Koszty wydatków związanych z imprezami pracowniczymi

Bardzo często poprawna kwalifikacja wydatków związanych z imprezami świątecznymi, noworocznymi lub zwyczajnie integracyjnymi budzi wiele kontrowersji według prawa podatkowego, co również ma przełożenie na pojawiające się wątpliwości wśród podatników w kwestii prawidłowego ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych.

Usługi gastronomiczne czy reprezentacja?

Najczęściej wydatki związane z organizacją spotkań wigilijnych czy integracyjnych związane są przede wszystkim z kosztami ponoszonymi na gastronomię lub catering. Pojawia się zatem pytanie, czy takie wydatki można zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i budzi wiele niejasności, które zależne są od wielu zmiennych. Koszty związane z organizacją wszelkiego rodzaju imprez pracowniczych często noszą również znamiona kosztów reprezentacji. Ze względu na brak klarownej definicji słowa „reprezentacja” zawartej w ustawie, organy podatkowe wydając orzeczenia w indywidualnych sprawach, opierały się zazwyczaj na wyjaśnieniu zawartym w słowniku języka polskiego, według którego słowo to oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W związku z definicją zawartą w słowniku poczęstunek na spotkaniach wigilijnych czy integracyjnych mógł być uznany jako koszt uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy nie miał charakteru okazałości i wystawności. Natomiast jest to zbyt ogólne pojęcie słowa „reprezentacji", które w dalszym stopniu budziło problemy interpretacyjne, głównie w wyniku nieprecyzyjnego sformułowania art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r., poz. 1036; dalej: ustawa o CIT) i analogicznie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r., poz. 1509; dalej: ustawa o PIT), w myśl którego to przepisu wynika, iż wydatki poniesione na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Poprzez analizę trudności związanych z rozliczaniem wydatków poniesionych przez jednostkę w związku z organizacją spotkania wigilijnego dla pracowników warto wspomnieć, które wydatki w myśl ustaw podatkowych stanowić będą koszty podatkowe. Zatem w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami podatkowymi są te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce jednak rozróżnienie kosztów podatkowych od tych, które są wydatkami poniesionymi na reprezentację, jest trudne i nie zawsze ich interpretacja jest jednoznaczna.

Reasumując powyższe przepisy, aby zakwalifikować poniesiony wydatek jako koszt uzyskania przychodu, musi wystąpić związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym dzięki temu przychodem.

Organizacja wigilii dla pracowników i kontrahentów – co z kosztami?

Co do zasady wydatki poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały uwzględnione w katalogu wydatków wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Wiele organów podatkowych podtrzymuje stanowisko, które jest korzystne dla podatników. Mianowicie, wydatki związane z organizacją spotkania wigilijnego jednostka będzie mogła uznać jako koszty podatkowe jedynie w przypadku, gdy spotkanie będzie miało charakter inny aniżeli tylko konsumpcyjno-zabawowy czy też zwyczajne przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Zatem w sytuacji, gdy takie spotkanie pośrednio ma przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy pracowników, co może przełożyć się na zwiększenie przychodów bądź zabezpieczenia jego źródła, wówczas jednostka będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych. Warto również nadmienić, że takie spotkanie nie będzie wiązać się z naliczeniem dla pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, które podlegałyby opodatkowaniu. Wynika to z faktu, że nie można stwierdzić, czy dany pracownik w rzeczywistości otrzymał określone świadczenie i jaka jest wartość otrzymanego świadczenia. Co do zasady organy podatkowe prezentują jednakowe stanowisko w kwestii zaliczenia kosztów imprez integracyjnych dla pracowników firmy. Sprawa ma się jednak inaczej, jeżeli chodzi o wigilię lub spotkania integracyjne dla kontrahentów, wówczas takie koszty są wykluczone z możliwości uwzględnienia ich w kosztach uzyskania przychodu, bowiem taki wydatek nosi znamiona reprezentacji, która jest uwzględniona w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów podatkowych. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych stwierdzają, że udział w imprezie takich osób nie ma żadnego związku z osiąganymi przez firmę przychodami.