Power Query – rewolucja w programie Excel, która oszczędzi godziny
Była połowa 2013 r. Pierwsi użytkownicy programu Excel otrzymywali egzemplarze programu Excel 2013, gdy Microsoft udostępnił na swojej stronie premierową wersję dodatku do programu Excel o nazwie Power Query. Ten, kto się z nim zapoznał i śledził jego rozwój, już nigdy nie wrócił do tradycyjnego sposobu przygotowywania danych do raportów. Dziś, prawie pięć lat później, dodatek pozostaje w zasadzie nieznany użytkownikom programu Excel, mimo że trafił do Excela 2016/365, a pobrać może go każdy, kto dysponuje Excelem przynajmniej w wersji 2010.
Istnieje wiele różnych podejść do przygotowania danych do raportów w Excelu, a każdy użytkownik radzi sobie tak, jak potrafi. Są więc tacy, którzy przygotowują dane metodą „kopiuj i wklej”. Są i tacy, którzy kopiują tylko formuły. Najbardziej wybitni częściowo zautomatyzowali proces z użyciem VBA. Na każdym poziomie pracy z Excelem próbujemy jednak wykonywać podobne rzeczy:
- pobierać dane z systemów i plików źródłowych,
- wklejać je do arkuszy w programie Excel,
- obudować formułami (z których najpopularniejsze to WYSZUKAJ.PIONOWO i SUMA.JEŻELI),
- zbudować front graficzny w postaci dashboardów złożonych z tabeli i wykresów zwykłych lub przestawnych.
Jak zacząć pracę z Power Query?
- Excel 2010/2013 – pobierz plik instalacyjny ze strony Microsoft: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39379.
- Pamiętaj, że język i wersję (koniecznie spójną z twoją wersją Excela: 32- lub 64-bitową) wybierasz, pobierając plik instalacyjny.
- Excel 2016 – Power Query jest wbudowane w program. Zerknij do zakładki Dane (Data) > Pobieranie i Przekształcanie (Get & Transform).
- Excel 365 – Power Query w pełni zastąpiło stare sposoby pobierania danych w interfejsie programu Excel.
Proces ten w wielu firmach i organizacjach jest powtarzany z taką częstotliwością, z jaką potrzebne są raporty – od dziennej przez tygodniową do miesięcznej. Proces ten jest też żmudny, ponieważ każdorazowo wymaga sprawdzenia formuł, danych, wyników, zanim wyślemy plik do odbiorców.
Nowy proces przygotowania raportu w programie Excel
Według mnie zaszły dwie rewolucyjne zmiany w programie Excel. Pierwsza to wprowadzenie tabel przestawnych, druga – wprowadzenie Power Query. Różnica jest tylko taka, że wprowadzenie Power Query odbyło się bez rozgłosu i pod różnymi nazwami, więc mamy do czynienia z cichą rewolucją, o której trzeba głośno mówić. Nowy proces przygotowania raportu wygląda tak, że nagrywamy, podobnie jak makro, ciąg powtarzalnych poleceń, klikając predefiniowane kroki w interfejsie. Na bieżąco obserwujemy (w oknie Zastosowane kroki) podgląd naszych danych, korygujemy błędy i sprawdzamy jakość. Do wyboru mamy szereg różnych poleceń, które umożliwiają wykonywanie działań na tabelach i kolumnach.
Przykład procesu przygotowania raportu przed Power Query
Oto przykładowy opis procesu przygotowania cotygodniowego raportu w jednej z firm produkcyjnych:
- Wyeksportuj dane z SAP jako CSV.
- Wczytaj dane z CSV do programu Excel.
- Podziel tekst jako kolumny.
- Skopiuj arkusz i wklej go do szablonu raportu.
- Skopiuj formułę WYSZUKAJ.PIONOWO, aby dla produktów odnaleźć elementy ze słownika (Kategoria, Podkategoria).
- Zmień źródło tabeli przestawnej.
- Odśwież tabelę przestawną na tabeli z SAP.
- Uaktualnij arkusz z budżetem.
- Uaktualnij formuły SUMA.JEŻELI.
- Zmień zakres wykresów w raporcie, obejmując również dane z nowego tygodnia.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 70% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
