Wybór docelowego przebiegu procesu poprzez antycypacyjny controlling procesowy

Controlling procesu wymaga pomiaru wielkości z nim związanych. Standardowo pomiarowi poddawane są parametry liczbowe realnych przebiegów procesów biznesowych w organizacji. Działając na zasadzie sprzężenia zwrotnego, staramy się usprawniać przebieg procesu, dążąc do optymalizacji jego kluczowych miar wynikowych. Z pomiarem i opartą na jego wynikach optymalizacją nie zawsze trzeba jednak czekać aż do momentu wdrożenia danego przebiegu procesu w organizacji. W wielu przypadkach możliwe są działania antycypacyjne podejmowane już w fazie projektowania nowego docelowego wariantu procesu. Polegają one na testowaniu i porównywaniu różnych możliwych przebiegów procesu w oparciu o jego model. Zamiast działać bezpośrednio na „żywym organizmie” wiele cennych informacji możemy pozyskać, działając na modelu. Na podstawie uzyskiwanych danych wyjściowych modelu wybierany jest docelowy wariant przebiegu procesu przeznaczony do wdrożenia.

W dalszej części artykułu przedstawione zostaną przykładowe możliwości wykorzystania antycypacyjnego controllingu procesowego w celu wyboru docelowego przebiegu procesu.

Automatyzacja wyszukiwania okresów dostępności urządzeń w systemie rezerwacji

Jedną z najbardziej popularnych metod udoskonalania procesów biznesowych jest ich automatyzacja. Poniższy prosty przykład przedstawia możliwe podejście do kwantyfikacji korzyści związanych z tego rodzaju usprawnieniami.

Firma budowlana posiada pewną liczbę urządzeń pomiarowych przechowywanych w jej siedzibie. Co pewien czas na danej budowie pojawia się zapotrzebowanie, aby z nich skorzystać. W takiej sytuacji członek zespołu pracującego na tej budowie musi w pierwszej kolejności zarezerwować potrzebne urządzenia na wskazany okres.. Służy do tego specjalny arkusz kalkulacyjny zlokalizowany na dysku sieciowym. W tym pliku każdemu urządzeniu posiadanemu przez firmę przypisana jest tabela, w której pracownicy zaznaczają okresy, na które dokonują rezerwacji.

Korzystający z aktualnego rozwiązania najczęściej skarżą się na czasochłonność poszukiwań okresu dostępnego dla rezerwacji. Na stosunkowo długi czas tej czynności składają się dwie główne przyczyny. Pierwsza z nich związana jest z faktem, iż zapotrzebowanie występuje na dany typ urządzenia, a nie na jego konkretny egzemplarz. Tym samym, w praktyce, przed dokonaniem rezerwacji na najbardziej dogodny okres często trzeba przejrzeć wiele tabel dotyczących różnych egzemplarzy tego samego urządzenia. Druga przyczyna wynika z kolejnej specyficznej cechy zapotrzebowania na urządzenia pomiarowe na budowie: gdy się pojawia, często dotyczy nie tylko urządzenia pojedynczego typu, lecz „pakietu”, czyli kilku urządzeń różnych typu, które łącznie pozwalają przeprowadzić określone czynności pomiarowe. Dążąc do zarezerwowania całego „pakietu” urządzeń na pojedynczy okres, pracownik zmuszony jest dokonać przeglądu tabel dotyczących nie tylko jednego typu urządzenia, lecz wielu.

Na rynku dostępne jest oprogramowanie, które rozwiązałoby obydwa problemy. Po jego wdrożeniu użytkownik wpisywałby typy potrzebnych mu urządzeń oraz przedział czasowy, w którym powinien się zawierać okres rezerwacji. System automatycznie generowałby podpowiedzi dostępnych terminów. Oprogramowanie to dostępne jest w modelu SaaS, a koszt jego użytkowania wynosi 2 tys. zł rocznie (SaaS_rok).

Powstaje pytanie: czy warto zautomatyzować aktualne rozwiązanie, ponosząc koszt oprogramowania? Kwantyfikacja korzyści z rozważanej automatyzacji stanowić będzie ważną przesłankę do podjęcia decyzji.

Przedstawiamy dane wejściowe do modelu kalkulacji korzyści w postaci odpowiednich wielkości wraz z odpowiadającymi im wartościami.

Aktualny średni czas dokonania pojedynczej rezerwacji (t_aktualny) = 15 minut

Oczekiwany po automatyzacji średni czas dokonania pojedynczej rezerwacji (t_oczekiwany) = 5 minut

Średnia liczba rezerwacji w roku (R_rok) = 240

Średni koszt roboczominuty pracownika dokonującego rezerwacji (t_koszt) = 1,00 zł

Formuła obliczeniowa rocznych korzyści wynikających z wdrożenia systemu przyjmuje zatem postać:

KORZYŚCI_rok = {[(t_aktualny - t_oczekiwany) × R_rok] × t_koszt } - SaaS_rok

Różnica w nawiasie okrągłym wyraża oszczędność czasu na pojedynczej rezerwacji, a iloczyn w nawiasie kwadratowym – redukcję roboczominut w ujęciu rocznym. Przemnożenie przez koszt roboczominuty skutkuje uzyskaniem w nawiasie klamrowym oszczędności wyrażonych w mierniku pieniężnym. Ostatecznie, od oczekiwanych korzyści musimy odjąć koszty konieczne do ich uzyskania, czyli abonament za korzystanie z oprogramowania w modelu SaaS.

Po podstawieniu wartości liczbowych z naszego przykładu otrzymujemy szacunek dodatnich rocznych korzyści na poziomie 400 zł.

Kolejność testów w postępowaniu rekrutacyjnym

Jednym z popularnych podejść do optymalizacji procesów biznesowych jest zmiana kolejności wykonywanych w ich ramach czynności. Przedstawiony przykład prezentuje wyznaczanie optymalnej kolejności czynności w procesie na podstawie danych liczbowych z modelu.

Organizacja przeprowadza postępowanie rekrutacyjne. Oczekujemy, że przystąpi do niego około 1000 kandydatów. Etap zasadniczej selekcji kandydatów przeprowadzany jest w oparciu o trzy rodzaje testów: teoretyczny, sprawnościowy i medyczny. Przejście kandydata z sukcesem przez cały etap wymaga zaliczenia każdego z nich. Oznacza to, iż niezaliczenie któregokolwiek rodzaju testu eliminuje kandydata z uczestnictwa w dalszym postępowaniu rekrutacyjnym. Każdy rodzaj testu charakteryzuje się odmiennym kosztem jego przeprowadzenia na osobę oraz różnym prawdopodobieństwem, że kandydat zaliczy go z sukcesem (tabela 1).