Jak zaprojektować system alokacji kosztów, który będzie dostarczał wartość dodaną do systemu informacji zarządczej?

Typy kosztów

Podstawową zasadą przy projektowaniu systemu alokacji kosztów jest, by koszty były alokowane we właściwy sposób, gdyż tylko wtedy organizacja jest w stanie prześledzić konkretne obiekty kosztów, które przynoszą zyski lub straty. Jeśli koszty są alokowane do niewłaściwych obiektów kosztów, organizacja może przypisywać zasoby do obiektów kosztów, które nie przynoszą oczekiwanych zysków. Istnieje kilka rodzajów kosztów, które organizacja musi zdefiniować przed przypisaniem kosztów do określonych obiektów kosztów. Obejmują one:

1. Koszty bezpośrednie

Koszty, które można przypisać do konkretnego produktu lub usługi i nie muszą być przypisane do konkretnego przedmiotu kosztów. Dzieje się tak dlatego, że organizacja wie, jakie wydatki trafiają do poszczególnych działów, które generują zyski, oraz jakie koszty są ponoszone przy wytwarzaniu określonych produktów lub usług. Przykładami kosztów bezpośrednich mogą być towary handlowe, koszty obcych usług, materiały wykorzystywane do produkcji, wynagrodzenie bezpośrednie pracowników produkcyjnych, bez których organizacja nie byłaby w stanie wprowadzić na rynek danego towaru. Na tej liście mogą się znaleźć także wszelkiego rodzaju usługi podwykonawców, nawet działalności niezwiązanych z branżą, koszt materiałów pomocniczych niezbędnych przy produkcji, a nawet maszyn lub urządzeń, z których korzystamy na co dzień.

2. Koszty pośrednie

Koszty, które nie są bezpośrednio związane z konkretnym obiektem kosztów, takim jak funkcja, produkt lub dział. Są one potrzebne do zapewnienia właściwego funkcjonowania organizacji. Koszty są najpierw identyfikowane, łączone, a następnie alokowane do określonych obiektów kosztów w organizacji. Koszt pośredni to według przyjętej praktyki taki, który dotyczy wydatków związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem, ale nie ma bezpośredniego wpływu na uzyskiwanie przez niego przychodu. Na tej płaszczyźnie możemy więc wymienić m.in.: leasing samochodowy, czynsz za biuro oraz opłaty za media, wszelkiego rodzaju najmy, dzierżawy, wynagrodzenia, obsługę biura rachunkowego, koszty szkoleń, ubezpieczeń, wyposażenia siedziby firmy, reklamy oraz promocji, paliwa, branżowych czasopism itp. Widzimy więc, że są to wydatki, jakie jako przedsiębiorcy i tak musimy ponieść, ale bardzo często bez nich również bylibyśmy w stanie prowadzić przedsiębiorstwo. Wielu ekspertów traktuje koszt pośredni jako swego rodzaju udogodnienie, a nie warunek konieczny przy zajmowaniu się tzw. core biznesem.

Koszty pośrednie można podzielić na koszty stałe i zmienne. Pierwsze to koszty stałe dla konkretnego produktu lub działu. Przykładem jest tutaj wynagrodzenie opiekuna projektu przypisanego do konkretnego działu. Drugą kategorią kosztów pośrednich są koszty zmienne, które zmieniają się wraz z poziomem produkcji i rosną lub maleją wraz ze zmianami poziomu produkcji.

Różnica między kosztami bezpośrednimi a pośrednimi polega na ich charakterze oraz na tym, czy wywierają bezpośredni wpływ na powstanie przychodu. Jeśli natomiast chodzi o części wspólne, jedną z kluczowych jest to, że niezależnie od tego, do jakiego konkretnie rodzaju przyporządkujemy dany koszt, będzie on mógł zostać wykorzystany przy optymalizacji podatkowej. Dla samego przedsiębiorcy i jego portfela nie ma więc różnicy, czy koszt jest pośredni czy bezpośredni.

3. Koszty ogólne

To koszty pośrednie, które nie są częścią kosztów produkcji. Nie są też związane z kosztami pracy lub materiałów, które są ponoszone przy produkcji towarów lub usług. Wspomagają procesy produkcji lub sprzedaży towarów albo usług. Obciążają rachunek wydatków i muszą być stale płacone bez względu na to, czy organizacja sprzedaje towary, czy nie.

Niektóre typowe przykłady kosztów ogólnych to wydatki na wynajem, media, ubezpieczenie, opłaty pocztowe i drukowanie, wydatki administracyjne i prawne oraz koszty badań i rozwoju, o których wspomniano już w punkcie 2.