Jak IT może finansować cyfryzację biznesu

Cyfrowa transformacja gospodarki jest faktem. Według firmy badawczej Gartner, 47 proc. CEO ma wyraźne zalecenie od rad nadzorczych, by zwiększyć intensywność inwestowania w technologie, w związku z czym wzrost wydatków na nowe technologie będzie nadal istotnym trendem. Widać to zresztą po skali globalnych wydatków IT. Jak podaje Gartner, w roku 2018 wynosiły one 3,7 bln dol., a w 2019 r. wzrosną do 3,9 bln dol. Odzwierciedla to nie tylko rosnące znaczenie technologii dla rozwoju biznesu, ale także pokazuje rosnące koszty wsparcia i utrzymania zarówno starszych, jak i nowych platform technologicznych.

Innowacje oraz utrzymanie coraz bardziej skomplikowanej infrastruktury informatycznej wymagają odpowiedniego finansowania. Niestety, budżety IT nie wystarczają dziś na opłacenie wszystkich biznesowych inicjatyw cyfrowych. Jak zatem działy IT mają zapewnić sobie środki na realizację projektów technologicznych?

Przede wszystkim powinny optymalizować zarządzanie finansami IT w skali całej organizacji.

Kiedy IT stanowiło mniej niż 3 proc. całości kosztów operacyjnych firmy, identyfikacja wszystkich wydatków była mniej ważna. Teraz, gdy cyfrowe technologie informacyjne są podstawowym fundamentem funkcjonowania przedsiębiorstw, niezbędne staje się zarządzanie wydatkami i przychodami w taki sposób, by wszystkie przychody z technologii zapisać na rachunek IT. Brak właściwego zarządzania sprawia, że mimo iż cyfrowe rozwiązania są opłacane i wdrażane przez działy IT we wszystkich jednostkach biznesowych, to dla IT wciąż pozostają jedynie kosztem, ponieważ korzyści z nowych projektów wykazują inne działy. Jeśli wydatki IT będą rozpatrywane jedynie z punktu widzenia kosztów operacyjnych, bez określenia przychodów, jakie zapewniają biznesowi, zostaną one potraktowane jako straty, co może skutkować odcięciem finansowania.

Identyfikacja cyfrowych źródeł przychodów podstawą zarządzania finansami IT

Podstawowym działaniem w całym procesie zarządzania finansami IT jest zatem określenie źródeł przychodów pochodzących z rozwiązań technologicznych i rozproszonych po całej organizacji oraz wyodrębnienie ich z ogólnej puli przychodów. Jeśli źródła te nie zostaną dokładnie zidentyfikowane, dyrektorzy finansowi przestaną inwestować w przyszłe projekty IT, ponieważ tworzona przez nie wartość nie będzie rozpoznawalna. CFO nie przeznaczy środków na inwestycje w momencie, gdy nie wiadomo, czy tworzą jakąś wartość, a jeśli tak, to niepewne jest, jak tę wartość wymierzyć i uwzględnić w raportach rocznych.

Gartner zaleca (CIOs Must Ensure CFOs Account for the Value of Digital Business, 2018) stosowanie trzech praktyk, dzięki którym budżet na technologie nie będzie rozpatrywany w oderwaniu od wartości, jakich dostarcza organizacji.

1. Zarządzanie kosztami i rozpoznanymi strumieniami cyfrowych przychodów

Niezidentyfikowanie miejsc cyfrowych przychodów może prowadzić do niepożądanych sytuacji, kiedy biznesowe działy przedsiębiorstwa dostarczają lub konsumują usługi IT, które nie zawsze są rozliczane lub wyszczególniane oddzielnie w ramach ich ekosystemów biznesowych i łańcuchów dostaw. Gartner zaleca, aby:

• w jasny sposób przedstawić koszty i dochody cyfrowe, zestawiając je ze sobą w raportach finansowych;
• opisać wydatki technologiczne w sprawozdaniach finansowych jako strumienie wartości, tak by liderzy biznesu i dyrektorzy wyższego szczebla mogli zobaczyć, na co zostały przeznaczone środki;
• ocenić decyzje dotyczące przyszłych wydatków technologicznych pod kątem wpływu, jaki będą miały na biznes, i wynikających z tego tytułu przychodów, a następnie mierzyć ten wpływ.