Kontrola celno-skarbowa w firmie. Jak się do niej przygotować?
Rośnie liczba kontroli celno-skarbowych w polskich firmach. Czego mogą spodziewać się przedsiębiorcy, co sprawdzają urzędnicy i jak ułatwić sobie przejście przez ten proces?
Według informacji pochodzących z Ministerstwa Finansów w 2022 roku wszczęto 4163 kontrole celno-skarbowe, czyli o 28% więcej niż w 2021 roku. Zakończono 4033 z nich. Aż w 91,5% przypadków urzędnicy wykazali różne nieprawidłowości.
Taka intensyfikacja działań prawdopodobnie jest efektem prób łatania pogłębiającej się dziury budżetowej. Przy dynamicznie zmieniających się przepisach prawa podatkowego związanych z wprowadzeniem Polskiego Ładu o pomyłkę przedsiębiorcy nietrudno. Jakie narzędzia i technologie mogą przyczynić się do zmniejszenia ryzyka nieprawidłowości?
Kontrola w firmie – podstawy prawne
Kontrola w firmie może być przeprowadzana na podstawie trzech różnych ustaw: Prawo przedsiębiorców, Ordynacja Podatkowa oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Co ważne, kontrole podatkowe mogą być zapowiedziane i niezapowiedziane. Oba te rodzaje reguluje Ordynacja podatkowa, a konkretnie art. 49a. Kontrola z zapowiedzią może zostać przeprowadzona po uprzednim powiadomieniu podatnika o planowanej wizycie. Powiadomienie musi zawierać m.in. informacje o przedmiocie i celu kontroli, terminie wizyty oraz o przysługujących prawach i obowiązkach podatnika. Natomiast niezapowiedziana kontrola może zostać przeprowadzona w sytuacji, gdy istnieją przesłanki do podejrzenia, że podatnik narusza przepisy podatkowe lub z premedytacją ukrywa informacje dotyczące swojej działalności gospodarczej. Kontrolujący mogą wówczas wejść na teren przedsiębiorstwa i przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego powiadomienia podatnika.
Co jeszcze mówi prawo? Ustawa Prawo przedsiębiorców dotyczy kontroli samego prowadzenia działalności gospodarczej. Urzędników będą w tym przypadku interesować np. zezwolenia czy koncesje. Ordynacja podatkowa reguluje kontrolę związaną z rozliczeniami podatkowymi z urzędem. Te kontrole zazwyczaj są zapowiadane i można się do nich wcześniej przygotować.
Z kolei Ustawa o KAS odnosi się do spraw związanych z dużymi nadużyciami lub oszustwami na większą skalę. W zależności od podstawy kontroli pracownicy skarbówki mają różne prawa i obowiązki. Co ciekawe, te prawa zostały w ubiegłym roku mocno rozszerzone, co skutkuje tym, że urzędnicy w przypadku tej kontroli pojawiają się bez zapowiedzi i mają dostęp choćby do stanu konta dowolnej osoby fizycznej.
Nowe uprawnienia urzędów skarbowych
No właśnie, aktualnie Urząd Skarbowy ma w pewnych aspektach uprawnienia szersze niż prokuratura. Wszystkiemu jest winny program Polski Ład, który nie tylko wprowadził potężne zmiany w zakresie obowiązków podatkowych dla przedsiębiorców, ale także wyposażył fiskusa w nowe narzędzia kontroli i wachlarz sankcji, mających na celu zabezpieczenie źródeł wpływów do budżetu Skarbu Państwa.
1 lipca 2022 roku weszły w życie nowe przepisy, które rozszerzają uprawnienia Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z nimi urzędnicy są uprawnieni do przejrzenia stanu konta bankowego dowolnej osoby fizycznej i firmy. Kto ma do tego prawo? Po zmianach nie tylko – jak wcześniej – szef KAS i naczelnik urzędu celno-skarbowego – ale też każdy naczelnik urzędu skarbowego. Co dokładnie mogą sprawdzać? Precyzuje to art. 48 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Bank musi udzielić skarbówce informacji na temat „posiadanych lub współposiadanych rachunków bankowych lub posiadanych pełnomocnictw do dysponowania rachunkami bankowymi, liczby tych rachunków lub pełnomocnictw, obrotów i stanów tych rachunków, z podaniem wpływów, obciążeń rachunków i ich tytułów oraz odpowiednio ich nadawców i odbiorców”. Mało tego – na podstawie postanowienia wydanego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) można także zablokować rachunek bankowy osoby fizycznej, najpierw na maksymalnie 72 godziny, jednak okres ten można wydłużyć nawet do 3 miesięcy.
Podatnicy pod presją
Chociaż Ministerstwo Finansów uspokaja, że nowe regulacje dotyczące rozszerzenia uprawnień Krajowej Administracji Skarbowej są wykorzystywane tylko w uzasadnionych przypadkach, narzędzia te mogą budzić poważne obawy podatników.
Wątpliwości pojawiają się choćby w związku z powodami kontroli. Otóż urzędnik może bez zapowiedzi skontrolować podatnika tylko na podstawie przesłanek do podejrzenia, że ten ostatni ukrywa jakieś informacje dotyczące prowadzonej przez niego działalności. Skąd te przesłanki? Wystarczy anonimowy donos – telefoniczny lub e-mailowy. Przed 1 lipca 2022 roku banki musiały udzielać wglądu w prywatne konta obywateli tylko wtedy, gdy toczyło się przeciwko nim postępowanie.
Nic więc dziwnego, że niektórzy przedsiębiorcy boją się korzystać z nowych ulg i odliczeń, myśląc o konsekwencjach finansowych związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami przy rozliczaniu podatków i prowadzeniu dokumentacji firmowej. A zakres weryfikacyjny jest bardzo obszerny.
Jakie dokumenty trzeba przygotować do kontroli?
Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej mogą weryfikować różnego rodzaju dokumenty, w tym:
→ dokumenty księgowe, czyli księgi rachunkowe, ewidencje VAT, ryczałt ewidencjonowany, rejestr zakupów i sprzedaży, zestawienia sald, faktury VAT,
→ dokumenty związane z płatnościami podatkowymi: deklaracje podatkowe, zeznania roczne, rozliczenia z ZUS, PIT, CIT, VAT,
→ dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników, takie jak np. umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia, listy płac, zaświadczenia o zatrudnieniu,
→ dokumenty dotyczące inwestycji, w tym umowy z wykonawcami, faktury za materiały, rachunki za usługi.
Kontrolujący mogą również sprawdzać inne dokumenty, które pozwolą im na ustalenie prawidłowości opodatkowania podmiotu kontrolowanego. W części przypadków planowane przeprowadzenie kontroli w firmie poprzedza oficjalne pismo, ale nie jest to regułą. Jak wspomniałam wyżej, prawo zakłada sytuacje, w których przedsiębiorca nie będzie miał czasu na przygotowanie się do audytu. Jednak jeśli kontrola jest zapowiedziana, urzędnicy pojawią się w firmie nie wcześniej niż przed upływem siedmiu dni od powiadomienia. W przesłanym piśmie przedsiębiorca znajdzie też informację o zakresie kontroli, dzięki czemu będzie wiedział, jakie dokumenty przygotować.
Co grozi za wykrycie nieprawidłowości?
Rodzaje kar za naruszenie przepisów podatkowych reguluje Ordynacja podatkowa. Są proporcjonalne do rodzaju naruszenia i nieprawidłowości popełnionych przez podatnika. Przykładowe kary za naruszenia podatkowe to:
→ kara grzywny,
→ kara pozbawienia wolności,
→ kara grzywny oraz pozbawienia wolności,
→ kara dodatkowa w postaci utraty przedmiotów, na których popełniono naruszenie.
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli pomoc w czasie kontroli podatkowej
Kontrola – niezależnie od tego, czy zapowiedziana, czy nie – jest sytuacją stresującą dla przedsiębiorcy. Jego podstawowym zadaniem jest szybkie skompletowanie wszystkich niezbędnych urzędnikom dokumentów. To bywa problematyczne, jeśli firma opiera swoje działania na papierowych plikach. Dlatego tak ważna jest dziś cyfryzacja przedsiębiorstw. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi, które będą pomocne w zachowaniu porządku w dokumentacji przedsiębiorstwa, jest EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu kontrola podatkowa przebiegnie szybciej i bardziej efektywnie. A także w spokojniejszej, mniej stresującej atmosferze. To rozwiązanie umożliwia sprawne i łatwe wyszukiwanie dokumentów na podstawie różnych kryteriów, takich jak np. nazwa, data lub numer faktury. Dzięki EOD kontrolerzy podatkowi mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty bez konieczności przeglądania papierowych teczek i segregatorów.
Wykorzystanie tej technologii upraszcza również przechowywanie firmowej dokumentacji. Jest to szczególnie ważne przy konieczności długotrwałego archiwizowania dokumentów podatkowych, które mogą być potrzebne w przypadku późniejszych kontroli.
Aplikacje umożliwiające prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów eliminują błędy ludzkie związane z ręcznym przetwarzaniem plików. Dokumenty można skanować, a systemy OCR automatycznie wprowadzają dane do programu księgowego. Aplikacje z EOD umożliwiają również łatwiejszą i bardziej elastyczną współpracę na odległość. To funkcjonalność, która sprawdzi się na przykład przy wewnętrznym audycie poprzedzającym zapowiedzianą kontrolę zewnętrzną. Dzięki niej kontrola dokumentacji może odbyć się w odległych oddziałach firmy lub nawet w różnych krajach, bez konieczności przesyłania dokumentów w formie fizycznej.
Cyfryzacja różnych procesów w przedsiębiorstwie nie tylko jest wygodna, ale też może poprawić bezpieczeństwo firmy. Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie EOD nie gwarantuje uniknięcia kontroli podatkowej ani nie uchroni przed ewentualnymi sankcjami w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Jednakże posiadanie uporządkowanej dokumentacji pomoże przejść cały proces szybciej i spokojniej.
