Zarządzanie złożonością: e-dokumenty w firmach rozproszonych lub wielospółkowych
W nadchodzących kwartałach sposób prowadzenia biznesu zapewne się zmieni, a zapanowanie nad złożonością organizacji nabierze nowego znaczenia. Nowoczesna platforma do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi to jedyny sposób, by wielooddziałowa firma mogła funkcjonować jak jeden organizm.
Trwające od kilku lat spowolnienie gospodarcze oraz kryzys wywołany pandemią tym bardziej uświadomił firmom, że wygra ten, kto umie się dostosować. W „nowej normalności” procesy w skomplikowanych, rozproszonych organizmach prawno-administracyjnych tym bardziej czeka konieczność dostosowania się do coraz bardziej zdigitalizowanego świata.
Najwyższy stopień skomplikowania
Aby osiągnąć sukces, biznes musi w miarę modyfikować nie tylko swoje struktury, ale również procesy, zgodnie z formułą structure follows strategy („struktura podąża za strategią”). Jednym z filarów działania na szeroką skalę jest właściwa koordynacja, czyli zapanowanie nad złożonością organizacji.
Śledzenie informacji dotyczących efektywności każdej ze spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej oraz kwestie kadrowe na szczeblu zarządczym nie wyczerpują listy zadań wymagających koordynacji, często w różnych strefach czasowych i językach. W spółkach, które otwierają oddziały za granicą, kluczowe jest również zarządzanie zgodnością z lokalnymi, nieraz bardziej złożonymi zapisami prawa. Oprócz tego istnieje ciągła potrzeba bycia na bieżąco z aktualizacjami i nowymi statutami. Niezastosowanie się do przepisów może prowadzić do znacznych kar finansowych i utraty wartości firmy.
Z badania przeprowadzonego w 2013 r. przez Deloitte na 53 międzynarodowych firmach przemysłowych wynika, że jednym z większych wyzwań tak dużych organizacji jest stopień skomplikowania procesów decyzyjnych. 73% ankietowanych firm wskazało, że spółki zależne na ogół mają oddzielne rady dyrektorów, a 84% – że spółki matki mają określone poziomy akceptacji działania lub wydatkowania w spółce zależnej. Z kolei 68% ankietowanych wskazało, że rady nadzorcze spółki matki poświęcają dużo czasu na nadzór nad działalnością i analizę ryzyka spółek zależnych.
Czy da się zarządzać dużą firmą bez nowoczesnego, scentralizowanego i dedykowanego systemu zarządzania procesami biznesowymi? Do dziś nawet międzynarodowe korporacje wykorzystują mozaikę rozwiązań, która nie zapewnia konsekwentnego podejścia do zarządzania i zgodności z przepisami w różnych krajach. Jednak w przypadku odrębnych systemów brak spójności może być przyczyną kosztownych błędów, a zapewnienie zgodności będzie wymagać podwójnych lub nawet potrójnych nakładów.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 78% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
