Controlling kluczem do sprawnego zarządzania zmianą w firmie – czy to możliwe?
Dzisiaj zmiana w naszym życiu prywatnym i zawodowym jest czymś tak naturalnym i powszechnym, że konieczne stało się antycypowanie zmian, zrozumienie ich i wyciąganie wniosków na przyszłość. Innymi słowy: uczymy się, jak zarządzać zmianą, co w przyszłości ma ułatwić przejście przez kolejne zmiany.
Zmiany nie omijają i nie będą omijać przedsiębiorstw, a można wręcz postawić tezę, że zmiany w biznesie będą coraz częstsze i będą obejmowały szerszy zakres. Otoczenie rynkowe, zmiany zachowań konsumentów czy umacniająca się konkurencja wymuszają stałą transformację przedsiębiorstwa. Kierunki tych zmian stają się z czasem coraz bardziej nieoczekiwane, a ich tempo wzrasta. Przedsiębiorstwa muszą zarządzać zmianą, by móc właściwie odpowiedzieć na te zjawiska.
Proces zarządzania zmianą w przedsiębiorstwie podzielić można na kilka etapów:
- Rozpoznanie i zdefiniowanie okoliczności zmiany, które mogą mieć charakter wewnętrzny, jak i zewnętrzny;
- Zdefiniowanie z góry celu i ram przekształceń;
- Zaplanowanie procesu, w tym precyzyjne wskazanie uczestników zmian i obszaru działań z uwzględnieniem czynników warunkujących skuteczność zmiany;
- Wdrożenie zmian z wykorzystaniem wszystkich powyższych czynników;
- Zadbanie o trwałość efektów;
- Spisanie praktyk i poprawa procesu zarządzania zmianą.
W dzisiejszych czasach zarządzanie zmianą oraz sprawne wprowadzanie nowych, lepszych rozwiązań stało się warunkiem sine qua non istnienia firmy na rynku. Jednak, z uwagi na to, że jest to proces niezwykle trudny, złożony, bo dotyczący różnych obszarów przedsiębiorstwa – wymaga szczególnych kompetencji i umiejętności.
Warto zacząć od strategii
Jeżeli przedsiębiorstwo ma transparentną, klarowną i dobrze komunikowaną strategię, to mamy w organizacji nadany kierunek i optykę do dalszych działań. Idealnie, gdy w strategii wyraźnie komunikujemy, że organizacja jest nastawiona na zmiany i aktywnie do nich zachęca. Strategia powinna przekładać się na konkretne cele i zadania w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa, tak aby każdy zespół wiedział, że jego wkład pracy służy realizacji celów spółki.
Cele wynikające ze strategii najczęściej są opisane w wymiarze produktowym, finansowym, jak i czasowym – co składa się na wielowymiarowość zmiany. Takie podejście pozwala na monitorowanie, koordynowanie i wprowadzanie zmian. Jednakże wszystkie te czynności wymagają od organizacji umiejętnego, systemowego i wszechstronnego podejścia, tak aby zespół zarządzający zmianą nie stracił orientacji.
Strategia i co dalej?
Jeżeli mamy w organizacji zdefiniowaną strategię i wyznaczone cele, to musimy zadbać, aby każdy cel miał właściciela, który za niego odpowiada. Oczywiście każdy cel musi zostać odpowiednio zdefiniowany: jaki produkt powstanie, jaki będzie koszt, harmonogram prac, zaangażowanie zasobów przedsiębiorstwa czy kto będzie beneficjentem. Tak opisane cele wymagają połączenia w jednym miejscu, które pozwoli na oszacowanie wartości kosztów dla wszystkich inicjatyw, estymację korzyści, predykcje odnośnie do wykorzystania własnych zasobów spółki – co powinno być ujęte w planie finansowym spółki. Uwzględnienie efektów realizowanych celów w planach finansowych pozwoli na:
- Zweryfikowanie, czy organizację stać na wdrażanie zmian;
- Zweryfikowanie, czy wdrażane zmiany przyniosą korzyści finansowe, np. optymalizację kosztów, zwiększenie przychodów;
- Zweryfikowanie źródeł finansowania dla dokonywanych zmian;
- Transparentne monitorowanie poziomu postępów prac i ich efektów.
Funkcje controllingu w procesie zarządzania firmą
Wsparciem przy wdrażaniu zmian w organizacji może służyć controlling, gdyż z założenia jest zorientowany na wynik, dzięki procesowaniu planowania, monitorowania i cyklicznemu pozyskiwaniu szeregu danych dotyczących bieżącego funkcjonowania firmy. Controlling jest swego rodzaju płaszczyzną/platformą styku pomiędzy obszarami zarządzania przedsiębiorstwem oraz kontroli nad nim. Jest to obszar o kilku bardzo istotnych funkcjach.
Po pierwsze: aktualne dane na wyciągnięcie ręki
Filozofia controllingu zakłada ciągły proces pozyskiwania danych dotyczących wszelkich obszarów funkcjonowania firmy. Danych finansowych, księgowych, magazynowych, handlowych, płatniczych i sprzedażowych. Ciągłe monitorowanie bieżącego funkcjonowania i stopnia realizacji celów umożliwia z kolei szybkie reagowanie menedżerów na wdrażane zmiany w organizacji. Ponadto dane mogą być odpowiednio agregowane i prezentowane w odpowiedzi na różne potrzeby zarządcze.
Po drugie: planowanie
Controlling w procesie zarządzania zmianą w firmie znacząco ułatwia prognozowanie i planowanie, i to zarówno operacyjne, jak i strategiczne. To połączenie dwóch powyższych wymiarów ma znaczenie dla najwyższej kadry, która jest zainteresowana tym, w jaki sposób wdrażane zmiany przetransformują organizację i jakich wyników można się spodziewać. Planowanie umożliwia utrzymywanie wyników ekonomicznych przedsiębiorstwa na wymaganym poziomie. Pozwala na utrzymanie w ryzach kosztów, a co za tym idzie rentowności firmy. Z kolei planowanie strategiczne jest możliwe dzięki efektywnej gospodarce zasobami firmy, co w perspektywie długoterminowej tworzy stabilną platformę do rozwoju i ekspansji.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
