Ewidencja zdarzeń, które nastąpiły na przełomie roku wg uor i KSR 7 - przykład

Zamknięcie ksiąg rachunkowych i zdarzenia na przełomie roku

Zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1089 z późn. zm., dalej: uor) jednostka ma obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w myśl art. 24 uor, czyli:

1. rzetelnie – dokonane w nich zapisy mają odzwierciedlać stan rzeczywisty;
2. bezbłędnie – wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do ujęcia dowody księgowe, dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w danym okresie sprawozdawczym, a także zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
3. sprawdzalnie – umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów oraz ustalonych sald i stanów;
4. bieżąco – umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych.

Co do zasady księgi rachunkowe z reguły zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia, i jest to tak zwane wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Na podstawie tych danych jednostka sporządza roczne sprawozdanie finansowe. Wobec tego koszty dotyczące danego roku mogą napływać przez trzy miesiące od zakończenia roku bilansowego. Finalne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, co wynika z literalnego brzmienia art. 12 ust. 4 uor. Wówczas mamy pewność, że wszystkie operacje gospodarcze, które wystąpiły w roku, w którym sporządzamy sprawozdanie finansowe, zostały zaewidencjonowane w systemie księgowym. Dane zawarte w księgach rachunkowych powinny cechować się kompletnością, a zatem zawierać wszystkie przychody i koszty z nimi związane dotyczące danego roku, wobec czego tak ważne jest prawidłowe ich ujęcie na przełomie roku.

Przy ewidencji przychodów i kosztów należy kierować się jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości, czyli zasadą memoriału oraz powiązaną z nią zasadą współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Ustawa o rachunkowości w art. 6 ust. 1 dość jasno definiuje zasadę memoriału, która dotyczy momentu ujęcia przychodów i kosztów w księgach rachunkowych, a w konsekwencji ujęcia ich w sprawozdaniu finansowym roku, którego dotyczą.

W myśl powyższej zasady rachunkowości, zdarzenia gospodarcze należy ująć w księgach rachunkowych pod datą rzeczywistego jego zaistnienia. Wymagane jest zatem ujęcie w księgach rachunkowych, a następnie w sprawozdaniu finansowym wszystkich uzyskanych w danym okresie przez jednostkę przychodów, jak również obciążających je kosztów, które związane są z przychodami, nawet w sytuacji, gdy nie zostały opłacone lub nie stanowią jeszcze zobowiązania. Zasady te mają zastosowanie do okresu sprawozdawczego, ale zazwyczaj stosuje się je również do okresów miesięcznych. Najczęściej spotykane zdarzenia na przełomie roku to:

• otrzymane lub wystawione na początku następnego roku obrotowego faktury dokumentujące dostawę towarów lub wykonane na rzecz jednostki usługi w poprzednim roku obrotowym;
• dostawy niefakturowane, czyli przyjęte dostawy i wykonane usługi, w odniesieniu do których jednostka nie posiada jeszcze faktur;
• dostawy w drodze, czyli już zafakturowane, ale jeszcze nieprzyjęte lub nieodebrane na dzień bilansowy dostawy;
• wynagrodzenia wraz ze składkami ZUS, dotyczące roku obrotowego, w którym praca ta była świadczona, natomiast wypłacona w następnym roku obrotowym.