Sprawozdania finansowe XML - narzędzia, które pomogą wygenerować JPK SF

Problem e-sprawozdań, choć w większości firm jeszcze nie pilny, pnie się coraz wyżej na listach priorytetów zespołów księgowych. Wiele firm znajduje się w tej chwili w zawieszeniu – na razie bezskutecznie szukając pomocy w tej materii ze strony dostawcy wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego czy firmy audytorskiej odpowiedzialnej za badanie sprawozdania finansowego. Rynek rozwiązań dla firm stopniowo wypełnia lukę związaną z brakiem odpowiednich narzędzi pozwalających przygotować sprawozdanie finansowe w formie pliku XML. Celem artykułu jest przedstawienie wymagań, jakie powinno spełniać narzędzie wspierające raportowanie sprawozdań finansowych XML, oraz wskazanie potencjału i możliwości usprawnień związanych z wdrożeniem kompletnego rozwiązania IT wspierającego raportowanie finansowe przedsiębiorstwa.

Konieczność dostosowania procesu przygotowania sprawozdań finansowych do raportowania w formie plików JPK SF jest doskonałą okazją do przeglądu i optymalizacji narzędzi wykorzystywanych w tym zakresie. Z uwagi na szeroki zakres danych i not sprawozdawczych (wykraczający poza standardowy zakres ewidencji księgowej) nie będzie raczej możliwości przygotowania kompletnych sprawozdań finansowych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych. Dla większości firm oznacza to konieczność zakupu dodatkowych narzędzi IT, które umożliwią wygenerowanie plików XML zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Patrząc na relatywnie ubogą obecnie ofertę narzędzi wspierających tworzenie sprawozdań finansowych XML, dyrektor finansowy czy główny księgowy, rozważając zakup rozwiązania wspierającego raportowanie JPK SF, ma w pewnym uproszczeniu dwa rozwiązania alternatywne:

• wybrać i kupić relatywnie proste rozwiązanie zapewniające konwersję plików Excel do formatu XML zgodnie ze strukturami raportowania JPK SF,
• zdecydować się na rozwiązania automatyzujące i optymalizujące cały proces pracy nad sprawozdaniem, począwszy od integracji z systemem finansowo-księgowym po przygotowanie finalnych plików XML.

E-sprawozdania – konwersja sprawozdań finansowych do schematów JPK SF

Wariant prostszy – konwerter sprawozdań finansowych do postaci plików JPK SF – to rozwiązanie, którego zadaniem jest przełożenie istniejącego pliku sprawozdania finansowego na struktury XML zgodnie z obowiązującą specyfikacją techniczną.

Kompletne rozwiązanie wspierające publikację sprawozdań finansowych XML powinno pokrywać pełen zakres informacji i ujawnień wymaganych przez struktury logiczne plików JPK SF, w szczególności umożliwiać:

• uzupełnienie za pomocą predefiniowanych formularzy całości danych stanowiących wprowadzenie do sprawozdania finansowego – nagłówek sprawozdania, dane identyfikujące jednostkę, czas trwania działalności jednostki (jeżeli jest ograniczony), założenia dotyczące kontynuacji działalności czy informacje o połączeniu spółek;
• uzupełnienie informacji na temat zasad (polityka) rachunkowości zastosowanych przy sporządzaniu sprawozdania finansowego, w szczególności omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, metody wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), zasady ustalenia wyniku finansowego oraz ustalenie sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego;
• wprowadzenie danych za okres bieżący oraz porównawczy do formularzy sprawozdań finansowych zgodnie z układem raportowania właściwym dla przedsiębiorstwa (jednostka inna, grupa kapitałowa, bank, zakład ubezpieczeń) – bilans, rachunek zysków i strat (w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym), rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym; część narzędzi umożliwia import danych z istniejących plików Excel, o ile zawierają one kody pozycji zgodnie z układami sprawozdawczymi struktur XML;
• uzupełnienie formularza informacji dodatkowej do podatku dochodowego – noty podatkowej przedstawiającej uzgodnienie zysku brutto do podstawy opodatkowania z wyszczególnieniem:
  • przychodów zwolnionych z opodatkowania oraz kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą),
  • przychodów i kosztów niepodlegających opodatkowaniu w roku bieżącym,
  • przychodów i kosztów podlegających opodatkowaniu w roku bieżącym, ujętych w księgach rachunkowych lat ubiegłych,
  • strat z lat ubiegłych,
  • innych zmian podstawy opodatkowania.