Proces zakupów – ryzyka i kontrola wewnętrzna
Każda działalność gospodarcza jest narażona na różnego rodzaju zagrożenia, czyli ryzyka, pochodzące z wewnątrz i zewnątrz organizacji. Organizacje powinny mieć świadomość zagrożeń w postaci najbardziej istotnych ryzyk towarzyszących ich działalności i wprowadzić odpowiednie procedury pozwalające na efektywne i systematyczne działania umożliwiające zarządzanie zidentyfikowanymi ryzykami.
Zarządzanie ryzykiem obejmuje procesy zmierzające do ograniczania lub zneutralizowania wpływu wahań czynników ryzyka na elementy prowadzonej działalności biznesowej. Na system zarządzania ryzykiem składają się następujące komponenty:
- zdefiniowanie celów i zadań w obszarze zarządzania ryzykiem,
- określenie ryzyk gospodarczych dotyczących danej organizacji,
- wypracowanie strategii zarządzania ryzykiem,
- projektowanie i wdrażanie mechanizmów kontroli ryzyka,
- monitorowanie efektywności stosowanych procedur kontroli ryzyka,
- usprawnianie mechanizmów zarządzania ryzykiem.
W każdej firmie występują procesy: sprzedażowe, zakupowe (zakupy operacyjne i inwestycyjne, czyli środki trwałe), zarządzanie zasobami ludzkimi, naliczanie wynagrodzeń, sprawozdawczość finansowa itp. Zadaniem procesów jest wsparcie organizacji w realizacji jej celów biznesowych.
Każdy proces należy opisać, żeby mieć pewność, że jest realizowany w jednolity sposób, jak również identyfikować elementy procesu wymagające usprawnienia. Opis procesu pozwala odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jaki jest cel danego procesu oraz pożądany rezultat;
- Gdzie proces się zaczyna i w którym momencie kończy;
- Jakie działania są w ramach niego realizowane i w jakiej kolejności występują;
- Jakie zasoby (sprzęt, materiały, zasoby ludzkie) są potrzebne do realizacji procesu;
- Które działania mogą trwać równolegle, a które mogą wystąpić tylko pod warunkiem zakończenia innego działania;
- Ile czasu zajmuje dane działanie w ramach procesu;
- Jakie są ograniczenia realizacji procesu, tzw. wąskie gardła;
- Jakie dokumenty, dane, inne „produkty” są efektem każdego z działań;
- Jakie są miary osiągnięcia zakładanych celów.
Kontrola wewnętrzna to nic innego, jak celowe działania podejmowane w firmie i ukierunkowane na poprawę zarządzania ryzykiem i zwiększenie prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i zadań firmy. Zadaniem tego systemu jest realizacja celów organizacji oraz zapewnienie bieżącego oraz skutecznego funkcjonowania. Słabe lub nieefektywne kontrole wewnętrzne zawsze prowadzą do wystąpienia niepożądanych zjawisk, nadużyć i tym samym narażają jednostkę na straty. Mechanizmy kontroli służą zatem zapobieganiu, wykrywaniu i naprawianiu nieprawidłowości po rozsądnych kosztach. Koszty wdrożenia kontroli wewnętrznych nie mogą jednak przewyższać korzyści z ich funkcjonowania.
Podstawowe fazy procesu zakupowego
Jednym z bardziej newralgicznych procesów w każdej firmie są procesy zakupowe, gdyż wiążą się z wydatkowaniem firmowych środków pieniężnych. W procesie dokonywania zakupów można wyróżnić cztery zasadnicze fazy:
- Identyfikacja potrzeby skutkująca złożeniem zapotrzebowania;
- Złożenie zamówienia na podstawie zapotrzebowania;
- Odbiór towaru/usługi – potwierdzenie „fizycznej” realizacji;
- Rozliczenie zakupu, czyli dokonanie zapłaty na rzecz dostawcy.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 71% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
