Czego boją się przedsiębiorcy? Nowoczesne narzędzia w prowadzeniu firmy vs. dotychczasowe rozwiązania

Narzędzia (nie tylko) przeszłości

Firmy, które powstały w latach poprzedzających gwałtowny technologiczny rozwój, miały do dyspozycji inne narzędzia niż te, które dla dzisiejszych spółek są na wyciągnięcie ręki. Ten pozorny truizm przestaje razić, gdy zdamy sobie sprawę, że nawet dziś wiele przedsiębiorstw nie decyduje się na korzystanie z nowoczesnych rozwiązań. Zarówno złożone systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP), jak i proste oprogramowania ułatwiające fakturowanie czy planowanie stanowią mniejszość. Niezmiennie od lat w polskich firmach triumfy święci… arkusz kalkulacyjny.

Nie można z całym przekonaniem stwierdzić, że rozwiązanie to jest reliktem przeszłości i należy bezwzględnie z niego zrezygnować na korzyść nowoczesnych narzędzi. Dzięki swojej uniwersalności arkusz pozwala na wykonanie szerokiego zakresu działań, dzięki czemu jest bardzo dogodnym rozwiązaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw. Ogromną zaletą tego narzędzia jest również fakt, że jest bardzo dobrze znane. Przyzwyczailiśmy się do płacht danych, do formuł i do tego, że doskonale wiemy, gdzie znajdziemy potrzebne nam wartości. Arkusz daje poczucie bezpieczeństwa – ponieważ wszystkie dane możemy odnaleźć w kolumnach, a każdą formułę podejrzeć, pracownik działający z tym narzędziem zwykle bez problemu potrafi wskazać, skąd wziął się dany wskaźnik i co na niego wpływa.

Niestety, wraz z rozwojem rynku oprogramowania biznesowego rozwiązania znane i oswojone stopniowo tracą na konkurencyjności. Praca z arkuszem wiąże się z wieloma problemami: manewrowanie pomiędzy setkami kolumn nie jest intuicyjne i pochłania dużo czasu, podobnie jak uciążliwe wprowadzanie danych czy męczące przygotowywanie zestawień do raportowania. Dochodzi do tego także czynnik ludzki – czyli błędy wynikające ze zmęczenia, nieuwagi czy niewiedzy.

Weźmy teraz pod uwagę fakt, że raporty nie są przygotowywane po to, by ładnie wyglądały i w atrakcyjny wizualnie sposób zamykały kolejne okresy funkcjonowania przedsiębiorstwa. To właśnie wnikliwa analiza danych pozwala na wskazanie mocnych i słabych stron firmy, na tworzenie dobrze uzasadnionych strategii na przyszłość oraz na unikanie przestojów czy zarządzanie ryzykiem. Oznacza to, że raportowanie powinno opierać się na jak najdokładniejszych i najbardziej niezawodnych narzędziach – a także, że tworzenie zestawienia nie powinno zajmować więcej czasu niż jego późniejsza analiza. Niestety – czy nie jest dziś tak, że 90% pracy z raportem to proces jego przygotowania?

Business Intelligence – sukcesor czy pogromca?

Powyższe bolączki nie pozostały niezauważone – dziś na rynku dostępne są rozwiązania, które pozwalają zapomnieć o mozolnym zestawianiu danych i manualnym wprowadzaniu kolejnych formuł. Automatyzacja to słowo klucz w świecie oprogramowania biznesowego. Pozwala uniknąć wykonywania powtarzalnych czynności, co przynosi dwie korzyści – oszczędność czasu oraz zminimalizowanie ryzyka błędu, wynikającego z niedopatrzenia czy braku uwagi. Automatyzacja stanowi ważny element działania Business Intelligence – czyli systemów, narzędzi i modułów ułatwiających zarządzanie firmą.