budżet.

Większość firm z łatwością zidentyfikuje w procesie (projekcie) budżetowym zadania leżące na ścieżce krytycznej oraz pozostałe elementy. Idąc dalej, za wąskie gardło w procesie budżetowania można uznać ten fragment procesu, który leży na ścieżce krytycznej oraz najbardziej wpływa na jego przebieg. Każdy kontroler odpowiedzialny za przygotowanie budżetu doskonale wie, które fragmenty modelu budżetowego w jego firmie są ważne, trudne, pracochłonne… To właśnie one mogą być traktowane jako wąskie gardła w procesie budżetowym firmy!

Co więc może być takim wąskim gardłem? Przedstawiona poniżej lista kontrolna, która może być pomocna przy identyfikowaniu wąskich gardeł w procesie budżetowym. Im więcej stwierdzeń uznamy za prawdziwe w odniesieniu do określonego zadania, tym bardziej może być ono postrzegane jako wąskie gardło.

  • Zadanie istotnie wpływa na ostateczny kształt budżetu oraz planowane wyniki finansowe.
  • Zadanie wymaga dużego zaangażowania ze strony działów biznesowych (np. dostarczenia informacji wejściowych od kilkudziesięciu menedżerów liniowych z poszczególnych jednostek operacyjnych),
  • Zadanie dostarcza informacji wejściowych wymaganych jednocześnie przez dalszych wiele etapów lub zadań, które nie mogą zacząć pracy, nim proces przejdzie przez potencjalne wąskie gardło.
  • Zadanie powoduje największe trudności lub ryzyko błędu z uwagi na ilość danych, złożoność przeliczeń czy obiektywną trudność merytoryczną (zwłaszcza jeżeli etap ten wymaga powtórzenia przy przygotowaniu każdej wersji budżetowej).
  • Z uwagi na poufność danych lub strukturę odpowiedzialności zadanie pozostaje całkowicie poza kontrolą działu controllingu. Upoważnione działy biznesowe pracują na swych modelach cząstkowych i przekazują do właściwego modelu budżetowego jedynie syntetyczne, przetworzone wartości. Każda zmiana wymaga przeprocesowania poza controllingiem i aktualizacji wartości wynikowych w modelu budżetowym firmy.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 72% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, albo wybierz plan abonamentowy.

Wybierz abonament już od 83 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 83 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 99 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM