Jak zmierzyć efektywność wdrożenia systemu ERP?
To pytanie, na które powinien sobie odpowiedzieć każdy przedsiębiorca, który myśli nad zakupem nowego systemu ERP. Problem polega na tym, że nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi. Pomiar efektywności wdrożenia to skomplikowana procedura, na którą składa się wiele czynników, innych dla każdej organizacji. Niektórzy dostawcy systemów oferują taką kalkulację w formie rozbudowanych i sprofilowanych kalkulatorów ROI (ang. return on investment). Zanim jednak przedsiębiorca zabierze się do wyliczania zwrotu z inwestycji, musi przeanalizować jakie wskaźniki są dla niego istotne i przede wszystkim – wybrać odpowiedni dla siebie system.
Dobór odpowiednich KPI
Zakup oprogramowania ERP to nic innego jak inwestycja, która na początku powinna zostać dobrze zaplanowana. W tym celu wybiera się tzw. wskaźniki KPI (ang. Key Performance Indicators) czyli kluczowe wyznaczniki efektywności. Każda firma, przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy, powinna przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb i na jej podstawie dobrać odpowiedni zestaw KPI. Wybór odpowiednich wskaźników efektywności zależy od kilku kluczowych aspektów, takich jak:
- Wielkość firmy
- Branża w jakiej działa przedsiębiorstwo
- Strategia biznesowa firmy na najbliższe lata
- Kluczowe problemy z jakimi zmaga się firma
- Poziom zaawansowania technologicznego
Analiza kosztów wdrożenia
To kolejny ważny etap, który wymaga przeanalizowania i porównania ofert co najmniej kilku dostawców. Koszt samego wdrożenia systemu, to tylko jedna z wielu składowych pełnej wyceny. Składając zapytanie ofertowe, przedsiębiorca powinien więc zadać kilka dodatkowych pytań, takich jak:
- Ile wynoszą opłaty za bieżącą obsługę systemu po wdrożeniu?
- Jaki jest średni koszt aktualizacji oprogramowania do najnowszej wersji?
- Czy system posiada zestaw dodatkowo płatnych funkcjonalności?
- Czy za dostosowywanie oprogramowania do najnowszych wymogów prawnych trzeba dodatkowo płacić?
- Czy pojawią się dodatkowe koszty związane z obsługą klienta?
- Czy dostawca jest wiarygodny i posiada doświadczenie, które pozwoli mu utrzymać się na rynku nawet w dobie ewentualnego kryzysu?
Odpowiedzi dostawców na powyższe pytania pomogą oszacować koszty związane z nowym systemem, które firma miałaby ponosić przez najbliższe lata (często chodzi nawet o 10 lat, ponieważ tak kształtuje się średni cykl zmiany systemów ERP). Taka kalkulacja to dobry punkt wyjścia do przeprowadzenia kolejnej analizy, czyli zwrotu z inwestycji.
Jak obliczyć zwrot z inwestycji w system ERP?
Kiedy już firma dobierze odpowiednie wskaźniki KPI i wie, ile będzie ją kosztowało wdrożenie wybranego systemu, może przejść do analizy korzyści. Efektowność wdrożenia systemu ERP można zmierzyć samemu lub przy pomocy narzędzi, które oferuje dostawca. Najbardziej dokładnym i skutecznym sposobem jest pomiar KPI prowadzony przez obydwie strony: klienta i producenta oprogramowania (lub partnera wdrożeniowego). Taka kalkulacja pozwala najszybciej zdefiniować oczekiwane cele przy pomocy danych liczbowych.
Dostawcy systemów ERP oferują kompleksowe wsparcie w tym zakresie, tworząc dla swoich klientów kalkulatory ROI, dopasowane do wybranych wskaźników KPI. Aby zobaczyć jak działa taka kalkulacja, najlepiej posłużyć się konkretnym przykładem. Poniżej przedstawiamy wyliczenia z kalkulatora ROI, stworzonego dla firmy z branży finansowej, przez Unit4 Polska – dostawcę oprogramowania dla biznesu marki TETA. Dane procentowe są estymowane na podstawie raportów Technology Evaluation Centers oraz wewnętrznych badań, przeprowadzonych na klientach dostawcy.
50 – liczba użytkowników obsługujących system
|
OBSZAR USPRAWNIENIA |
|
MIESIĘCZNIE |
ROCZNIE |
|
|
WZROST WYDAJNOŚCI |
Jaka jest średnia miesięczna pensja użytkownika obsługującego proces? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
|
|
O ile % pracownicy będą bardziej produktywni? (norma 10-15% *) |
10% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c) / (roku) |
25 000 zł |
300 000 zł |
||
|
DOSTĘPNOŚĆ DANYCH |
Ile miesięcznie czasu poświęcone jest na tworzenie zestawień przez 1 użytkownika? (h) |
20 |
240 |
|
|
Jaka jest średnia miesięczna / roczna pensja wszystkich pracowników obsługująca proces? |
250 000 zł |
3 000 000 zł |
||
|
O ile % szybciej dane będą gotowe w formie wymaganych zestawień? (norma 40-80%*) |
40% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
KOSZTY ADMINISTRACYJNE |
Ile osób pracuje w IT? |
3 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika IT? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
3 000 zł |
36 000 zł |
||
|
KOSZTY MAGAZYNU |
Jaki jest poziom zapasów w bilansie? |
1 500 000 zł |
1 500 000 zł |
|
|
O ile % można zredukować koszty utrzymania magazynu (norma 10-30%*)? |
10% |
|||
|
Zysk w PLN (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
ŁAŃCUCH DOSTAW |
Jakie są koszty wsparcia łańcucha dostaw? |
30 000 |
360 000 |
|
|
O ile % można zredukować koszty wsparcia łańcucha dostaw (norma 20-30%*)? |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
6 000 zł |
72 000 zł |
||
|
KOSZTY SPRZEDAŻY |
Ile osób pracuje w dziale sprzedaży / dział magazynów? |
10 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika sprzedaży? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
10 000 zł |
120 000 zł |
||
|
KOSZTY DRUKU |
Ile wystawianych jest faktur sprzedaży i zamówień zakupu w m-cu? |
500 |
6 000 |
|
|
Jaki jest średni koszt wydruku? (sprzęt, tonery, papier) ORYGINAŁ/KOPIA |
0,2 zł |
|||
|
O ile % można zredukować drukowanie faktur i zamówień? (norma 40-70%*) |
40% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
40 zł |
480 zł |
||
|
KOSZTY FINANSOWO KSIĘGOWE |
Ile osób pracuje w dziale finansowo-księgowym? |
10 |
||
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika działu FK? (PLN) |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % można zredukować lub przesunąć do innych obowiązków pracownika? (norma 20-30%*) |
20% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
10 000 zł |
120 000 zł |
||
|
SPRAWOZDANIA FINANSOWO KSIĘGOWE |
Ile miesięcznie czasu poświęcone jest na tworzenie sprawozdań finansowych? (h) |
120 |
1 440 |
|
|
Jaka jest średnia miesięczna pensja pracownika obsługującego ten proces? |
5 000 zł |
60 000 zł |
||
|
O ile % szybciej dane będą gotowe w formie wymaganych zestawień? (norma 50-80%*) |
50% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
1 875 zł |
22 500 zł |
||
|
NALEŻNOŚCI |
Jaki jest poziom należności (w bilansie) |
1 000 000 zł |
1 000 000 zł |
|
|
O ile % ulegnie skróceniu termin spłaty należności ? (norma 15-30%*) |
15% |
|||
|
Zysk w PLN (m-c)/ (roku) |
12 500 zł |
150 000 zł |
||
|
RAZEM |
93 455 zł |
1 121 460 zł |
||
Jak wynika z powyższej tabeli, oszczędności roczne wynikające z wdrożenia systemu ERP mogą wynieść ponad milion złotych. Wynika to z faktu, że dzięki nowym technologiom redukowane są ilości zapasów oraz nakład pracy potrzebny do zrealizowania danego zadania, a także usprawniane są takie procesy jak zaopatrzenie, obsługa klienta, sprzedaż oraz kontrola księgowa. Każdy przedsiębiorca, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu powinien przygotować podobną kalkulację razem ze swoim dostawcą. Analizując takie opracowanie można się przekonać, że na zwrot z tak dużej inwestycji, nie trzeba długo czekać. Zgromadzone liczby mogą być argumentem dla osób decyzyjnych/akcjonariuszy firmy i świadczyć o rozwoju i usprawnianiu przez digitalizację funkcjonowania firmy.
