Jak opisywać procesy do robotyzacji?

Zrobotyzowana automatyzacja procesów, czyli Robotic Process Automation (w skrócie RPA), to zestaw działań, dzięki którym stworzony algorytm, naśladując ruchy człowieka, wykonuje konkretny proces w organizacji. Zwykle jest to praca monotonna, składająca się z ciągu powtarzalnych czynności, zawierająca duże ilości danych lub po prostu niewymagająca skomplikowanej analizy danych, którą musi wykonać człowiek.

Coraz więcej organizacji na polskim rynku ma już doświadczenie z robotyzacją. RPA to temat coraz bardziej popularny, poruszany na konferencjach naukowych, spotkaniach branżowych i meetupach. Rynek odczuwa popyt na to rozwiązanie i kierunek, w którym należy zmierzać, by się na nim liczyć i utrzymywać. Pierwszym krokiem podejmowanym przez chcące się rozwijać organizacje jest zapraszanie firm wdrożeniowych na spotkania briefingowe, po których firmy mogą przygotować formę tzw. Proof of Concept. W trakcie POC firmy wdrożeniowe prezentują na prawdziwych danych możliwości technologii RPA. Kluczowym elementem prowadzącym do sukcesu i podjęcia dalszej współpracy jest odpowiednie dobranie i opisanie procesu pod POC. Błędnie zrealizowany pierwszy krok może mieć negatywne skutki w postaci przedłużenia ofertowania, trudnych negocjacji, a ostatecznie niepodjęcia współpracy. Podczas analizy procesów informacje dotyczące czynności, które mają zostać zrobotyzowane, są nierzadko przekazywane ustnie, co naturalnie wiąże się z ryzykiem błędnej interpretacji, niezrozumienia i niepełnych danych. Jak więc skutecznie wybrać i opisać proces do robotyzacji, aby zapewnić obu stronom skuteczną i owocną współpracę?

Instrukcja

Instrukcje, zaraz po słownych opisach procesów, są najczęściej przekazywanymi deweloperom materiałami. Pomagają także w budowaniu algorytmów robota. Aktualny dokument, zawierający zdjęcia i szczegółowy opis danych etapów, może stanowić doskonały szkielet pracy dewelopera. Niestety, takie instrukcje nie są w przedsiębiorstwach standardem, często bywają nieaktualne i niedostosowane do najnowszych wersji oprogramowania. Tworzenie instrukcji jest czasochłonne i wymaga dobrej znajomości procesu, lecz finalnie jest to świetny materiał nie tylko dla robotyzacji, ale także jako materiał szkoleniowy dla innych członków załogi lub w sytuacji, gdy praca robota – z różnych względów – musi zostać wykonana przez człowieka.

Mapy BPMN

Właściciele procesów biznesowych, chcąc przedstawić proces graficznie, często wykorzystują Notacje i Modelowanie Procesów Biznesowych (Business Process Model and Notation), znany bardziej jako BPMN. Rysunek 1 przedstawia przykładowy schemat mapy BPMN. Tworzenie map procesów tą metodą zapewnia jednoznaczność, niezbędną do opisywania procesów w systemach np. ERP. Mapy te mogą przedstawiać proces w organizacji, przechodząc przez kilka działów lub nawet pionów – podjęcie próby opisania procesów w inny sposób nierzadko prowadzi do domysłów, niejednoznaczności i braku czytelności. Podczas analiz czynności, które miałby wykonywać robot, rozrysowujemy mapy w taki sposób, aby przedstawić proces od A do Z. Pozwala to na uświadomienie osobom decyzyjnym, jak ich czynności w danym procesie wpływają na cały mechanizm organizacyjny, a także pokazują, w których miejscach mogą znajdować się tzw. wąskie gardła, które hamują działania innych. Taka mapa może być dowolnie modelowana do momentu uzyskania najbardziej optymalnego modelu działania. Tworząc model docelowy pod robotyzację, możemy czytelnie przedstawić etapy cyklów w postaci kroków wykonywanych przez algorytm 1:1, a następnie zdecydować, które partie mogą zostać zrobotyzowane. Podczas jednego ze spotkań koncepcyjnych, podczas analizy etapów działania przyszłego robota, zostały one podzielone na autonomiczne podprocesy, które będą uruchamiane nie sekwencyjnie, jak planowano, lecz o różnych porach – właśnie dzięki mapie. Mapa pozwala w takiej sytuacji na spojrzenie na całość w sposób nieoczywisty, a równocześnie optymalny – czy cały proces musi być wykonywany jednocześnie? Dzięki wizualizacji w formie mapy łatwiej dojdziemy do wniosku, że proces można (i należy) podzielić na etapy i uruchamiać o różnych porach, zależnie od wykonywanej czynności.