Koszty bilansowe a koszty podatkowe - wybrane zagadnienia

W myśl przepisów podatkowych koszty dzieli się na koszty bezpośrednio związane z przychodami oraz na tzw. koszty pośrednie. Zasady potrącalności tych kosztów są różne.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami potrącalne są w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające tym kosztom przychody. Dotyczy to kosztów poniesionych zarówno w bieżącym roku podatkowym, jak i w latach poprzednich, a także kosztów poniesionych po zakończeniu danego roku podatkowego do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego (nie później niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania). Gdy koszty bezpośrednie zostaną poniesione po upływie powyższych terminów, wówczas należy je uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów w roku podatkowym następującym po roku, w którym osiągnięto przychody.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten przypada na koniec marca. Do 31 marca osoby prawne są również zobowiązane do złożenia rocznego zeznania podatkowego za poprzedni rok podatkowy. Natomiast osoby fizyczne składają roczne zeznania podatkowe w terminie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Może się zdarzyć, że na koniec okresu jednostka nie posiada faktury od dostawcy, a wysokość kosztu zakupu usług bądź towarów wykorzystanych w działalności gospodarczej jest znana na podstawie umowy lub innych dokumentów. Wówczas jednostka ta powyższe wydatki zalicza do kosztów jako zobowiązanie z tytułu niefakturowanych dostaw towarów lub usług. W podobny sposób jednostka traktuje również niefakturowane dostawy towarów w sytuacji, gdy ustalenie dokładnej ilości lub ceny dostawy wymaga szacunków.

Organy skarbowe wyraziły pogląd, że jeśli zgodnie z zasadami rachunkowości jednostka ujmuje ponoszone koszty w prowadzonych przez siebie księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów zastępczych, wówczas dla celów podatku dochodowego od osób prawnych zasadne będzie przyjęcie, iż jest to koszt poniesiony w rozumieniu przepisów podatkowych.

Potwierdzeniem słuszności wymienionego stanowiska jest treść art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, z której wynika, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Koszty pośrednio związane z przychodami, tzw. koszty pośrednie, są potrącalne w dacie poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się tu dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku - na podstawie innego dowodu, z wyjątkiem rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Organy podatkowe twierdzą, że za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto dany wydatek w księgach rachunkowych jako koszt.

Można więc stwierdzić, że według zasad podatkowych moment, w którym wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów, uzależniony jest od momentu ujęcia go w księgach zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości, tj. uznania przez jednostkę kosztu przy zachowaniu zasad rachunkowości, takich jak: współmierności przychodów i kosztów, istotności, ostrożności itd. Zatem bez względu na to, czy koszt pośredni powinien być potrącony w miesiącu uznania go za koszt dla celów bilansowych, czy z chwilą ujęcia go w księgach rachunkowych, warunkiem ujęcia kosztu pośredniego w kosztach uzyskania przychodów jest więc jego zaksięgowanie. Z kolei warunkiem zaksięgowania jakiegokolwiek zdarzenia w księgach rachunkowych jest posiadanie dowodu księgowego.