Formatka budżetowa w praktyce. Elastyczne budżetowanie dopasowane do potrzeb użytkownika i grup odbiorców

Formatka budżetowa, czyli ekran, przez który można wprowadzać plany, budżety i prognozy jest dla większości użytkowników procesu budżetowego miejscem, w którym mają wgląd w cały system, w którym pracują. Niezmiernie istotne jest, żeby narzędzie było dobrze przemyślane, gwarantując im możliwość wygodnej i ciekawej pracy.

Skąd przyszliśmy, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy?

Z założenia formatka budżetowa jest miejscem, w którym użytkownicy wprowadzają dane dotyczące przyszłości. Ponieważ chcemy, żeby planowanie było elementem controllingu, dobrze, żeby wprowadzane dane były porównywalne z celami (założeniami budżetowymi, planem strategicznym czy celem budżetowym przewidzianym na kolejny okres) oraz danymi historycznymi. Punktem odniesienia mogą być dane z poprzednich zamkniętych okresów, które mogą stanowić cenną wskazówkę na przyszłość. Ponieważ planowanie często odbywa się w okresie, który jeszcze się nie zamknął, warto uzupełnić historię o bieżącą prognozę, podpowiadającą jak może się kształtować aktualny rok. Zatem tworząc formatkę trzeba dążyć, aby pokazać użytkownikom dokąd zmierzamy, skąd przyszliśmy i gdzie jesteśmy w chwili obecnej: wskazując użytkownikom cel, do którego dążymy, dane historyczne oraz określając miejsce, w którym obecnie się znajdujemy (wyrażone prognozą). Zestaw ten wydaje się być optymalny z punktu widzenia użytkowników i jakości całego procesu budżetowego.

Referencje to nie wszystko

Oprócz odniesienia do referencji, szczególnego znaczenia nabiera możliwość sprawnego, wygodnego wprowadzania danych do systemu. Najczęściej systemem, który zastępujemy scentralizowanym systemem controllingowym jest Excel – to z Excelem użytkownicy będą porównywać poszczególne funkcjonalności z punktu widzenia ich wygody. Warto zatem, żeby system sprawnie, elastycznie i skutecznie wspomagał ich w całym procesie wprowadzania danych. Elastycznie zarządzana perspektywa czasu liczy się szczególnie – planując przyszłość użytkownicy mogą w każdej chwili odnieść się do historii. Nie w każdej perspektywie działanie takie jest zasadne, ale dane z przeszłości, pod warunkiem, że są rozsądnie zarządzane i nie są nadużywane kosztem bieżących, stanowią bardzo cenny drogowskaz przy budżetowaniu.