Moment odliczenia VAT w praktyce

Termin odliczenia VAT według regulacji prawnych

W myśl art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (co zwykle oznacza wykonanie usługi lub dostawę towarów), jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury, który to warunkuje możliwość obniżenia podatku należnego. W ust. 11 określono, że obniżenia podatku należnego można dokonać również w rozliczeniu podatkowym składanym za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Przy czym okresem tym może być miesiąc – dla rozliczeń kwartalnych okres ten jest niezmienny i wynosi dwa okresy rozliczeniowe.

Warto wspomnieć, iż do końca 2020 r. podatnik mógł odliczyć podatek VAT najpóźniej w drugim okresie rozliczeniowym następującym po okresie, w którym nabył prawo do tego odliczenia – czyli innymi słowy, otrzymał fakturę VAT. Od 1 stycznia 2021 r. pakiet Slim VAT wprowadził wydłużenie terminu odliczenia VAT do trzech okresów rozliczeniowych, jednak zmiana odnosi się wyłącznie do rozliczania VAT za okresy miesięczne.

Od powyższej zasady są jednak wyjątki. Najbardziej popularnym przykładem są faktury za media (prąd, woda, ścieki, gaz). Tutaj bowiem termin odliczenia VAT nastąpi w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę lub też w jednym z trzech kolejnych okresów (miesięcy) lub dwóch kolejnych okresów (kwartałów).

Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstaje w momencie wystawienia faktury, stąd samo jej otrzymanie powoduje prawo do odliczenia VAT-u nabywcy.

Kolejnym przykładem na niestandardowe odliczenie podatku VAT są faktury otrzymane od małego podatnika, który dokonuje rozliczeń poprzez metodę kasową. W myśl art. 86 ust. 10e ustawy o VAT termin odliczenia VAT następuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty. Zatem mimo, iż faktura została już wystawiona, obowiązek podatkowy u małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty i w tym dniu nabywca nabywa prawo do odliczenia podatku VAT. Tego typu faktury można rozpoznać w prosty sposób, ponieważ ich wystawcy mają obowiązek zamieszczać na dokumentach sprzedaży adnotację „metoda kasowa”.

Rozróżnienie daty wystawienia od daty otrzymania faktury

Przy rozliczaniu podatku VAT od faktur zakupowych należy zwrócić uwagę w szczególności na datę otrzymania dokumentu. Faktury wystawiane pod koniec miesiąca często wpływają dopiero w miesiącu następnym. Jeśli podatnik za wcześnie rozliczy VAT z nich wynikający, biorąc pod uwagę datę wystawienia, to naraża się na konsekwencje podatkowe przy ewentualnej kontroli. W razie wykrycia przez urząd skarbowy błędnego okresu odliczenia VAT – podatnik zobowiązany będzie do dokonania korekty JPK za dany okres i dopłacenia odsetek. Podatek VAT można bowiem odliczyć nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury. Należy jednak mieć na względzie, aby pomiędzy datą wystawienia a otrzymania dokumentu nie było zbyt dużej rozbieżności (np. data wystawienia – styczeń, a otrzymania – maj). Warto wówczas mieć jakiś dowód, że dokument faktycznie wpłynął do nas z opóźnieniem. Może nim być np. dołączona koperta, na której będzie się znajdować pieczątka z datą nadania. W przypadku braku takiego potwierdzenia – urząd podczas kontroli może zakwestionować odliczenie VAT-u w maju, tj. w miesiącu jej otrzymania, a nakaże skorygowanie JPK w okresie stycznia, gdyż okres, w którym podatnik miał prawo odliczyć fakturę na zasadach ogólnych minął.

Przykład 1

Podatnik dokonał zakupu materiałów w styczniu, dostawa nastąpiła 30 stycznia. Faktura od sprzedawcy za daną transakcję spłynęła do spółki w lutym. Prawo do odliczenia podatku VAT przez podatnika następuje po otrzymaniu faktury w lutym lub maksymalnie w terminie do:

→ maja – jeżeli rozlicza się miesięcznie (prawo do odliczenia powstało w lutym, zgodnie z datą otrzymania faktury oraz w 3 kolejnych okresach, tj. marzec, kwiecień i maj),

→ września – w przypadku rozliczeń kwartalnych (prawo do odliczenia powstało w I kwartale oraz w dwóch kolejnych okresach, czyli II i III kwartał).

Przykład 2

Podatnik zamówił usługę związaną z wykonaniem projektu architektonicznego. Sprzedawca wystawił fakturę w dniu 25 stycznia z datą sprzedaży wyznaczoną na 10 lutego. Nabywca otrzymał fakturę w dniu 30 stycznia.

→ Prawo do odliczenia VAT przez nabywcę powstanie w dniu 10 lutego, gdyż jest to moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy.